Вопрос передачи документов по личному составу в архив является одной из ключевых тем в сфере архивного дела России․ Правильное оформление и своевременная передача этих документов гарантирует их сохранность, обеспечивает доступ к историческим сведениям и соблюдает требования законодательства․
Правовая база
Основным нормативным актом, регулирующим порядок передачи документов в архив, является Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от )․ Важные положения, касающиеся документов по личному составу, содержатся в следующих нормативных документах:
- Правила ведения архивного фонда (пункты 41‑43, 35);
- Приложения 21, 23, 24 к Правилам – формы описи, акты о выделении к уничтожению и др․;
- План‑график передачи дел, утверждаемый руководителем государственного архива․
Что относится к «документам по личному составу»?
Документы по личному составу (далее – ДЛС) – это архивные документы, содержащие сведения о сотрудниках, их должностях, квалификации, трудовой истории и иных персональных данных, которые образовались в процессе деятельности организации‑источника․ К ДЛС относятся:
- Личные дела сотрудников (трудовые книжки, личные карточки, аттестационные листы)․
- Приказы о приёме, переводе, повышении, увольнении и другие кадровые акты․
- Документы по начислению и выплате заработной платы (расчётные листки, ведомости)․
- Справки о стаже, квалификации, наградах и иных достижениях․
- Документы, связанные с охраной труда и медицинским осмотром (протоколы медосмотров, листы учёта травм)․
- Документы по обучению и повышению квалификации (программы, сертификаты, аттестационные листы)․
- Переписка, касающаяся персонала (письма, запросы, ответы)․
Критерии передачи ДЛС в архив
Согласно ст․ 1‑3 Федерального закона 125‑ФЗ, в архив передаются:
- Документы, подлежащие постоянному хранению (срок хранения более 10 лет, а в случае ДЛС – без ограничения по времени);
- Документы, находящиеся в временном хранении, срок которого не истёк, но которые подлежат передаче в архив в рамках ликвидации или реорганизации организации;
- Документы, образованные в процессе ликвидации юридического лица (в т․ч․ ДЛС), которые необходимо передать в архив в течение трёх лет после завершения делопроизводства․
Порядок передачи документов по личному составу
Подготовка к передаче
Передача ДЛС осуществляется в несколько этапов:
- Экспертиза ценности документов – определение, какие документы подлежат постоянному, а какие – временно‑долгосрочному хранению․
- Составление описи дел (форма, установленная в Приложении 21 к Правилам)․ В описи указываются:
- Наименование документа;
- Срок хранения;
- Состояние (полный комплект, частичный, повреждённый);
- Наличие конфиденциальных сведений․
- Подготовка акта приёма‑передачи (Приложение 23)․ В акте фиксируются:
- Стороны сделки (организация‑источник и архив);
- Перечень передаваемых ДЛС;
- Дата и подписи ответственных лиц․
- Обеспечение конфиденциальности персональных данных в соответствии с ФЗ 152 «О персональных данных» (при необходимости – ограничение доступа)․
Оформление и передача
Документы передаются единственно (поэлементно) в соответствии с планом‑графиком, утверждённым руководителем архива․ На каждом экземпляре описи дел делаются отметки о приёме (подпись, дата, печать)․
Передача осуществляется в течение:
- от одного года до трёх лет после завершения делопроизводства (для постоянных и долговременных дел);
- не позднее трёх лет после ликвидации юридического лица․
Приём в архив
В архиве документы проходят проверку на соответствие описи, после чего вносятся в архивный фонд организации‑хранителя․ Приём фиксируется в журнале приёма‑передачи и в системе электронного учёта (если используется)․
Специальные случаи передачи ДЛС
Ликвидация организации
При ликвидации юридического лица ДЛС, а также документы с неистёкшим сроком временного хранения, передаються в архив ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим․ В этом случае составляется отдельный акт о передаче при ликвидации, в котором указываются причины передачи и перечень всех документов․
Реорганизация и изменение названия
При изменении названия, функций, структуры или подчинённости организации к архиву подаётся дополнение к исторической справке, в котором фиксируются все изменения и их влияние на состав архивных документов․
Уничтожение документов
Документы, не подлежащие хранению (например, дубли, устаревшие справки без ценности), оформляются актами о выделении к уничтожению (Приложение 24)․ Такие документы не входят в перечень передаваемых в архив․
Практические рекомендации
- Своевременно проводите экспертизу ценности – это ускорит процесс формирования описи․
- Ведите единую электронную базу ДЛС, чтобы легко отслеживать сроки хранения․
- Обеспечьте конфиденциальность персональных данных – при необходимости используйте шифрование или ограниченный доступ․
- Согласуйте план‑график передачи с архивом заранее, чтобы избежать задержек․
- Храните копии актов и описи в организации в течение минимум пяти лет после передачи․
Документы по личному составу являются важной частью архивного фонда, отражая трудовую историю, квалификацию и социальный статус работников․ Их правильная классификация, своевременная экспертиза и корректное оформление актов и описи гарантируют надёжное сохранение этих сведений для будущих поколений и соответствие требованиям законодательства РФ․
Помните: передача ДЛС в государственный архив – это обязательный процесс, который регулируется Федеральным законом № 125‑ФЗ и сопутствующими Правилами․ Соблюдение всех этапов и формальностей обеспечивает юридическую чистоту и сохранность исторической информации․