Цель статьи – дать полное представление о правовых нормах‚ порядке действий‚ необходимых документах и практических рекомендациях при передаче кадровых (по личному составу) документов из государственных‚ муниципальных и иных организаций в муниципальный архив.
Правовое основание передачи
Передача кадровых документов регулируется несколькими нормативными актами:
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в частности‚ статья 21‚ пункт 1) – устанавливает‚ что документы‚ находящиеся в государственной или муниципальной собственности‚ после истечения сроков их временного хранения подлежат передаче в архивы для постоянного хранения.
- Приказ Росархива от № 77 – определяет порядок подготовки и сдачи как бумажных‚ так и электронных документов в государственный (муниципальный) архив.
- Региональные нормативные акты (например‚ закон Владимирской области от № 167‑0З) – уточняют сроки и порядок передачи в конкретных субъектах РФ.
- Внутренние положения организаций (примерное положение об архиве организации‚ утверждённое Федеральным архивным агентством) – регламентируют внутренний график сдачи‚ учет и контроль.
Ключевые сроки хранения
- Документы по личному составу (трудовые книжки‚ аттестаты‚ дипломы‚ личные дела) – 75 лет после их создания (согласно Приказу Росархива).
- Документы‚ подлежащие передаче в архив после окончания их временного хранения – не ранее‚ чем через 1 год и не позднее‚ чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (Федеральное архивное агентство).
Что относится к документам по личному составу
К документам по личному составу (далее – КЛС) относятся:
- Трудовые книжки‚ приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении;
- Дипломы‚ аттестаты‚ сертификаты‚ квалификационные документы;
- Личные карточки‚ справки о доходах‚ медицинские листы (в рамках трудового законодательства);
- Документы‚ связанные с пенсионным обеспечением‚ воинским учётом‚ социальными выплатами;
- Электронные версии вышеуказанных документов‚ если они хранятся в электронных системах организации.
Порядок передачи документов в муниципальный архив
Подготовительный этап
- Определение перечня документов. На основании утверждённого Электронного перечня комплектов (ЭПК) формируется список дел‚ подлежащих передаче. Для КЛС используется отдельный согласованный ЭПК.
- Проверка сроков. Убедитесь‚ что сроки временного хранения истекли (или приближаются к истечению) и документы подпадают под обязательную передачу.
- Комплектация дел. Формируются комплекты документов в соответствии с установленными описями (сдаточный‚ приёмочный). Каждому комплекту присваивается уникальный номер.
- Экспертиза ценности. При необходимости проводится экспертиза (оценка исторической‚ научной‚ правовой ценности) в структурных подразделениях организации.
- Подготовка актов. Составляется Акт приема‑передачи в двух экземплярах (см. пункт 6.1.2 КонсультантПлюс). Один экземпляр остаётся у передающей организации‚ второй – в архиве.
Оформление актов и сопроводительных документов
Акт приема‑передачи должен включать:
- Наименование передающей и принимающей организации;
- Перечень передаваемых документов (с указанием количества листов‚ форматов‚ электронных файлов);
- Дата составления акта;
- Подписи ответственных лиц (специалист по делопроизводству‚ архивист) и утверждающих руководителей.
К акту прилагаются:
- Сдаточный опись (для документов‚ сроки временного хранения которых ещё не истекли);
- Приёмочный опись (для документов‚ подлежащих постоянному хранению);
- Копии согласованных ЭПК;
- При необходимости – заключения экспертизы ценности.
Передача документов
- Физическая передача (бумажные документы) – осуществляется представителями передающей организации (делопроизводитель‚ архивный специалист) в архивный отдел в согласованное время.
- Электронные документы – передаются через защищённые каналы (например‚ через ЕФС «Электронный архив»‚ защищённый FTP‚ или специализированные сервисы ФАА). При этом формируются электронные подписи и метаданные‚ соответствующие требованиям ФАА.
- После получения архивом документов архивист проверяет комплектность‚ соответствие описям и подписывает полученный акт.
Учет в архиве
После приемки архив вносит документы в архивный фонд организации‚ присваивая им регистровый номер и фиксируя их в журнале учёта архивных документов. Информация о переданных КЛС вносится в Единый реестр архивных фондов (ЭРФ)‚ где указывается:
- Наименование фонда;
- Период создания документов;
- Сроки хранения (постоянное);
- Контактные данные организации‑передатчика.
Ответственность сторон
| Сторона | Обязанности | Ответственность за нарушение |
|---|---|---|
| Передающая организация |
| Штрафы в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях‚ возможные санкции в рамках аудита архивного дела. |
| Муниципальный архив |
| Ответственность за утрату или повреждение документов‚ а также за несоблюдение сроков их регистрации. |
Практические рекомендации
- Планируйте сдачу заранее. Составьте график сдачи КЛС‚ учитывая сроки их временного хранения и внутренние ресурсы организации.
- Ведите электронный реестр. Используйте специализированные программы (например‚ «Электронный архив»‚ «Документооборот 2.0») для автоматического формирования ЭПК и опиcей.
- Проверяйте метаданные. При передаче электронных файлов убедитесь‚ что в них указаны корректные даты создания‚ авторы и классификаторы.
- Обучайте персонал. Регулярные семинары по архивному делу снижают риск ошибок при оформлении актов и опиcей.
- Контролируйте сроки уничтожения. Документы‚ не подлежащие передаче в архив (например‚ служебные записки с истёкшим сроком)‚ должны быть уничтожены в соответствии с Приказом Росархива.
Примерный шаблон акта приема‑передачи
Акт приема‑передачи документов по личному составу Город ____________ «____» ___________ 20__ г. Передающая организация: ____________________________ (наименование‚ ИНН‚ адрес) Принимающая организация (Муниципальный архив): ____________________________ Составлен акт в двух экземплярах. Перечень передаваемых документов: № | Наименование документа | Кол-во листов | Номер описи | Примечание ------------------------------------------------------------------------- 1 | Трудовые книжки (2020‑2025) | 1500 | ОП‑2025‑01 | - 2 | Дипломы и сертификаты | 300 | ОП‑2025‑02 | электронные копии ... Сроки и условия передачи: ー Документы передаются для постоянного хранения. ー Передача осуществляется в соответствии с ЭПК № ___ от ____. ⎼ Сроки передачи: не позже 30 дней с даты подписания акта. Подписи сторон: _______________________/ФИО‚ должность/ (передающая организация) _______________________/ФИО‚ должность/ (принимающая организация) Утверждено: Руководитель передающей организации _______________________/ФИО/ Руководитель архива _______________________/ФИО/
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли передавать в архив документы‚ срок временного хранения которых ещё не истёк?
Да‚ если нормативные акты (например‚ Приказ Росархива) предусматривают обязательную передачу определённых категорий документов (в т.ч. КЛС) независимо от срока временного хранения.
Как оформить передачу электронных кадровых документов?
Электронные документы передаются в зашифрованном виде через официальные каналы (ЕФС «Электронный архив»‚ защищённый FTP). К каждому файлу прикладывается метаданные и электронная подпись‚ а в акте указывается количество файлов и их контрольные суммы (SHA‑256).
Что делать‚ если часть документов повреждена?
Повреждённые документы необходимо восстановить (по возможности) или оформить акт о невозможности передачи с указанием причин. При этом следует подготовить копии (если они есть) и приложить заключение эксперта.
Как часто следует проводить инвентаризацию КЛС в организации?
Рекомендуется проводить ежегодную проверку соответствия реального наличия документов утверждённым ЭПК и сроков их хранения.
Передача документов по личному составу в муниципальный архив – важный процесс‚ обеспечивающий сохранность исторически значимых кадровых материалов и их доступность для будущих поколений. Соблюдение правовых требований‚ правильное оформление актов и использование современных электронных средств позволяют выполнить эту задачу эффективно и без риска штрафных санкций.
Помните: актуальность‚ точность и своевременность – ключевые факторы успешной передачи.
Дата публикации: