Вопрос передачи архивных материалов от негосударственных (частных) организаций в государственный архив регулируется рядом нормативных актов Республики Казахстан. Правильная организация этого процесса обеспечивает сохранность исторических и правовых сведений‚ а также выполнение обязательств работодателя перед государством.

Правовая база

Основные документы‚ определяющие порядок приёма‚ хранения‚ учёта и использования архивных материалов‚ включают:

1. Правила приема‚ хранения‚ учёта и использования документов Национального архивного фонда (НАФ) – Постановление Правительства РК от 19 сентября 2018 г. № 575.
2. Постановление Правительства РК от 31 октября 2018 г. № 703 «О документировании‚ управлении документацией и использовании систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».
3. Приказ Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 г. № 263 «Перечень типовых документов‚ образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций‚ с указанием срока их хранения».
4. Трудовой кодекс РК (ст. 23‚ подпункт 16 пункта 2) – обязанность работодателя обеспечить сохранность и сдачу в архив документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работников.

Ключевые понятия

• Документы постоянного хранения – документы‚ срок хранения которых превышает 10 лет (например‚ учредительные документы‚ уставы‚ акты о ликвидации).
• Документы временного хранения – документы‚ срок хранения которых не превышает 10 лет (дела бухгалтерского‚ кадрового учёта и т.п.).
• Опись дел – системный перечень дел‚ передаваемых в архив‚ оформляемый в соответствии с пунктами 194‑205 Правил.
• Номенклатура дел – классификационный перечень дел‚ установленный в архиве организации;

Когда документы передаются в государственный архив?

Согласно действующему законодательству‚ передача документов негосударственной организации в государственный архив происходит в двух основных случаях:

1. Ликвидация организации. При закрытии юридического лица все документы‚ включая кадровые‚ бухгалтерские и иные‚ оформляются и передаются в соответствующий государственный архив (п. 204 Правил).
2. Перевод дел в ведомственный (организационный) архив. Если организация продолжает свою деятельность‚ документы хранятся в её собственном (внутреннем) архиве согласно номенклатуре дел‚ а не в государственном архиве;

Порядок подготовки и сдачи документов

Формирование описи дел

Опись дел составляется в трёх группах:

• Опись дел постоянного хранения;
• Опись дел временного (до 10 лет) хранения;
• Опись дел по личному составу (кадровые документы).

Каждая опись должна включать:

• Номер и название дела;
• Срок хранения;
• Перечень входящих документов (с указанием дат‚ номеров и краткого содержания);
• Сведения о состоянии носителей (бумажные‚ электронные‚ микрофильные и др.).

Сопроводительная документация

К описи прилагаються:

1. Акт приёма‑передачи документов (подписываеться представителем организации и архивного учреждения);
2. Сертификаты соответствия электронных носителей (если документы передаются в электронном виде);
3. Документы‚ подтверждающие право собственности на архивные материалы (устав‚ решение о ликвидации и т.п.).

Электронный документооборот (ЭДО)

Если организация использует систему ЭДО‚ документы передаются в архив в электронном виде через защищённые каналы связи. При этом необходимо:

• Подписать каждый файл квалифицированной электронной подписью (ЭЦП);
• Обеспечить целостность и подлинность данных (контрольные суммы‚ хеш‑функции);
• Сформировать электронный реестр (XML‑формат‚ согласованный с архивом).

Сроки передачи

Ответственность сторон

• Организация‑отправитель обязана:
  • Своевременно подготовить полную и достоверную опись дел;
  • Обеспечить сохранность оригиналов и электронных копий до момента передачи;
  • Соблюдать требования к оформлению сопроводительных документов.
• Государственный архив обязан:
  • Принять документы в установленный срок и оформить акт приёма‑передачи;
  • Обеспечить их надёжное хранение в соответствии с установленными сроками;
  • Возвратить в организацию материалы‚ не соответствующие требованиям (неполные‚ без подписи и т;п.).

Типичные ошибки и рекомендации по их избежанию

1. Неполная опись дел.
   Решение: использовать шаблоны‚ утверждённые Министерством культуры‚ и проверять их дважды;
2. Отсутствие подписи ЭЦП на электронных файлах.
   Решение: внедрить автоматический процесс подписи в системе ЭДО.
3. Сроки передачи нарушены.
   Решение: вести календарный план ликвидационных мероприятий и фиксировать контрольные даты.
4. Неправильная классификация номенклатуры дел.
   Решение: сверяться с Перечнем типовых документов (приказ № 263) и‚ при необходимости‚ консультироваться с архивными специалистами.

Практический пример оформления описи дел

Ниже приведён упрощённый образец описи дел по личному составу‚ который можно адаптировать под конкретную организацию.

Опись дел № 01/2026
Дата составления: г.
Организация: ТОО «Альфа‑Тех»
Адрес: г. Алматы‚ ул. Пушкина‚ 12

Дело № 001 – «Приём на работу Иванов И;И.»
 Срок хранения: до 75 лет от даты увольнения.
 Содержание:
 ‒ Трудовой договор ;
 ‒ Приказ о приёме ;
 ‒ Табель учета рабочего времени (2010‑2025);
 — Справка о доходах (2025);
 ‒ Уведомление о пенсионных отчислениях (2025).

Дело № 002 – «Увольнение Петрова П.П.»
 Срок хранения: до 75 лет от даты увольнения.
 Содержание:
 — Приказ об увольнении ;
 ‒ Выписка из трудовой книжки;
 — Расчётные листы за 2025 г.;
 ‒ Справка о доходах за 2025 г.

Подписи:
_____________________/ Директор ТОО «Альфа‑Тех»
_____________________/ Руководитель архивного отдела

Организация приёма документов негосударственных организаций в государственный архив – процесс‚ требующий строгого соблюдения законодательных требований‚ точного документирования и своевременного выполнения всех этапов. При правильном подходе организация обеспечивает сохранность своей истории‚ а также выполнение обязательств перед государством.

Список использованных источников

• Постановление Правительства РК № 575 от «Об утверждении Правил приема‚ хранения‚ учёта и использования документов Национального архивного фонда»
• Постановление Правительства РК № 703 от «О документировании‚ управлении документацией и использовании систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».
• Приказ Министра культуры и спорта РК № 263 от «Перечень типовых документов‚ образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций‚ с указанием срока их хранения».
• Трудовой кодекс Республики Казахстан‚ статья 23‚ подпункт 16 пункта 2.