Судебные органы создают и аккумулируют огромное количество документов, которые после завершения делопроизводства подлежат передаче в государственные архивы. Правильная организация этого процесса гарантирует сохранность исторических и правовых материалов, а также соблюдение требований законодательства РФ (в частности, ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации»). В статье рассмотрены нормативные основы, порядок подготовки, сроки и формы оформления передачи документов суда в государственный архив.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон №125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Инструкция о порядке отбора, передачи и хранения архивных документов судов (глава 9);
• Примерное положение о порядке организации работы архивов судебных органов;
• Постановления и приказы руководителей государственных архивов субъектов РФ, утверждающие план‑график передачи документов.

Все перечисленные акты определяют:

1. Критерии отбора документов, подлежащих передаче;
2. Сроки передачи (не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения делопроизводства);
3. Формы документов (акт приёма‑передачи, внутренние описи, заявления о выдаче копий и др.);
4. Ответственность за соблюдение порядка.

Ключевые понятия

Этапы передачи документов

Подготовительный этап

• Определение перечня дел, подлежащих передаче (по срокам завершения, типу дела, категории важности).
• Составление внутренней описи документов (для дел старше 10 лет и дел по личному составу). Опись включает:
  • Номер дела;
  • Дата завершения;
  • Перечень документов (решения, протоколы, приказы и т.д.);
  • Формат (бумажный/электронный);
  • Состояние (целостность, наличие повреждений).
• Проверка соответствия документов требованиям ФЗ‑125 (отсутствие конфиденциальных сведений, соблюдение правил доступа).
• Подготовка плана‑графика передачи совместно с архивом (утверждается руководителем архива).

Оформление актов и сопроводительных документов

Для каждой партии передаваемых материалов оформляются следующие документы (в двух экземплярах):

1. Акт приёма‑передачи архивных документов (приложение N 22). В акте указываются:
   • Наименование и реквизиты суда‑передатчика;
   • Наименование и реквизиты архива‑приёмщика;
   • Дата и место передачи;
   • Перечень передаваемых документов (по внутренней описи);
   • Подписи ответственных лиц (судебный клерк, заведующий архивным отделом, представитель архива).
2. Внутренняя опись (приложение к акту).
3. Согласие судьи (в случаях, когда требуется разрешение на выдачу копий из архива).

Физическая передача

• Упаковка документов в соответствии с требованиями по сохранности (картонные коробки, защита от влаги, маркировка).
• Транспортировка в архив (используется специализированный транспорт или курьерская служба с обязательным оформлением сопроводительных документов).
• Приёмка в архиве: проверка соответствия акту, осмотр состояния материалов, внесение в реестр архива.

Постпередачный контроль

После передачи суд обязан вести журнал контроля, в котором фиксируются:

• Дата передачи;
• Номера актов и описи;
• Ответственное лицо за передачу;
• Сведения о выявленных несоответствиях (при необходимости – возврат документов).

Сроки передачи

Согласно Инструкции и ФЗ‑125, архивные документы суда передаются на хранение в государственный архив:

• Не ранее чем через один год после завершения делопроизводства по делу;
• Не позднее чем через три года после завершения делопроизводства.

Для дел, подлежащих постоянному хранению (свыше 10 лет), сроки могут быть скорректированы в зависимости от региональных нормативных актов.

Выдача копий из архива

Лица, участвующие в деле, могут получить копии документов из архива суда только по письменному заявлению с разрешения судьи. Процедура включает:

1. Подачу заявления в архив (указывается номер дела, перечень требуемых документов).
2. Согласование заявления судом (решение судьи о возможности выдачи).
3. Подготовка копий (в бумажном или электронном виде) архивным сотрудником.
4. Выдача копий заявителю и оформление акта выдачи.

Типичные ошибки и рекомендации по их избежанию

• Нарушение сроков передачи. Рекомендуется вести автоматизированный календарный план, который будет напоминать о приближающихся датах.
• Отсутствие полной внутренней описи. Используйте шаблоны описи, утверждённые архивом, и проверяйте их перед отправкой.
• Неправильная упаковка. Применяйте архивные коробки, маркируйте их штрих‑кодами и указывайте условия хранения.
• Недостаточная проверка конфиденциальных сведений. Перед передачей удаляйте или закрывайте доступ к персональным данным, подпадающим под закон о защите персональных данных.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Установите внутренний регламент, требующий обязательной подписи клерка и руководителя отдела.

Примерный образец акта приёма‑передачи (приложение N 22)

Акт приёма‑передачи архивных документов
№ ___ от "__" ___________ 2026 г.

Суд: _______________________________ (наименование, адрес)
Архив: _____________________________ (наименование, адрес)

Перечень передаваемых документов (по внутренней описи):
 1;1 Дело № 12-345/2022 – решения, протоколы, приказы (12 шт.).
 1.2 Дело № 07-890/2020 – материалы по делу (8 шт.).
 ...
Состояние документов: _________________________________
Дата передачи: "__" ___________ 2026 г.
Место передачи: _________________________________

Подписи:

От суда: ______________________ / Ф.И.О., должность
От архива: _____________________ / Ф.И.О;, должность

Передача документов архива суда в государственный архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, чёткой организации и документального оформления. Соблюдение сроков (1–3 года), правильное составление внутренней описи, оформление акта приёма‑передачи и контроль за сохранностью материалов позволяют обеспечить надёжное хранение судебных документов, их доступность для исследователей и соблюдение правовых интересов участников дел.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, суды смогут избежать типичных ошибок, сократить риск юридических конфликтов и гарантировать, что историческая и правовая ценность их архивов будет сохранена для будущих поколений.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.