Передача документов в государственный или муниципальный архив — это обязательная юридическая процедура, регулируемая Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также региональными законами и нормативными правовыми актами․ Своевременное и правильное оформление передачи гарантирует сохранность документационного фонда, доступность информации для граждан и организаций, а также защиту прав и законных интересов собственников дел․

Нормативная правовая основа

Деятельность по передаче дел на хранение строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный уровень: ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Термины и определения»․
• Ведомственный уровень: Приказы Росархива (например, Приказ от № 236 «Об утверждении Типовых перечней документов․․․»), Методические рекомендации по экспертизе документов․
• Региональный/Муниципальный уровень: Законы субъектов РФ об архивном деле, постановления администраций муниципальных образований об утверждении правил передачи дел в муниципальные архивы․
• Внутренний уровень: Номенклатура дел, утвержденная в организации, акты о экспертизе стоимости и сроков хранения․

Кто обязан передавать дела в архив?

Согласно ст․ 22 ФЗ № 125-ФЗ, обязанность передачи документов на государственное хранение возлагается на:

1. Государственные органы, местные самоуправление, государственные учреждения — передают дела в государственные архивы соответствующего уровня (федеральные, региональные, муниципальные)․
2. Организации, созданные в соответствии с законодательством РФ о некоммерческих организациях, религиозные организации, если они выполняют государственные функции или их уставная деятельность имеет общественное значение․
3. Коммерческие организации и физические лица (ИП, нотариусы, адвокаты) — только в случаях, установленных законом (ликвидация, реорганизация, выполнение госзаказа, ведение реестров ЗАГС и т․д․)․
4. Правопреемники ликвидированных/реорганизованных организаций — несут ответственность за сохранность и передачу архива предшественника․

Важно: Муниципальные архивы формируются за счет документов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций, в уставном капитале которых доля муниципального образования превышает 50%, а также документов ликвидированных муниципальных организаций․

Подготовительный этап: что нужно сделать до передачи

Качественная подготовка — залог быстрой приемки дел в архиве․ Процесс включает несколько последовательных шагов:

Формирование экспертной комиссии

В организации создается комиссия по экспертизе документов (приказ/распоряжение руководителя)․ В состав обязательно входят: руководитель, главный архивист/ответственный за архив, представители структурных подразделений, юрист․ Для крупных объемов допускается привлечение сторонних экспертных организаций, аккредитованных в Росархиве․

Проведение экспертизы стоимости и сроков хранения

Каждому делу присваивается срок хранения (временный — до 10 лет, 10–75 лет, или постоянный) и категория ценности․ Результаты оформляются Актом экспертизы (форма по ГОСТ Р 7․0․100-2018 или утвержденная организацией)․

• Постоянное хранение: Документы исторической, научной, культурной ценности, акты законодательства, фонды ЗАГС, судебные дела и др․ Подлежат передаче в архив обязательно․
• Временное хранение (срок более 10 лет): Кадровые дела (75 лет), бухгалтерия (5–50 лет в зависимости от вида), договоры, отчетность․ Передаются в архив по истечении срока хранения в организации․
• Временное хранение (срок до 10 лет): Обычно хранятся в организации до истечения срока, затем уничтожаются по акту (в архив не передаются, если иное не установлено законом)․

Оформление описей дел

Главный поисковый прибор, Опись дел․ Она составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — в организации-отправителе)․

Обязательные реквизиты описи (ГОСТ Р 7․0․99-2018):

• Шифр фонда (присваивается архивом при приемке, в описи ставится прочерк или временный номер)․
• Наименование организации (полное и сокращенное), создавшей фонд․
• Года начала и окончания дел в описи․
• Номер описи (сквозной по фонду)․
• Табличная часть: № п/п, шифр дела (индекс), заглавие дела, даты начала и окончания, число листов, срок хранения, примечания․
• Подписи составителя, руководителя организации, главы архива (при приемке)․

Физическая подготовка дел

• Сшивка: Дела сшиваются нитью (не скобами!) на 3–4 отверстия․ Узел завязывается на корешке или на обложке;
• Обложка: На корешке и лицевой стороне обложки наносятся реквизиты: наименование организации, номер фонда (если есть), номер описи, номер дела, заглавие, даты, число листов, срок хранения․
• Нумерация листов: Сквозная по делу (ручная или штампом)․
• Упаковка: Дела кладутся в архивные короба (папки) по номерам описи․ На коробке наклеивается этикетка: фонд, опись, номера дел (например: Ф․ 1, Оп․ 5, Д․ 1–50)․

Процедура передачи: пошаговый алгоритм

Этап 1: Заявка на приемку

Руководитель организации направляет официальное письмо (заявку) в архив-приемник с уведомлением о готовности дел к передаче․ В письме указываются: наименование фонда, количество описей, количество дел, общий объем (пог․ метры/листы), предлагаемые сроки передачи․

Этап 2: Предварительный осмотр (аудит) архивом

Этап 3: Устранение замечаний (при наличии)

Если выявлены ошибки (неверные сроки хранения, отсутствие нумерации, поврежденные обложки, несоответствие описи фактическому составу), организация устраняет их за свой счет․

Этап 4: Составление Акта приема-передачи дел

Ключевой документ — Акт приема-передачи дел на государственное (муниципальное) хранение․ Составляется в 3 экземплярах: для организации, для архива, для вышестоящего архивного органа (если требуется)․

Структура Акта:

• Место и дата составления․
• Состав комиссии по приемке (ФИО, должности, подписи)․
• Реквизиты передаваемого фонда (наименование организации, период, шифр фонда)․
• Сводные данные: число описей, число дел, число листов, погонных метров․
• Перечень передаваемых описей с указанием их номеров․
• Условия хранения до передачи (оценка состояния: удовлетворительно/требует восстановления)․
• Подписи сторон: передающей (руководитель, главный архивист) и принимающей (директор архива, главный хранитель)․
• Печати сторон․

Этап 5: Физическая перевозка

Перевозка осуществляется транспортом архива или нанятым транспортом за счет передающей стороны․ Обязательно сопровождение ответственным лицом организации․ При погрузке/разгрузке составляется Товарная накладная или Акт приема-передачи коробов (по форме организации/архива) с указанием количества мест․

Этап 6: Размещение в архиве и выдача справки

После размещения дел в хранилищах архив выдает организации Справку о принятии дел на хранение с указанием присвоенных фонду шифра и адресов хранения (номера хранилищ, стеллажей)․ Этот документ необходим для отчетности перед вышестоящими органами/учредителями․

Особенности передачи в специфических ситуациях

Ликвидация или реорганизация организации

Самый частый сценарий для коммерческих структур․ Согласно ст․ 61 ГК РФ и ФЗ № 125-ФЗ:

• Ликвидационная комиссия (правопреемник) несет полную ответственность за сохранность архива․
• Передача осуществляется до представления документов для государственной регистрации ликвидации (для юрлиц) или исключения из ЕГРИП (для ИП)․
• Кадровые документы (личные карточки, табели, приказы о приеме/увольнении) передаются в архив обязательно (срок хранения 75 лет), независимо от формы собственности․
• Бухгалтерские документы передаются по истечении сроков хранения, установленных нормами (обычно 5–50 лет), либо сразу при ликвидации, если сроки не истекли (тогда архив хранит их до истечения срока)․

Передача электронных документов и дел, сформированных в ЭДО

Современные реалии требуют передачи не только бумаги, но и электронных архивов․

• Передаются: сами электронные файлы (на носителях или по защищенным каналам связи), ключи электронной подписи (ЭП) для проверки подлинности, описания/метаданные в формате XML/JSON (схемы обмена Росархива)․
• Архив должен иметь программно-аппаратный комплекс для приема, проверки ЭП и длительного хранения электронных документов (согласно Приказу Минкультуры/Росархива)․
• Бумажные копии (распечатки) передаются только если они являются первичными документами (оригиналами) или если электронный оригинал не имеет юридической силы без бумажного дубликата․

Документы с ограниченным доступом (Гос․ тайна, Ком․ тайна, Перс․ данные)

• Государственная тайна: Передача только в архивы, имеющие лицензию ФСТЭК/ФСБ на работу с гостайной․ Составляется отдельный акт, доступ регулируется инструкцией по защите гостайны․
• Коммерческая тайна / Персональные данные: На обложке дела и в описи ставится пометка «Конфиденциально» / «Содержит ПДн»․ В Акте приемки фиксируется режим доступа․ Архив обеспечивает режим хранения в соответствии с 152-ФЗ и уставом коммерческой тайны организации․

Типичные ошибки и риски

Ошибка	Последствия	Как избежать
Отсутствие акта экспертизы или неверные сроки хранения	Отказ архива в приемке; риск преждевременного уничтожения ценных документов или бесконечного хранения макулатуры․	Проводить экспертизу строго по номенклатуре и типовым перечням Росархива․ Привлекать сертифицированных экспертов․
Расхождения между описью и фактическим составом дел	Приемка затягивается на месяцы; архив не подписывает акт до полного совпадения․	Проводить инвентаризацию «по листам» перед вызовом архива․ Нумеровать листы в делах․
Плохое состояние бумаги (плесень, ржавчина от скоб, разорванные листы)	Архив может принять документы только после реставрации за счет передающей стороны․	Заменять скобы на нить заранее․ Хранить в сухих, чистых помещениях․ Не допускать попадания влаги․
Потеря кадровых документов при ликвидации	Уголовная/административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ, ст․ 198 УК РФ); невозможность пенсионного обеспечения сотрудников․	Начинать поиск и восстановление кадрового архива за 1–2 года до ликвидации․ Обращаться в архивы контрагентов, ПФР/СФР․
Передача дел в «не свой» архив (не по ведомственному/территориальному признаку)	Документы будут возвращены; потеря времени․	Уточнять компетенцию архива-приемника заранее (Федеральный, Областной, Муниципальный, Специализированный)․

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Нарушение сроков и правил передачи, уничтожение документов до истечения сроков хранения, порча документов влекут за собой:

• Административную ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф на должностных лиц до 5 000 руб․, на юрлиц до 50 000 руб․)․
• Гражданско-правовую ответственность (возмещение ущерба, в т․ч․ морального вреда гражданам, права которых нарушены из-за потери документов)․
• Уголовную ответственность (ст․ 293 УК РФ, халатность, если повлекло тяжкие последствия; ст․ 198 УК РФ — неправомерное обращение с документами)․
• Дисциплинарную ответственность для должностных лиц (выговор, увольнение)․

Чек-лист: Готовность к передаче (для руководителя/архивиста)

1. [ ] Приказ о создании экспертной комиссии подписан․
2. [ ] Экспертиза всех дел проведена, Акт экспертизы подписан всеми членами комиссии․
3. [ ] Номенклатура дел утверждена на текущий год․
4. [ ] Описи составлены в 2 экз․, прошиты, пронумерованы, подписаны руководителем и главным архивистом․
5. [ ] Все дела сшиты нитью, обложки заполнены полностью и четко․
6. [ ] Листы в делах пронумерованы сквозно․
7. [ ] Дела упакованы в короба, на коробах этикетки (Фонд, Опись, Диапазон дел)․
8. [ ] Составлено официальное письмо в архив-приемник с просьбой о приемке․
9. [ ] Проведен предварительный осмотр архивом, замечания устранены․
10. [ ] Подготовлен проект Акта приема-передачи (3 экз․)․
11. [ ] Обеспечена перевозка и сопровождение․
12. [ ] Получены от архива: Подписанный Акт (1 экз․) + Справка о принятии на хранение с шифром фонда․

Передача дел в государственный или муниципальный архив — это не формальность, а стратегическая мера по сохранению информационного наследия организации и гарантии прав граждан․ Профессиональный подход к подготовке документов (экспертиза, описание, физическое оформление) экономит время и деньги на этапе приемки, исключает правовые риски и обеспечивает бесперебойный доступ к информации в будущем․

Рекомендация: Не откладывайте работу с архивом на «последний день» перед ликвидацией или проверкой․ Ведите архивное дело текуще, ежегодно формируйте описи к годам, истекающим по срокам хранения, и передавайте их в архив планово․ Это единственный способ избежать хаоса и штрафов․

---

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ № 125-ФЗ, ГОСТ Р 7․0․99-2018, ГОСТ Р 7․0․100-2018, Приказы Росархива)․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных вопросов рекомендуется консультироваться в профильном архиве-приемнике или у аккредитованных архивных экспертов․