Передача личных дел в архив — это обязательная процедура‚ регулируемая законодательством в области архивного дела․ Нарушение сроков или правил оформления влечет за собой административную ответственность и риски потери документов‚ подтверждающих стаж‚ заработную плату и льготы сотрудника․ В данной статье подробно разбираем алгоритм действий для государственных органов и организаций на 2026 год‚ опираясь на актуальные нормативные акты (Приказ Росархива‚ Методические рекомендации‚ Трудовой кодекс РФ)․

Нормативная правовая база

Основным документом‚ регламентирующим порядок формирования‚ учета‚ хранения и передачи дел‚ являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила № 236)․
• Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципаальных архивах‚ архивах организаций․
• ТК РФ (ст․ 62‚ 66‚ 84․1) — требования к хранению и выдаче документов по личному составу․

Классификация сроков хранения: Куда и когда передавать?

Самое главное, правильно определить категорию дела‚ от этого зависят сроки и место хранения․

Передача в архив организации (внутренний архив)

Личные дела государственных служащих (как и работников организаций) относятся к документам по личному составу․ Согласно п․ 184 Правил № 236 и Методическим рекомендациям:

Срок передачи в архив организации: по истечении 1 года‚ но не позднее 2–3 лет после завершения дел в делопроизводстве (после увольнения сотрудника и оформления дела «до конца»)․

Примечание: В разных источниках верхняя граница указывается как 2 или 3 года․ Рекомендуется зафиксировать конкретный срок (1–2 года) во внутреннем нормативном акте организации (Инструкции по делопроизводству)․

Передача в государственный (муниципальный) архив

Это конечный этап хранения․ Личные дела являются документами Архивного фонда РФ (постоянное хранение) или имеют длительный временный срок (свыше 10 лет)․

Срок передачи в государственный архив: не ранее чем через 10 лет со дня увольнения сотрудника (документы по личному составу с постоянным сроком хранения / сроком более 10 лет)․

Передача осуществляется работником архива организации и работником государственного архива по акту приема-передачи․

Этапы подготовки личного дела к сдаче в архив

Подготовка личных дел для передачи в архив проводится в обычном порядке (п․ 220 Правил № 236)․ Недопустима сдача неоформленных или дефектных дел․

Этап 1: Формирование и проверка комплекта документа

• Проверка наличия всех документов по перечню (анкета‚ копии приказов о приеме/переводе/увольнении‚ лист учета отработанного времени‚ справки о зарплате‚ пенсионные документы и др․)․
• Восстановление утерянных документов (запросы в архивы‚ Пенсионный фонд/СФР‚ прошлые места работы)․
• Проверка правильности реквизитов: ФИО‚ дата рождения‚ табельный номер‚ даты приказов․

Этап 2: Физическая подготовка дела (для бумажных носителей)

Критически важно: Перед сдачей из бумажного дела необходимо убрать все предметы‚ портящие бумагу и мешающие сканированию/сшивке:

• Скрепки и скобы от степлера (заменяются на нитку или пластиковые хомуты при переплете);
• Пластиковые файлы-вкладыши (прозрачные пакеты);
• Стикеры‚ записки‚ ленты клейкого типа;
• Резинки для денег‚ металлические кнопки․

Документы внутри дела хронологируются (обычно от ранних к поздним или наоборот, по инструкции организации)‚ пронумеровываются листами․

Этап 3: Переплет и оформление обложки

• Дело переплетается нитью (белой‚ № 10 или 20) через 3–4 отверстия․
• На обложке (формы 2-ЛД или единой формы организации) заполняются все реквизиты: шифр дела‚ ФИО‚ даты приема/увольнения‚ срок хранения‚ номер дела в описи․
• На корешке дублируются основные реквизиты для быстрого поиска․

Этап 4: Составление внутренней описи дела

Внутри каждого дела составляется опись документов (форма по ГОСТ или утвержденная организацией)․

• Колонки: № п/п‚ Наименование документа‚ Дата‚ Номер‚ Кол-во листов‚ Примечание․
• Опись подписывается ответственным лицом (архивариусом/делопроизводителем) и заведующим архивом․

Оформление описи дел (передаточной описи) — основной документ передачи

Передача дел производится только по описям (п․ 5․1 Методических рекомендаций‚ п․ 184 Правил № 236)․ Без описи акт приема-передачи не подписывается․

Структура описи дел (Форма № 1-арх или аналогичная):

1. Шапка: Наименование организации‚ название архива-получателя‚ год передачи‚ номер описи․
2. Табличная часть:
   • Порядковый номер дела в описи․
   • Шифр дела (индекс фонда‚ описи‚ дела)․
   • Заголовок дела (ФИО служащего‚ даты работы)․
   • Даты документов в деле (крайние)․
   • Количество листов в деле․
   • Срок хранения (Постоянный / До 20XX г․ / 75 лет и т․д․)․
   • Примечание (например‚ «Дело неполное»‚ «Есть электронная копия»)․
3. Подписи: Составившего опись (архивариус)‚ Заведующего архивом организации‚ Принявшего в государственный архив (при передаче в госархив)․

Порядок приема-передачи (Акт приема-передачи)

Процедура оформляется Актом приема-передачи архивных документов на хранение (в 2-х экземплярах)․

Участники процедуры:

• От организации: Заведующий архивом / Архивариус / Уполномоченное лицо (по приказу)․
• От архива-получателя: Архивариус государственного/муниципального архива или ответственный за приемку во внутреннем архиве․

Алгоритм действий:

1. Подача заявки на приемку в архив-получатель (за 1–2 месяца до планируемой даты)․
2. Экспертиза дел архива-получателем (проверка состояния‚ полноты‚ оформления)․
3. Устранение замечаний (при наличии)․
4. Подписание Акта приема-передачи в 2-х экземплярах (один остается в организации‚ второй — в архиве)․
5. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи указывают: количество фактически принятых дел‚ номера отсутствующих дел (если есть)‚ дату приема-передачи‚ подписи и расшифровки подписей․

Особенности передачи электронных личных дел

С переходом на электронное делопроизводство (СЭД) порядок передачи электронных архивных документов внутри организации и в государственные архивы регламентируется:

• Приказом Росархива № 236 (раздел об электронных документах)․
• Внутренним регламентом организации по работе с ЭД․

Ключевые требования:

• Электронное дело должно быть сформировано в едином архивном формате (PDF/A‚ XML и др․‚ согласованных с госархивом)․
• Обеспечена целостность и подлинность (ЭП‚ хеш-суммы)․
• Передача осуществляется через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или на защищенных носителях с сопроводительной документацией (описью в электронном и/или бумажном виде)․
• Порядок приема-передачи электронных архивных документов внутри организации должен быть зафиксирован в Инструкции по делопроизводству․

Специфические ситуации

Ликвидация юридического лица / реорганизация

При ликвидации юрлица архивные документы‚ документы по личному составу‚ а также бумаги‚ сроки временного хранения которых не истекли‚ передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в соответствующий государственный или муниципальный архив (ст․ 20 Закона № 125-ФЗ)․ Сроки соблюдаются строго․

Передача дел уволенных сотрудников (архивация)

Частый вопрос: «Как передать личные дела уволенных работников в архив?»․

Ответ: Для передачи личные дела уволенных работников должны быть подготовлены к такой передаче‚ то есть оформлены и описаны (включены в опись дел‚ документов)․ Нельзя сдавать «россыпь» документов или дела без обложек и описей․

Учет личных дел до передачи в архив

Согласно п․ 19 Методических рекомендаций (КонсультантПлюс): Личные дела подлежат регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность․ Ведется журнал учета личных дел (форма 0306006 или электронный реестр)․

Типичные ошибки и штрафы

Чек-лист: Готовность дела к передаче в архив (2026)

1. [ ] Дело сформировано полностью (все приказы‚ справки‚ листы учета времени)․
2. [ ] Проведена проверка на соответствие перечню документов‚ подлежащих включению в личное дело․
3. [ ] Удалены все скрепки‚ скобы‚ файлы‚ стикеры‚ резинки․
4. [ ] Листы пронумерованы‚ хронологированы․
5. [ ] Дело переплетено нитью‚ закреплена обложка формы 2-ЛД (или утвержденной формы)․
6. [ ] На обложке и корешке заполнены все реквизиты (шифр‚ ФИО‚ срок хранения‚ № в описи)․
7. [ ] Составлена внутренняя опись дела с итоговой записью (кол-во док-ов‚ кол-во листов)․
8. [ ] Дело включено в передаточную опись дел (Форма 1-арх) с указанием срока хранения․
9. [ ] Подписана передаточная опись архивариусом и заведующим архивом․
10. [ ] Подготовлен Акт приема-передачи (2 экз․)․
11. [ ] Направлен запрос/заявка в архив-получатель на экспертизу и приемку․

Передача личного дела государственного служащего в архив — это не формальность‚ а гарантия сохранения прав человека на пенсию‚ льготы‚ подтверждение стажа․ В 2026 году акцент делается на качестве подготовки бумажных дел (очистка от металла и пластика) и параллельном формировании электронных копий в форматах долговременного хранения (PDF/A)․

Главное правило: «Подготовка личных дел для передачи в архив проводится в обычном порядке» — т․е․ тщательно‚ по инструкции‚ с составлением описей․ Не допускайте накопления дел в кадровой службе свыше установленных нормативом сроков (1–3 года)․ Планируйте архивацию ежегодно․

Статья подготовлена на основании Правил Росархива (Приказ № 236)‚ Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу‚ ст․ 125-ФЗ «Об архивном деле» и судебной практики по состоянию на ․