Передача дел в архив — это важный этап документооборота любой организации, который требует строгого соблюдения установленных правил. Главным учетным документом при этом выступает архивная опись. Она не только подтверждает факт передачи дел, но и служит основным справочным аппаратом для поиска документов в будущем.

Что такое опись документов и зачем она нужна?

Опись представляет собой архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, а также их учета и систематизации. В законодательстве нет единой формы описи для всех случаев жизни, однако для передачи дел в государственный или муниципальный архив используются строго регламентированные формы, утвержденные Правилами организации хранения документов.

Основные функции описи:

• Подтверждение факта передачи документов из подразделения в архив организации или из организации в государственный архив.
• Фиксация наименований дел, их индексов, количества листов и сроков хранения.
• Обеспечение сохранности и быстрого поиска дел.

Основные правила составления архивной описи

Составление описи требует внимательности и знания нормативной базы. При заполнении сдаточной описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные: порядковый номер, дата, индекс, , срок хранения дела (тома или части) и количество листов в них.

Разделение по срокам хранения

Описи составляются отдельно на дела и документы, имеющие разные сроки хранения и различную форму представления. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры от № 558), выделяются следующие виды описей:

• Опись дел постоянного хранения (составляется на наиболее ценные документы).
• Опись дел временного хранения (в т.ч. по личному составу).
• Отдельные описи на электронные документы, имеющие статус оригиналов (например, формы электронной налоговой отчетности).

Третья опись обычно составляется на дела с меньшими сроками хранения, но тоже передаваемые в архив. То же касается и электронных документов: составляются отдельные описи на дела с разными сроками хранения.

Особенности оформления дел в зависимости от срока хранения

Подготовка дел к передаче в архив напрямую зависит от их срока хранения:

• Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения: подлежат полному оформлению. Это включает в себя систематизацию документов внутри дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, подшивку и переплет.
• Дела временного (до 10 лет включительно) хранения: подлежат частичному оформлению. В этом случае допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Учет электронных документов

Описи составляются и при передаче в архив электронных документов. При передаче электронной документации опись оформляется в аналогичном порядке на бумажном носителе. В бланке дополнительно указывают объём файлов в мегабайтах, а также информацию о программном обеспечении, необходимом для их чтения.

Виды описей и порядок их утверждения

Процесс передачи дел обычно состоит из нескольких этапов: составление описей структурными подразделениями, формирование сводных описей организации и, наконец, передача в государственный архив.

Годовые и сводные описи

В конце каждого года структурные подразделения составляют годовые описи документов, передаваемых в архив организации. На их базе формируются сводные описи организации. Порядок утверждения и согласования описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственных или муниципальных архивов:

1. Для организаций, являющихся источниками комплектования, описи согласовываются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.
2. Для организаций, не являющихся источниками комплектования, описи утверждаются руководителем организации после рассмотрения экспертной комиссией (ЭК) самой организации.

Как заполнить опись: образец и структура

Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам организации хранения документов. Рассмотрим пример заполненной формы описи для передачи документов (на бумажном носителе).

Пример структуры описи дел постоянного хранения

Таблица описи традиционно включает в себя следующие графы:

1. № п/п — порядковый номер дела в описи.
2. Делопроизводственный номер (индекс) — переносится с обложки дела.
3. дела — точное название, переносимое с обложки.
4. Крайние даты дела — дата заведения и дата окончания дела (годы).
5. Количество листов — цифрами, переносится из заверительной надписи.
6. Срок хранения — указывается «постоянно» или конкретное количество лет.
7. Примечание — отметки об особенностях дела (например, о наличии электронных копий).

В конце описи делается итоговая запись: указывается количество дел (цифрами и прописью), первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации (например, наличие литерных номеров). Опись подписывается составителем и лицом, ответственным за архив, с указанием должности и даты.

Правильно составленная опись для передачи документов в государственный архив, это гарантия того, что документация организации будет принята на хранение без замечаний, а историческая и юридическая ценность бумаг будет сохранена для будущих поколений. Кадровый учет, бухгалтерия и управленческая документация, все это требует внимательного отношения к составлению реестров. Используя актуальные на 2025-2026 годы образцы заполнения и следуя правилам организации хранения, вы сможете избежать ошибок при архивировании.