Передача документов судов в государственные или муниципальные архивы — это строго регламентированная процедура, направленная на комплектование Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ)․ Данный процесс регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Гражданским процессуальным кодексом РФ (ГПК РФ), Арбитражным процессуальным кодексом РФ (АПК РФ), Кодексом административного судебопроизводства РФ (КАС РФ), а также ведомственными актами Судебного департамента при Верховном Суде РФ․

Самое главное помнить, что передача на хранение подлежит не просто набор бумаг, а сформированные в соответствии с номенклатурой дела, прошедшие экспертизу ценности и сроков хранения, оформленные по единым правилам и сопровождаемые полным пакетом учетных документов (описей)․ Нарушение порядка формирования дел или составления сопроводительной документации является основанием для отказа архива в приеме фондов․

Нормативная правовая база (актуальное состояние на 2026 год)

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 17, 18, 22), базовые принципы передачи․
• Правила передачи документов организаций на хранение в государственные архивы (утв․ Постановлением Правительства РФ) — процедура оформления акта приема-передачи (Приложение № 30)․
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ (вступает в силу 2 июля 2026 года) — «Инструкция о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции»․ Этот документ устанавливает единые стандарты для судов общей юрисдикции․
• Примерная номенклатура дел судов — основной документ, определяющий состав дел, сроки хранения и назначение (уничтожение или постоянное хранение)․
• ГПК РФ (Глава 38) — восстановление утраченных производств перед передачей․

Категории документов, подлежащих передаче

В соответствии с номенклатурой, на государственное хранение (в виде подлинников) передаются документы, срок хранения которых определен как постоянный (75 лет, 100 лет, бессрочно)․ Документы временного хранения (1–75 лет) хранятся в архивах самих судов до истечения сроков, после чего подлежат уничтожению или переоценке․

Основные группы документов постоянного хранения:

1. Судебные дела по гражданским, административным, делам об административных правонарушениях, делами специального производства․ Включают заявления, протоколы заседаний, судебные акты (решения, определения, постановления), апелляционные/кассационные жалобы, акты вышестоящих судов, исполнительные листы (не выданные взыскателю)․
2. Уголовные дела (в части, не входящей в компетенцию следственных органов) — дела о применении принудительных мер медицинского/воспитательного характера, дела о реабилитации и т․д․ (по согласованию с прокуратурой/следствием)․
3. Наряды судебных приставов (исполнительные производства) — по истечении сроков хранения в суде/ОСП․
4. Книги и журналы учета:
   • Книги регистрации входящих/исходящих документов․
   • Журналы учета судебных заседаний․
   • Книги учета движений судебных дел/нарядов․
   • Книги регистрации судебных актов, вступивших в законную силу․
5. Документы организационно-распорядительного характера: приказы председателя суда, распоряжения, штатные расписания, отчеты о работе суда (годовые), акты проверок․
6. Дела по вопросам организации судебного делопроизводства и архивного дела․
7. Персональные дела судей и сотрудников аппарата суда (передаются в порядке, установленном законодательством об архивном деле и трудовом праве)․

Правила формирования дел перед передачей (Ключевые требования)

Перед передачей в архив дела должны быть сформированы в строгом соответствии с правилами делопроизводства․ Служба делопроизводства суда (при централизованной форме) или структурные подразделения (при смешанной) несут ответственность за качество формирования․

Основные правила комплектования дела:

• Тематический принцип: в дело помещаются только документы, соответствующие его заголовку (рубрике) в номенклатуре․
• Запрет на смешивание: документы постоянного и временного хранения помещаются в отдельные дела․ Смешивание недопустимо․
• Исключение лишних экземпляров: запрещается группировать в дела черновые записи, дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату заинтересованным лицам (например, оригиналы документов, представленных сторонами, которые должны быть возвращены по окончании производства)․
• Единственный экземпляр: в дело включается по одному экземпляру каждого документа:
  • Подлинник документа, созданного в суде (приказ, протокол, решение)․
  • Подлинник или копия поступившего в суд документа (заявление, доказательства)․
  • Подлинник (при отправке только по факсу/электронно) или копия исходящего документа․
• Оформление каждого документа: каждый документ в деле должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями (реквизиты, подписи, печати, даты, отметки о движении)․
• Хронологический порядок: документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (от ранних к поздним) или в логической последовательности процесса (заявление -> подготовка -> заседания -> акт -> апелляция -> вступление в силу)․
• Пронумеровка листов: все листы дела должны быть пронумерованы сквозной нумерацией․

Восстановление утраченных производств (Ст․ 38 ГПК РФ)

Критически важный этап․ Суд, передающий документы на хранение, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 ГПК РФ (статьи 391–393)․ Если в деле отсутствуют ключевые документы (заявление, судебный акт, протокол), дело считается неполным, и архив имеет право отказать в приеме․ Восстановление производится судом, рассматривавшим дело в первой инстанции, по заявлению заинтересованного лица или по инициативе самого суда/архива․

Учетная документация, передаваемая вместе с делами

Без полного пакета учетных документов (сопроводительной документации) передача невозможна․ Основные учетные документы архива суда:

1. Паспорт архива суда (Приложение 9 к Инструкции) — основной учетный документ фонда․
2. Сводная номенклатура дел (нарядов) суда — систематизированный перечень заголовков дел за все годы деятельности․
3. Описи дел (нарядов) постоянного хранения — основной документ приема-передачи․ Составляются по каждому году или периоду․ В опись вносятся: шифр дела, заглавие, даты начала/окончания, количество листов, срок хранения, примечания․
4. Книга учета передаваемых дел — журнал регистрации дел, отданных в архив․

Процедура передачи: Акт приема-передачи

Передача документов оформляется Актом приема-передачи архивных документов на хранение (рекомендуемый образец, Приложение № 30 к Правилам передачи)․

Особенности оформления Акта:

• Составляется в двух экземплярах (один остается в суде-передающем, второй — в архиве-приемнике)․
• Подписывается руководителем суда (председателем) и руководителем архива (или уполномоченными лицами) с указанием дат․
• К акту прикладываются: описи дел (в 2 экз․), сводная номенклатура, паспорт архива․
• В акте фиксируется состояние документов (удовлетворительное/требует восстановления), условия хранения до передачи․

Порядок и сроки передачи

• Плановый порядок: ежегодно или по накоплении определенного объема (обычно дела за год, ставший 5-летним после вступления актов в законную силу и завершения исполнения)․
• Внеплановый порядок: при ликвидации суда, реорганизации, передаче полномочий другому суду․
• Договорные сроки: могут устанавливаться договором между судом и архивом (например, при отсутствии мест в архиве-приемнике)․

Новые требования Приказа Судебного департамента (вступление в силу )

С 2 июля 2026 года вступает в силу новый Приказ Судебного департамента при ВС РФ, утверждающий Инструкцию о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции․ Основные изменения, на которые нужно обратить внимание:

• Уточнены требования к электронным архивам и передаче электронных копий дел (при наличии ЭС и соблюдении форматов хранения)․
• Введены новые формы паспорта архива и описей (Приложения к Инструкции)․
• Четко зафиксирована ответственность службы делопроизводства за формирование дел к передаче (п․ 2 Инструкции: централизованная/смешанная форма)․
• Установлены строгие сроки подготовки дел к передаче после завершения исполнительного производства․
• Требования к обеспечению информационной безопасности при передаче дел с гостайной или персональными данными․

Чек-лист перед отправкой дел в архив (Резюме)

Состав документов судов, передаваемых на хранение, определяется утвержденной номенклатурой суда и включает судебные дела, наряды, книги/журналы учета и организационно-распорядительную документацию постоянного хранения․ Ключевым условием успешной передачи является качественная подготовка дел: исключение мусора, восстановление утерянных частей, сквозная нумерация, грамотное составление описей и паспорта архива․ С вступлением в силу нового Приказа Судебного департамента при ВС РФ от судам необходимо перевести внутренние регламенты и формы учетных документов на новые стандарты, чтобы избежать возврата фондов архивами-приемниками․

Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ, Правил передачи документов в государственные архивы (Приложение № 30) и материалов Приказа Судебного департамента при ВС РФ, вступающего в силу ․ Для решения конкретных вопросов рекомендуется обращаться к актуальным текстам нормативных актов и консультироваться с архивом-приемником․