Дата актуализации: 11 июля 2026 г.

Передача документов в архив – это не просто «положить кипу бумаг в шкаф». Это сложный процесс, регулируемый федеральным и муниципальным законодательством, требующий строгого соблюдения порядка оформления, упаковки, транспортировки и документального подтверждения. В статье рассмотрим все этапы, нормативные акты, требования к упорядочиванию и роль профессиональных компаний, таких как «Архив и Экспертиза», в обеспечении сохранности и законности передачи.

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие передачу дел в архивы Москвы:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет общие принципы архивного хранения, сроки хранения, порядок формирования описи и актов приёма‑передачи.
2. Закон города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 30‑ЗМ «Об архивном деле в городе Москве» – уточняет порядок взаимодействия с муниципальными архивами, требования к структуре архивных фондов и права доступа к документам.
3. Приказ Министерства культуры РФ от № 140 «Об утверждении Положения о порядке формирования, ведения и использования архивных справок, выписок и копий»;
4. Методические рекомендации Департамента культуры Москвы (2023 г;) «Алгоритм приёма‑передачи документов в архив организации».

Все эти акты требуют, чтобы передача документов сопровождалась:

• полной описью дел (перечень всех передаваемых документов);
• подписанными актами приёма‑передачи;
• соответствующим переплетом и маркировкой в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001;
• соблюдением сроков и условий хранения (постоянный, длительный, средний, краткосрочный).

Кому и когда передают документы

Документы передаются в архив в следующих случаях:

• по завершении цикла делопроизводства (закрытие дела);
• при ликвидации организации или подразделения (без правопреемника – в архив вышестоящей организации);
• при необходимости обеспечения доказательной силы документов в суде;
• по требованию контролирующих органов (например, Роспотребнадзор, ФНС).

Только уполномоченные сотрудники, имеющие официальные права доступа, могут инициировать процесс передачи. Право заказывать документы из архива также ограничено и предоставляется только сотрудникам соответствующего отдела.

Этапы передачи документов в архив города Москвы

Ниже представлена пошаговая схема, проверенная практикой и согласованная с требованиями законодательства.

1. Подготовительный этап
   • Определение категории документов (постоянный, длительный, средний, краткосрочный срок хранения).
   • Проверка полноты комплекта: наличие всех оригиналов, копий, приложений.
   • Составление описи дел в электронном виде (формат XLS/ODS) и её печать.
   • Назначение ответственного за передачу (обычно руководитель отдела делопроизводства).
2. Оформление и переплет
   • Переплет документов согласно ГОСТ 7.32‑2001 (картонный, тканевый, пластик).
   • Маркировка: каждая папка получает штрих‑код, номер описи и указание срока хранения.
   • Подготовка сопроводительных документов: акт приёма‑передачи, архивная справка, информационное письмо.
3. Транспортировка
   • Перевозка осуществляется на собственном транспорте организации‑заказчика или специализированной компании (например, «Архив и Экспертиза»).
   • Транспортные средства должны быть оборудованы для защиты от влаги, пыли и механических повреждений.
   • Во время перевозки сохраняются подписи ответственных лиц в транспортных накладных.
4. Приём в архив
   • Документы передаются в приемный пункт архива (например, Архив документов правительства города Москвы, ул. 2‑я Лыковская, д. 63, стр; 9).
   • Сотрудники архива проверяют соответствие полученных материалов описи и акту.
   • Подписывается акт приёма‑передачи обеими сторонами (представитель организации‑отправителя и архивный специалист).
   • Документы фиксируются в системе электронного документооборота архива (в Москве уже работает тестовая система Департамента ИТ).
5. Регистрация в архивном фонде
   • После приемки документы включаются в соответствующий архивный фонд (по тематикам, срокам хранения, подразделениям).
   • Создаётся архивная выписка и копия фонда пользования – они выдаются организации‑отправителю в двух экземплярах.
   • В случае необходимости предоставления доступа к документам оформляются запросы в соответствии с законодательством о доступе к архивным материалам.

Что входит в комплект документов для передачи

Роль профессиональных компаний (пример – «Архив и Экспертиза»)

Компания «Архив и Экспертиза» предлагает полный спектр услуг по подготовке и передаче документов в архив города Москвы:

• Подготовка документов – формирование описи, проверка полноты, переплет по ГОСТ.
• Экспертная оценка – определение категории и срока хранения, подготовка рекомендаций.
• Транспортировка – собственный специализированный автотранспорт, страховка груза.
• Сопровождение процесса – участие в подписании актов, взаимодействие с архивными специалистами.
• Гарантия сохранности – юридическая ответственность за целостность передаваемых материалов.

Работая с такой компанией, организация экономит время, минимизирует риск ошибок и получает уверенность в том, что архивные требования будут выполнены на 100 %.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие сроки хранения определяют, какие документы передавать?

Согласно ФЗ‑125, документы делятся на четыре группы: постоянный, длительный, средний и краткосрочный срок хранения. Группу определяют по нормативным актам, отраслевым требованиям и внутренним регламентам организации.

Можно ли передать электронные документы в бумажный архив?

Да, но только после их распечатки, подписания и оформления в соответствии с ГОСТ. При этом в архиве оформляеться отдельный акт приёма‑передачи электронного архива, где указываются хеш‑суммы файлов.

Что делать, если в архиве обнаружили недостающие листы?

Необходимо оформить акт о несоответствии, уточнить причины и в течение 10 рабочих дней предоставить недостающие материалы или оформить их замену.

Кому обращаться за получением копий из архива?

Запросы подаются в архивный отдел с указанием номера фонда, даты и цели использования. Доступ предоставляется только сотрудникам с официальным правом доступа, как указано в Законе города Москвы.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный портал архивов города Москвы
• Текст ФЗ‑125 «Об архивном деле»
• Сайт компании «Архив и Экспертиза»
• Вебинары отдела комплектования РГАНТД

Передача документов в архив города Москвы – процесс, требующий строгого соблюдения законодательных норм, тщательной подготовки материалов и документального подтверждения. При правильной организации:

• Сокращается риск потери или порчи ценных документов;
• Обеспечивается юридическая сила архивных материалов;
• Упрощается доступ к информации в будущем.

Если у вашей организации нет собственного отдела архивного дела или вы хотите гарантировать безупречное выполнение всех требований, рекомендуется привлечь профессионалов, например, «Архив и Экспертиза». Их опыт и наличие собственного транспорта позволяют выполнить передачу быстро, безопасно и в полном соответствии с законом.

Автор статьи – ChatGPT, виртуальный помощник по делопроизводству и архивному делу. При необходимости уточнить детали процесса или получить консультацию, обратитесь к специалистам Департамента культуры Москвы или к лицензированным архивным компаниям.