Дата публикации:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Классификация передаваемых документов
3. Этапы и сроки передачи
4. Подготовка документов к передаче
5. Оформление актов и договоров
6. Требования к архиву‑получателю
7. Особенности муниципального архива
8. Контроль и ответственность
9. Практические рекомендации

Нормативно‑правовая база

Передача документов в государственный или муниципальный архив регулируется совокупностью федеральных законов, приказов и методических рекомендаций:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ (ред. от ) – основной закон об архивном деле в РФ.
• Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 № 19 – «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле».
• Приказ Росархива от № 236 – «Перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения».
• Приказ Росархива от № 237 – «Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов».
• Приказ Росархива от № 77 – ограничивает передачу архивных документов в негосударственные организации.
• Руководство по соблюдению обязательных требований (опубликовано , последнее изменение ) – детализирует пункты 52.1‑52.3, 53.1‑53.2, 54.1‑54.6 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.

Все перечисленные акты образуют обязательный нормативный фундамент для любой организации, передающей документы в архив.

Классификация передаваемых документов

Согласно Приказу Росархива № 236, к документам Архивного фонда, подлежащим передаче, относятся:

• Управленческие документы (приказы, распоряжения, протоколы заседаний).
• Финансово‑бюджетные документы (бюджетные планы, отчёты, бухгалтерские книги).
• Документы, отражающие деятельность органов местного самоуправления (журналы заседаний, решения муниципального совета).
• Документы, содержащие сведения, имеющие историческую, правовую или научную ценность.
• Документы, подлежащие обязательному хранению в течение установленного срока (см. таблицу сроков в Приложении к Приказу № 236).

Документы, не входящие в перечень, могут быть уничтожены после истечения сроков хранения, если они не обладают ценностью.

Этапы и сроки передачи

Оптимальный цикл передачи документов в архив – каждые три года. При этом процесс делится на пять основных этапов:

1. Идентификация и классификация – определение, какие документы подлежат передаче.
2. Экспертиза ценности – оценка исторической, правовой, научной и информационной значимости (проводится специалистами архива).
3. Комплектование и опись – формирование архивных дел, их нумерация и составление описи.
4. Оформление актов и договоров – подготовка акта приёма‑передачи, договора (если требуется) и сопроводительных форм.
5. Физическая передача – транспортировка документов в архив, их приемка и регистрация в архивном фонде.

Сроки выполнения каждого этапа зависят от объёма документов, но в среднем:

• Идентификация – 1–2 месяца;
• Экспертиза – 1 месяц;
• Комплектование – 2–3 месяца;
• Оформление актов – 1–2 недели;
• Транспортировка – в зависимости от расстояния, обычно до 1 недели.

Подготовка документов к передаче

Проверка соответствия требованиям

Перед передачей необходимо убедиться, что документы:

• Соответствуют срокам временного хранения, установленным в Приказе № 236.
• Не содержат конфиденциальных сведений, подпадающих под ограничения (например, персональные данные, сведения о государственной тайне).
• Полностью комплектованы (все оригиналы, копии, сопроводительные листы).

Экспертиза ценности

Экспертиза проводится в два этапа:

1. Предварительная оценка – сотрудники организации совместно с архивными специалистами определяют потенциальную ценность.
2. Финальная экспертиза – независимая комиссия архива выносит решение о включении документа в Архивный фонд.

Комплектование и опись

Для каждого архивационного дела составляется опись (форма № 1, утверждённая Приказом Росархива). В описи указываются:

• Наименование дела;
• Сроки хранения (временное и постоянное);
• Количество листов, томов, файлов;
• Краткое содержание и оценка ценности;
• Наличие приложений (фотографии, схемы, электронные носители).

Техническая подготовка

Документы должны быть упакованы в соответствии с ГОСТ 7.12‑2015 (упаковка и маркировка архивных материалов). Для электронных носителей требуется:

• Перенос на носитель, соответствующий требованиям ФСБ (например, ISO‑9660 для CD/DVD, или LTO‑8 для магнитных лент).
• Создание контрольных сумм (MD5, SHA‑256) и их включение в опись.

Оформление актов и договоров

Оформление передачи регулируется следующими документами:

• Акт приёма‑передачи архивных документов – основной документ, фиксирующий факт передачи, перечень дел, их состояние и подписи сторон.
• Договор о передаче архивных документов (если передача происходит между юридическими лицами, а не в рамках государственных органов).
• Сопроводительные формы:
  • Форма № 2 «Список передаваемых дел»;
  • Форма № 3 «Протокол экспертизы ценности»;
  • Форма № 4 «Отчет о выполнении сроков временного хранения».

Все формы должны быть подписаны уполномоченными представителями передающей организации и архива‑получателя, а также заверены печатями.

Требования к архиву‑получателю

Государственный или муниципальный архив обязан обеспечить:

1. Наличие аккредитации в соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ.
2. Соблюдение правил хранения (температура, влажность, защита от вредителей).
3. Ведение регистра входящих документов (журнал приёма, электронный реестр).
4. Обеспечение доступа к документам в соответствии с их статусом (открытый, ограниченный, конфиденциальный).
5. Проведение регулярных проверок (инвентаризация, контроль сохранности);

Особенности муниципального архива

Муниципальные архивы работают в рамках регионального законодательства и часто имеют дополнительные ограничения:

• Ограничения по передаче документов в музеи, библиотеки, научные организации (см. Приказ Росархива № 77 от ).
• Необходимость согласования передачи с органом местного самоуправления (например, с главой муниципалитета).
• Учет мультидисциплинарных проектов (например, совместные архивные проекты с региональными музеями) требует отдельного договора.

Для муниципальных архивов также предусмотрена система финансирования из местного бюджета, что влияет на сроки и объёмы приёма.

Контроль и ответственность

Контроль за соблюдением требований осуществляется:

• Региональными органами государственного контроля (надзора) – в соответствии с Руководством по соблюдению обязательных требований (пункты 52.1‑52.3, 53.1‑53.2, 54.1‑54.6).
• Федеральным архивным агентством – проверка соответствия актов, договоров и описи нормативным образцам.

Ответственность за нарушения:

1. Административная – штрафы за несоблюдение сроков хранения (ст. 7.15 КоАП РФ).
2. Уголовная – в случае умышленного уничтожения или сокрытия документов, подпадающих под обязательное хранение (ч. 2 ст. 285 УК РФ).
3. Гражданско‑правовая – возмещение ущерба, причинённого потерей или повреждением архивных материалов.

Практические рекомендации

• Вести календарный план передачи – фиксировать даты начала и окончания каждого этапа.
• Назначить ответственного за архивную работу – сотрудник, имеющий квалификацию архивиста (по ФГОС).
• Проводить предварительные аудиты – проверять соответствие документов срокам и требованиям до начала экспертизы.
• Использовать электронные системы учёта – например, «Электронный архивный регистр» (E-ARK) для автоматизации описи и контроля.
• Обучать персонал – регулярные семинары по изменениям в нормативных актах (особенно после публикаций новых приказов);
• Сохранять копии всех актов и договоров – в электронном виде и в бумажном виде в архиве организации.

Передача документов в государственный и муниципальный архив – это сложный, но строго регламентированный процесс, который обеспечивает сохранность исторически и правово значимых материалов. Соблюдение нормативных требований (ФЗ 125‑ФЗ, Приказы Росархива, Руководство ФАА) и правильная организация всех этапов – от экспертизы ценности до физической транспортировки – позволяют избежать юридических рисков и гарантировать доступ будущих поколений к достоверным архивным источникам.

Регулярный контроль, чёткое документирование и постоянное повышение квалификации персонала являются ключевыми факторами успешной реализации архивной политики любой государственной или муниципальной организации.

Автор статьи: Ваш архивный помощник