Передача дел в архив — это ответственный этап жизненного цикла документа, завершающий его текущее использование и начинающий этап архивного хранения. Правильное оформление сопроводительных документов гарантирует сохранность информации, соблюдение сроков хранения и законность изъятия дел из текущего делопроизводства. В данной статье подробно разберем пакет необходимых документов, порядок подготовки дел и актуальные нормативные основы на .

Нормативная база и ключевые положения

Основным документом, регламентирующим порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив организации, является Приказ Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении Инструкции по управлению документами, образующимися в деятельности государственных органов, организаций, и Правил ведения делопроизводства…» (далее — Инструкция № 526). Также актуальны:

• Приказ Минюста России от № 394 (ред. от , с изм. от ) — об утверждении Правил нотариального делопроизводства (актуально для нотариальных организаций).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Описание дел. Общие требования».

Важно: С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации (структурных подразделений) по месту их формирования (п. 3.1 Инструкции № 526).

Этапы подготовки дел к передаче в архив

Перед составлением актов приема-передачи дела должны пройти обязательную подготовку. Этот процесс включает:

1. Сборку и проверку полноты дел — все документы должны быть пронумерованы, прошиты, иметь корешки.
2. Экспертизу ценности документов — определение сроков хранения (временное / постоянное) экспертной комиссией организации.
3. Оформление корешков обложек.
4. Составление сдаточных описей дел.
5. Составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (перед сдачей в архив).

Требования к оформлению корешка дела (п. 2.6.9, 2.6.10 Инструкции № 526)

На корешке обложки дела обязательно указываются:

• Индекс дела по номенклатуре дел;
• Номер тома (указывается только, если заведено более одного тома);
• Год формирования дела.

Пример заполнения корешка для многотомного дела:

Индекс: 01-05 / Том 1 (3) / 2025 — означает: дело по индексу 01-05, первый том из трех заведенных, год формирования 2025.

Каждое дело в сдаточной описи должно содержать отметку: «Том 1», «Том 2» и т.д. При оформлении акта также следует указывать, сколько томов передается в архив.

Основной документ: Акт приема-передачи дел на архивное хранение

Акт приема-передачи — это главный юридический документ, удостоверяющий переход документации от ответственного исполнителя (делопроизводителя/секретаря) к архивисту организации или в государственный архив. Без акта передача считается несостоявшейся.

Формы актов

Существует два основных типа форм:

• Форма по Приложению № 20 к Приказу Минкультуры РФ от № 526 — используется для передачи дел в архив организации (внутренний архив).
• Форма по Приложению № 35 (к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2 соответствующих правил) — используется для передачи документов на постоянное хранение в государственный архив. Требует подписи руководителя организации и директора государственного архива, гербовой печати.

Структура и реквизиты Акта (Образец заполнения)

Независимо от формы, акт должен содержать:

Особенности передачи в государственный архив (Приложение 35)

Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (Приложение 35) имеет строгую структуру. В нем предусмотрены графы для:

• Утверждения руководителем организации («УТВЕРЖДАЮ… Подпись, Расшифровка, Дата, Гербовая печать»);
• Утверждения директором государственного архива («УТВЕРЖДАЮ… Подпись, Расшифровка, Дата, Гербовая печать»).

Данную форму рекомендуется заполнять в электронном виде (доступна в MS-Excel через правовые системы типа КонсультантПлюс), после чего распечатывать в необходимом количестве экземпляров (обычно 3: организация, госархив, архив организации-передатчика).

Сопутствующие документы и учет

Помимо Акта, при передаче дел необходимо оформить:

Сдаточную опись дел

Составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй, у передавшего с отметкой о приеме). Опись является приложением к Акту. Форма по Приложению № 19 к Приказу № 526.

Карту-заместитель (Приложение 22 к Приказу № 526)

Критически важный момент: Когда дело временно выдается из архива (например, работнику фирмы на использование), на его месте в архиве обязательно должна быть размещена карта-заместитель.

• Срок использования работником документа из архива не превышает 1 месяца.
• По истечении срока документацию сдают обратно.
• При необходимости руководитель компании может продлить указанный срок.
• Выдача удостоверяеться актом (Приложение 21).

Акт о выделении документов к уничтожению

Перед сдачей дел в архив экспертная комиссия должна отобрать документы с истекшими сроками хранения и не подлежащие переходу в архив. Составляется Акт (Приложение № 18 к Приказу № 526), на основании которого документы уничтожаются под актом.

Порядок действий: Пошаговая инструкция

1. Издать приказ/распоряжение о формировании экспертной комиссии и сдаче дел в архив за отчетный год.
2. Провести экспертизу ценности сформированных дел. Заполнить сдаточные описи (Прил. 19) и акты на уничтожение (Прил; 18).
3. Подготовить дела физически: прошить, занумеровать листы, оформить корешки (с учетом томов), склеить обложки.
4. Созвать комиссию по приему-передаче (приказом руководителя).
5. Заполнить Акт приема-передачи (Прил. 20 для внутреннего архива или Прил. 35 для госархива) в необходимом количестве экземпляров.
6. Провести инвентаризацию при передаче: пересчитать тома, листы, сверить с описью.
7. Подписать Акт обеими сторонами, поставить печати.
8. Передать дела на хранение (на полки архива или в транспортную упаковку для госархива).
9. Зарегистрировать Акт в журнале учета актов приема-передачи дел (или журнале регистрации приказов/распоряжений).
10. Внести сведения в учетную систему (электронный архив/1С/СЭД): изменить статус дел на «В архиве», указать адрес хранения (фонд, опись, дело, полка).

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие номеров томов на корешках при многотомных делах (нарушение п. 2.6.10).
• Расхождения между данными Акта, Описи и реальным содержимым дел (разное количество листов, томов, неверные заголовки).
• Передача дел без акта о выделении к уничтожению (в архив попадают документы, подлежащие уничтожению).
• Отсутствие карты-заместителя при временной выдаче дела из архива (утрата следа документа).
• Использование устаревших форм (например, форм до Приказа № 526 или без учетом изменений 2023 г.).
• Несвоевременная передача (дела годами лежат у специалистов, нарушая п. 3;1 Инструкции).

Электронные документы и архивы

Если организация ведет делопроизводство в электронном виде (СЭД), передача в электронный архив организации оформляется аналогично, но вместо физических томов указываются:

• Объем данных (Мб/Гб);
• Хеш-суммы файлов (для контроля целостности);
• Форматы файлов (PDF/A, XML и др.);
• Место хранения (путь на сервере, адрес в облачном хранилище).

Акт приема-передачи электронных документов подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) сторон.

Грамотное оформление документов о приеме-передаче дел в архив — это не просто бюрократическая формальность, а залог правовой значимости архива, возможности быстро найти нужный документ через 10, 20 или 50 лет и защиты организации при проверках (Росахива, налоговой, судебных разбирательств).

Ключевые правила для запоминания:

1. Всегда используйте актуальные формы Приложений 18, 19, 20, 21, 22, 35 к Приказу Минкультуры № 526.
2. Обязательно указывайте тома на корешках и в акте (если томов > 1).
3. Не передавайте дела в архив без предварительной экспертизы ценности и отсева на уничтожение.
4. При любой выдаче дела из архива — карта-заместитель на его месте.
5. Храните экземпляр Акта с подписью принявшего стороны — это ваше главное доказательство факта передачи.

Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства (Приказ Минкультуры РФ № 526, Приказ Минюста РФ № 394, ФЗ-125, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).