Цель статьи – дать полное представление о порядке, правовых основаниях и практических шагах, необходимых для передачи дел по личному составу (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, личные дела сотрудников и др.) в государственные и муниципальные архивы.

Правовые основы передачи документов

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ) определяет, что документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, после истечения сроков временного хранения передаются в архивы для постоянного хранения.
• В региональном контексте важен Закон Владимирской области от № 167-0З «Об архивном деле во Владимирской области», статья 8 которого регламентирует порядок передачи архивных документов при ликвидации негосударственных организаций без правопреемника.
• Правила архивного дела (утверждённые постановлением Минюста РФ от № 143) содержат пункты 4‑143, 4‑143‑3 и 4‑143‑4, где подробно описаны сроки и порядок передачи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу.
• При передаче документов необходимо учитывать требования к рассекречиванию (п. 13.4 Правил) – проверка на наличие сведений, составляющих государственную тайну.

Классификация документов по личному составу

Документы, относящиеся к личному составу, делятся на две группы:

1. Документы постоянного хранения – трудовые книжки, дипломы, аттестаты, справки о квалификации, служебные характеристики и т.п., срок хранения которых не ограничен.
2. Документы временного (свыше 10 лет) хранения – документы, срок хранения которых установлен законодательством (например, кадровые листы, внутренние приказы, связанные с пенсионным обеспечением).

Этапы подготовки к передаче

Инвентаризация и проверка сроков

Передача начинается с полистного формирования дел:

• Определяется, какие документы уже истекли сроки временного хранения и подлежат передаче.
• Оставшиеся документы с неистёкшими сроками также могут быть переданы, если организация ликвидируется.

Рассекречивание

Все документы проходят проверку на наличие сведений, составляющих государственную тайну. При необходимости производится рассекречивание в соответствии с нормативными актами.

Формирование описи (описей)

Описи – это основной документ, позволяющий архиву вести учёт переданных материалов. При их составлении следует учитывать:

• Разделение на единицы хранения (дела, тома, электронные файлы).
• Указание полного перечня документов, их количества, формата (бумажный/электронный) и даты создания.
• Включение научно‑справочного аппарата (индекс, классификатор, рубрикация).
• Для электронных документов – отдельный акт, подтверждающий их соответствие требованиям постоянного хранения.

Оформление передаточного акта

Передаточный акт подписывается уполномоченными представителями организации‑источника и архива. В акте фиксируются:

• Наименование передаваемых дел.
• Сроки и условия передачи.
• Подтверждение отсутствия претензий со стороны организации‑источника.

Порядок передачи в архив

1. Сдача документов в архив – осуществляется квалифицированными специалистами (архивисты, специалисты по делопроизводству). Документы передаются в специально отведённые помещения архива.
2. Экспертная комиссия (ЭПК) – рассматривает предоставленные описи и иные документы. Законодательством не установлен фиксированный срок согласования, однако практика требует выполнения этой процедуры в разумные сроки (обычно в течение 30‑60 дней).
3. Приёмка и регистрация – архивисты фиксируют полученные материалы в реестре, присваивают им уникальные архивные номера и помещают в соответствующие единицы хранения.
4. Хранение – документы размещаются в условиях, отвечающих требованиям по температуре, влажности и защите от внешних воздействий.

Особенности передачи в различных ситуациях

Ликвидация организации без правопреемника

Согласно пункту 9.7.1 Правил, при ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.

Передача электронных документов

Для электронных документов, подлежащих постоянному хранению, составляется отдельный акт, в котором указываются:

• Формат файлов (PDF/A, TIFF и др.).
• Метаданные (дата создания, автор, классификатор).
• Технические средства обеспечения целостности (контрольные суммы, подписи).

Передача при реорганизации или слиянии

Документы передаются в архив в соответствии с решением реорганизационной комиссии. При этом сохраняется цепочка передачи: от исходного органа → новый орган → архив.

Ответственные лица и их функции

Роль	Ответственность
Руководитель государственного органа (или органа местного самоуправления)	Подготовка и направление документов на рассмотрение ЭПК, утверждение передаточного акта.
Главный архивариус (или специалист по архивному делу)	Контроль за правильностью оформления описи, проверка на рассекречивание, взаимодействие с ЭПК.
Специалист по делопроизводству	Полистное формирование дел, подготовка копий, обеспечение целостности документов.
Конкурсный управляющий (при ликвидации)	Организация передачи всех архивных материалов в соответствующий архив.

Практические рекомендации

• Начинайте подготовку заранее – за 3‑6 месяцев до планируемой передачи проведите инвентаризацию и рассекречивание.
• Ведите электронный реестр всех документов по личному составу, чтобы быстро определить срок их хранения.
• Сохраняйте оригиналы и копии – оригиналы передаются в архив, а копии могут использоваться в текущей работе организации.
• Обучайте персонал – регулярные семинары по архивному делу снижают риск ошибок при оформлении описи.
• Контролируйте сроки согласования ЭПК – при затягивании процесса фиксируйте запросы и сроки в официальных письмах.

Передача документов по личному составу в государственный и муниципальный архив – это сложный, но строго регламентированный процесс, который требует:

• Точного соблюдения законодательных норм;
• Тщательной подготовки и полистного формирования дел;
• Корректного оформления описи и передаточного акта;
• Сотрудничества между руководителями органов, архивными специалистами и, при необходимости, конкурсными управляющими.

Только при соблюдении всех перечисленных требований документы сохранят свою юридическую силу, будут надёжно защищены и доступны для последующего использования в архивных исследованиях.

---

Дата актуализации: