Передача документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы – важный этап в работе любой организации. Она регулируется Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ) и соответствующими региональными нормативными актами (например, Законом Владимирской области от № 167‑0З «Об архивном деле во Владимирской области»). Ниже представлен пошаговый алгоритм, включающий подготовку, оформление и фактическую передачу дел.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ – определяет порядок передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.
• Региональные законы (например, Закон Владимирской области № 167‑0З) – уточняют особенности передачи при ликвидации негосударственных организаций без правопреемника.
• Внутренние нормативные акты организации – положения о работе архива, планы комплектования, графики приема документов.

Подготовка дел к передаче

Подготовка проводится работником архива организации и включает следующие этапы:

1. Определение состава дел – выделяются документы, подлежащие передаче (постоянного, временного свыше 10 лет хранения, по личному составу).
2. Проверка наличия и состояния документов – сверка с описями, оценка физического состояния (отсутствие повреждений, плесени, механических дефектов).
3. Формирование и оформление дел – документы подшиваются, пронумеровываются, переплетаются в соответствии с требованиями архива.
4. Составление описи дел – внутренняя опись (в бумажном виде) и, при необходимости, электронная опись в формате, согласованном с принимающим архивом.
5. Подготовка сопроводительных документов – историческая справка, предисловие к описи, копии платежных документов (если требуется оплата услуг хранения).

Оформление передачи

После завершения подготовки оформляется акт приема‑передачи:

• Акт составляется в двух экземплярах – один остаётся в передающей организации, второй – в принимающем государственном или муниципальном архиве.
• Подписи – ставятся работником архива организации и работником государственного (муниципального) архива, осуществляющими передачу.
• Утверждение – акт утверждается руководителем организации и руководителем архива.
• Регистрация в архиве – после подачи акта и копии платежки в архив может потребоваться до 10 рабочих дней на регистрацию и присвоение номера делу.

Этапы передачи документов

1. Согласование графика приема – архив предоставляет свой утвержденный график приема документов; организация согласует дату и время передачи.
2. Уведомление о дате передачи – в течение пяти рабочих дней после согласования организация получает уведомление о дате, времени и месте сдачи документов.
3. Физическая передача дел – работник архива организации и представитель государственного (муниципального) архива совместно проверяют наличие дел, качество их формирования и оформления.
4. Сверка по описи – на этапе приемки производится сверка наличия документов по описи, определяется физическое состояние.
5. Подписание акта‑приемки – только после подтверждения соответствия состояния документов заявленным правилам подписывается акт.
6. Получение итоговых документов – организация получает копию акта, подтверждающую принятие дел на хранение.

Особенности передачи при ликвидации организации

В случае ликвидации государственной или муниципальной организации, а также негосударственной организации без правопреемника:

• Документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в соответствующий государственный или муниципальный архив.
• Передача осуществляется согласно плану, утвержденному руководителем архива по согласованию с передающей организацией.
• Сопроводительные документы (описи, исторические справки, акты) оформляются в том же порядке, что и при обычной передаче.

Требования к документам и описям

Для успешного приема документов архивом необходимо соблюсти следующие условия:

• Все дела должны быть оформлены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (количество копий, формат описей).
• Сопроводительные документы включают:
  • Четыре экземпляра описи дел (бумажный вариант);
  • Один экземпляр описи в электронном виде (формат, согласованный с архивом);
  • Историческую справку и предисловие к описи;
  • Копию платежного документа (при необходимости оплаты услуг хранения).
• Наличие ошибок в описи или оформлении может привести к отказу в приемке документации.

Роль специалистов и внешних организаций

Многие организации привлекают специализированные компании (например, «Делис Архив») для выполнения полного цикла передачи:

• Подготовка и формирование дел;
• Создание необходимого количества копий;
• Переговоры с представителями архива;
• Физическая передача дел на хранение;
• Получение итоговых документов (акта, регистрационных номеров).

Передача дел в государственный и муниципальный архив – это комплексный процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки документов и правильного оформления сопроводительных бумаг. Следуя представленному алгоритму, организация минимизирует риски отказа в приемке, обеспечивает сохранность Архивного фонда Российской Федерации и выполняет свои законные обязательства по архивному делу.

Дата подготовки статьи: .