Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Передача документов в государственный архив — это ответственный этап жизненного цикла документа, регулируемый строгими нормативными требованиями. На актуальным базовым документом остается Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также Приказ Росархива (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ), обновленные в 2023 году. Данная статья подробно разбирает все этапы процедуры: от экспертизы ценности до составления акта приема-передачи.

Нормативная база и ключевые понятия

Деятельность по передаче дел строится на иерархии нормативных актов:

ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», базовый закон, определяющий сроки передачи (ст. 19, 20), права и обязанности сторон.
Правила делопроизводства (утв. Приказом Минкультуры/Росархива) — регламентируют подготовку дел внутри организации-источника комплектования.
Порядок подготовки и передачи дел в архив — локальный нормативный акт каждой организации, разрабатываемый в соответствии с федеральным законодательством.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 (и актуальные редакции), стандарты оформления обложек, описей, листов учета.

Важное определение: Передача в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи. Организация-источник комплектования согласует сроки доставки дел в государственный (муниципальный) архив, транспортировка осуществляется за счет источника.

Этап 1: Экспертиза ценности документов (Отбор)

Не все документы организации подлежат передаче в государственный архив на постоянное хранение. Ключевой процедурой является экспертиза ценности документов.

Категории сроков хранения:

Постоянное хранение — документы исторической, научной, культурной ценности. Передаются в госархив безотлагательно по истечении срока хранения в организации (обычно 5–10 лет после завершения дела).
Временное хранение свыше 10 лет — дела по личному составу (пensionные, кадровые), техническая документация и др. Оформляются так же, как постоянные.
Временное хранение до 10 лет — уничтожаются после истечения срока по акту комиссии, в архив не передаются.

Полистная экспертиза (по личному составу):

Особое внимание уделяется делам по личному составу. Проводится полистная экспертиза ценности: каждый документ внутри дела проверяется на соответствие перечням документов постоянного хранения. Изъятие документов временного хранения из дел постоянного — обязательная операция перед сдачей.

Этап 2: Внутриархивная обработка и комплектование дела

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Комплектование архивного дела включает следующие операции:

Подшивка и переплет

Дела подшиваются на прочную нить (шнур) через 3–4 отверстия.
Для толстых дел (более 150–200 листов) допускается переплет в несколько томов с нумерацией томов (Т. 1, Т. 2).
Корень дела укрепляется полотнистой лентой или бумагой.

Нумерация листов

Нумерация ставится на каждом листе (перевернутом вверх ногами или в правом верхнем углу) простым карандашом или чернилами (не шариковой ручкой).

Важный нюанс про конверты-вложения: При наличии конвертов-вложений номер проставляется в первую очередь непосредственно на конверте, а затем в порядке последовательности на листах-вложениях внутри конверта.

Составление листа учета документа (внутренний учет)

В дело вкладывается Лист учета документа (форма по ГОСТ), заполняемый при регистрации дела в организации.

Научно-справочный аппарат (НСА)

Документы передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим НСА. Обязательные элементы:

Описание дела (внутреннее), перечень документов внутри дела с указанием заглавия, даты, количества листов.
Обложка дела — заполняется строго по форме.

Этап 3: Оформление обложки дела (Ключевой элемент)

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут передаваться дела, а также кодов государственного архивного фонда. Заполнение производится чернилами или печатью (запрещено карандашом, шариковой ручкой, корректором).

Обязательные реквизиты обложки (п. 2.6 Правил / ГОСТ):

Наименование организации-источника комплектования (полное, официальное).
Индекс фонда (присваивается архивом-приемщиком, часто ставится при сдаче).
Номер описи (присваивается архивом).
Номер дела (сквозной по описи).
дела (тематическое заглавие, отражающее содержание).
Даты начала и окончания дела (хронологические границы).
Количество листов в деле.
Срок хранения (например: «Постоянно», «75 лет»).
Номер тома (если дело разделено).
Подпись ответственного за оформление лица и дата оформления.
Наименование архива-приемщика (например: «Государственный архив г. Москвы»).

Этап 4: Составление описи дел (Передаточной описи)

Опись — главный документ приема-передачи. Составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — в организации с отметкой архива о приеме).

Структура описи:

ьный лист: наименование организации, фонда, номер описи, годы покрытия, количество дел, листов, дата составления, подписи руководителя и архивариуса организации.
Табличная часть: колонки: № дела по порядку, дела, Даты начала и конца, Число листов, Срок хранения, Примечания (например, «Т. 1 из 2», «Есть вложения»).
Сводная таблица (по годам, по срокам хранения), по требованию архива.

Этап 5: Подготовка электронных документов (Особенности 2023–2026 гг.)

В соответствии с пп. 7.12 – 7.13 Правил делопроизводства, подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа/ОМСУ имеет специфику:

Электронные документы передаются в виде архивных пакетов (формат ZIP, 7z) с контрольными суммами (хеш-суммы SHA-256).
Обязательно наличие метаданных (XML-файл описания по стандарту СМЭВ/Росархива) для каждого файла/дела.
Подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного лица организации.
Проверка на вирусы, соответствие форматов (PDF/A, TIFF, XML, CSV и др. утвержденных Росархивом).
Передача осуществляется через АИС «Архив» / ФИАС / Региональные системы или на защищенных носителях (по согласованию с архивом-приемщиком).

Этап 6: Акт приема-передачи и логистика

Акт приема-передачи документов

Составляется в 2 экземплярах. Обязательные реквизиты:

Наименование передающей и принимающей сторон.
Основание передачи (ссылка на Закон, перечень номенклатуры, акт экспертизы).
Список передаваемых единиц хранения (фонд, опись, номера дел, кол-во листов/Гб).
Состояние документов (удовлетворительное, требует восстановления).
Подписи уполномоченных лиц обеих сторон с расшифровкой и датой.
Печати организаций (при наличии).

Транспортировка и доставка

Организация-источник комплектования согласует сроки доставки.
Транспортировка осуществляется за счет источника комплектования.
Документы упаковываются в архивные короба (ящики) с этикетками: Фонд №, Опись №, Дела №№, Вес короба.
При передаче электронных носителей — в антистатические пакеты, в жесткой упаковке.
Составляется Товарно-транспортная накладная (ТТН) или Акт передачи коробов, подписываемый водителем/курьером и архивариусом-приемщиком.

Работа с системой 1С: Документооборот (Автоматизация)

Большинство организаций ведут учет в 1С. Порядок действий в программный порядок:

Формирование Номенклатуры дел (утвержденной на год).
Завершение дел (установка статуса «Завершено», даты окончания).
Запуск обработки «Подготовка к передаче в архив» (проверка полноты реквизитов, нумерации, наличия описаний).
Печать обложек, листов учета, описей прямо из программы.
Формирование Акта приема-передачи на основании данных базы.
Установка статуса «Передано в архив» с фиксацией даты и номера акта.

Типичные ошибки, приводящие к отказу в приеме

Ошибка	Последствие
Отсутствие полистной экспертизы по личному составу	Архив откажет в приеме до проведения экспертизы и изъятия временных документов.
Нумерация шариковой ручкой / корректор на обложке	Недопустимо по ГОСТ. Переоформление обложки.
Несовпадение заголовка дела в описи и на обложке	Возврат на доработку.
Отсутствие кодов архива-приемщика на обложке (для постоянных)	Требование архива заполнить реквизит перед сдачей.
Передача дел без утвержденной номенклатуры	Нарушение ФЗ-125. Необходимо утвердить номенклатуру retroактивно.
Электронные документы без хеш-сумм и КЭП	Не проходят контроль целостности и авторства.

Контрольный чек-лист перед сдачей (Резюме)

Перед вызовом архивариуса или отправкой коробов проверьте:

[ ] Проведена экспертиза ценности (полистная для ЛС), составлен Акт экспертизы.
[ ] Все дела подшиты, пронумерованы (с учетом конвертов), листы учета на месте.
[ ] Обложки заполнены полностью (в т.ч. название архива-приемщика), чернилами, без ошибок.
[ ] Составлена Передаточная опись в 2-х экземплярах, подписана руководителем.
[ ] Подготовлен Акт приема-передачи (проект).
[ ] Короба упакованы, этикетированы, вес не превышает норм (обычно до 15-20 кг).
[ ] Для ЭД: сформированы пакеты, проверены хеш-суммы, подписаны КЭП, согласован способ передачи с архивом.
[ ] В 1С/учетной системе дела переведены в статус «В архиве» после подписания акта.

Процедура передачи дел в государственный архив — это не просто сдача бумаг, а завершение процесса документирования деятельности организации с правовым значением. Нарушение сроков (ст. 19 ФЗ-125: передача в течение 3 лет после окончания дела, если иное не установлено номенклатурой) или правил оформления влечет административную ответственность (КоАП РФ ст. 13.20) и риски утери правовой значимости документов.

Главное правило: Начинайте подготовку заранее (не за неделю до дедлайна), вовлекайте архивариуса организации на этапе формирования номенклатуры и согласовывайте форму обложки/описания с архивом-приемщиком до массового оформления. Это сэкономит недели переработки.