В современных организациях передача электронных документов в архив – это не просто копирование файлов, а строго регламентированный процесс, который сопровождается оформлением ряда документов. Данный подход обусловлен требованиями законодательства, нормативных актов и внутренними политиками компаний, направленными на обеспечение долговременного хранения, целостности и доступности информации.

Нормативно-правовая база

С 2020‑х годов в России введены обязательные требования к электронному архивированию, в частности:

• Федеральный закон № 402-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ ФНС России № ММ-7-03/2021 «Об утверждении Положения о порядке ведения электронного архива»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронный архив. Общие требования»;
• Требования ФСТЭК России к защите информации при её долговременном хранении.

Эти документы определяют, какие именно формы и протоколы необходимо оформлять при передаче электронных материалов в архив.

Ключевые документы, составляющие процесс передачи

1. Акт приема‑передачи электронных документов (далее – Акт).

   Содержит сведения о передаваемых файлах, их объёме, дате и времени передачи, а также подписи (или электронные подписи) ответственных лиц.

2. Протокол контроля целостности.

   Выполняется с помощью хеш‑функций (SHA‑256, SHA‑3) и фиксируется в отдельном документе, который хранится вместе с архивом.

3. Реестр электронных документов (метаданные).

   Таблица, в которой указаны: название файла, уникальный идентификатор, тип документа, дата создания, срок хранения, классификатор конфиденциальности.

4. План миграции и форматной стратегии.

   Определяет, в какие форматы будет преобразовываться документ в течение срока хранения (PDF/A‑2, TIFF, XML и др.).

5. Согласие на обработку персональных данных (если в документе содержатся ПДн).

   Необходимо оформить в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».

6. Отчет о выполнении требований по защите информации.

   Подтверждает, что архив соответствует требованиям ФСТЭК (шифрование, контроль доступа, резервное копирование).

Этапы передачи электронных документов в архив

Подготовительный этап

• Идентификация документов, подлежащих архивированию (по регламенту организации).
• Классификация по уровню конфиденциальности и сроку хранения.
• Назначение ответственных за процесс (архивист, ИТ‑специалист, юрист).

Формирование метаданных

Для каждого файла создаётся запись в реестре, включающая:

1. Уникальный идентификатор (UID).
2. Наименование и тип документа.
3. Дата и время создания.
4. Срок хранения (по законодательству и внутренним регламентам).
5. Код классификатора конфиденциальности.
6. Контрольные суммы (hash).

Проверка целостности и соответствия формату

Документы проверяются на отсутствие повреждений и переводятся в долговременные форматы (PDF/A, TIFF, XML). После конвертации генерируются новые контрольные суммы, которые фиксируются в Протоколе контроля целостности.

Оформление Актов и Протоколов

Составляется Акт приема‑передачи, в котором указываются:

• Список передаваемых файлов (с UID и контрольными суммами).
• Дата и время передачи.
• Подписи (ЭП) ответственного за передачу и ответственного за приём.

Протокол контроля целостности подписывается тем же способом.

Техническая передача

Документы передаются в архив через защищённый канал (SFTP, HTTPS, VPN). При передаче используется:

• Шифрование данных (AES‑256).
• Аутентификация обеих сторон (сертификаты X.509).

Регистрация в архивной системе

После приёма архивная система автоматически импортирует реестр, проверяет контрольные суммы и фиксирует запись о приёме в журнале операций.

Окончательная проверка и подпись отчёта

Ответственный за архив проводит финальную проверку соответствия всех документов требованиям и оформляет Отчёт о выполнении требований по защите информации. Документ подписывается электронной подписью и хранится в архиве вместе с переданными материалами.

Технические требования к архиву

Пример шаблона Актa приема‑передачи

Акт приема‑передачи электронных документов
Стороны:
 1.1. Передающая сторона – ООО «Компания‑А», ИНН ___________, ОГРН ___________.
 1.2. Принимающая сторона – Архивный центр «Электронный архив», ИНН ___________, ОГРН ___________.

Перечень передаваемых документов:
 -------------------------------------------------------------------------
 | № | UID документа | Наименование | Формат | Размер | SHA‑256 хеш |
 -------------------------------------------------------------------------
 | 1 | 3F7A9C… | Договор №123| PDF/A | 1,2 МБ | A1B2C3… |
 | 2 | 9E4B2D… | Счёт‑фактура| PDF/A | 850 КБ| D4E5F6… |
 -------------------------------------------------------------------------
Срок хранения: 10 лет (согласно регламенту).

Подписи сторон (ЭП):
 _______________________ _______________________
 (Передающая сторона) (Принимающая сторона)

Примечания:
 _______________________

Практические рекомендации

• Автоматизировать формирование реестра – использовать скрипты, которые собирают метаданные и генерируют контрольные суммы.
• Внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), интегрированную с архивом, чтобы исключить ручной ввод.
• Регулярно проводить аудит архивных процессов (каждые 12 месяцев) и обновлять политику защиты информации.
• Обучать персонал правилам работы с электронными подписями и требованиям к формату документов.
• Тестировать процесс восстановления (DR‑тест) минимум один раз в год, чтобы убедиться в доступности архивных данных.

При передаче электронных документов в архив составляется комплексный пакет документов, который фиксирует каждый этап процесса: от подготовки и формирования метаданных до технической передачи и контроля целостности. Соблюдение нормативных требований, использование проверенных форматов и надёжных методов защиты информации гарантируют долговременное хранение и правовую значимость архивных материалов. При правильной организации процесса компания получает надёжный инструмент для обеспечения юридической и финансовой безопасности, а также возможность быстро восстанавливать информацию в случае необходимости.