Вопрос передачи невостребованных трудовых книжек в архив является одним из ключевых аспектов кадрового делопроизводства. С вступлением в силу новых нормативных актов и изменением сроков хранения, HR-специалисты и руководители организаций должны четко понимать процедуру, сроки и ответственность за сохранность этих документов. В данной статье мы подробно разберем правовую базу, алгоритм действий при ликвидации компании и в штатном режиме, а также нюансы оформления передаточных дел.

Правовая основа и ключевые нормативные акты

Деятельность по архивированию кадровых документов регулируется комплексом нормативных правовых актов. Главными из них на 2026 год являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13), устанавливает обязанность ликвидируемых организаций передавать документы в архив.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, организаций…» (далее — Перечень № 236). Это основной документ, регламентирующий сроки хранения и состав документов, подлежащих архивированию.
• Постановление Министерства труда России от № 691 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек;..» (Порядок № 691 / 320н).
• Методические рекомендации Экспертизы ценности и отбора в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу (согласовано ЦЭПК при Росархиве ).

Что такое «невостребованная трудовая книжка»?

Согласно п. 43 Порядка № 691 и Методическим рекомендациям, трудовая книжка считается невостребованной, если соблюдены все три условия одновременно:

1. Работник уволен (расторгнут трудовой договор).
2. Работодатель уведомил работника в письменном виде (под роспись или почтовым отправлением с уведомлением о вручении) о необходимости получить трудовую книжку.
3. Прошло более года со дня выдачи уведомления, а работник не явился за документом.

Важно: Только после выполнения этих условий, при очередной экспертизе ценности документов (обычно проводимой ежегодно), трудовая книжка официально получает статус «невостребованной» и подлежит перечислению в архив организации для длительного хранения.

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек

Согласно п. 449 Перечня № 236, срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет (ранее действовал срок 75 лет для отдельных категорий, сейчас унифицирован на 50/75 лет в зависимости от года образования документа, но для большинства современных случаев, 50 лет).

После истечения срока хранения (50 лет) документы подлежат экспертизе ценности с последующим решением об уничтожении или продлении хранения.

Порядок хранения в организации до передачи в архив

До момента передачи в архив (при ликвидации компании или по истечении сроков хранения в организации) невостребованные трудовые книжки должны храниться в специальных условиях:

• Отдельно от действующих трудовых книжек.
• В сейфе или металлическом шкафу (п. 43 Порядка № 691).
• По алфавиту фамилий.
• Каждая трудовая книжка является самостоятельной единицей хранения.
• Ведется учет в Книге учета невостребованных трудовых книжек (или журнале).

Передача в архив при ликвидации организации (Форс-мажорный сценарий)

Это самый частый сценарий массовой передачи. Согласно ст. 13 Закона № 125-ФЗ и судебной практике:

Кто несет ответственность?

Ответственность за подготовку и передачу документов лежит на ликвидационной комиссии (ликвидаторе). Именно они подписывают акты приема-передачи.

Куда передавать?

Документы передаются в государственный или муниципальный архив (трудовой архив) по месту нахождения организации. Часто это архивы субъектов РФ (например, Старобешевский районный трудовой архив и аналогичные структуры).

Подготовка документов к сдаче (Этапы):

1. Формирование дел: Невостребованные трудовые книжки собираются в дела. Обычно одно дело формируется за один год увольнения или за алфавитный диапазон.
2. Составление описей: К каждому делу готовится опись (форма № 1-Арх или собственная форма, согласованная с архивом). В описи указываются: фамилия, имя, отчество, дата рождения, период работы, номер ТК.
3. Экспертиза ценности: Проводится экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) организации с участием представителя архива. Утверждаются акты экспертизы и описи.
4. Акт приема-передачи: Составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй, у ликвидатора). Акт подписывается юридическим лицом (ликвидатором) с методической помощью сотрудников трудового архива.

Какие еще документы сдаются вместе с ТК?

Помимо самих трудовых книжек, в архив передаются:

• Подлинные невостребованные личные докуменки: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, оставшиеся от уволенных работников.
• Личные дела, лицевые счета, трудовые договоры, приказы о приеме/переводе/увольнении (согласно Перечню № 236).

Передача в архив в штатном режиме (без ликвидации)

Если организация продолжает деятельность, передача дел в архив осуществляется по истечении сроков хранения в организации.

Правило формирования дела:

Дело по личному составу (личное дело или дело по увольнению) передается в архив организации через 3 года после года увольнения сотрудника.

Пример: Если работник уволен в 2023 году, дело передается в архив организации в 2026 году. Невостребованная трудовая книжка, лежащая в этом деле (или оформленная отдельным делом), переходит в архив вместе с ним.

Требования архива к оформлению документов (Частые ошибки)

Архивные учреждения имеют право не принять документы, оформленные с нарушениями. Основные требования и типичные замечания:

• Отсутствие дат, подписей, печатей на приказах, трудовых договорах, лицевых счетах.
• Неправильная классификация и идентификация документов (неверные шифры по Перечню № 236), что затрудняет поиск.
• Нарушение хронологии внутри дела.
• Плохое состояние бумаги (помятости, потертости, отсутствие прошивки/скрепления).
• Отсутствие нумерации листов в деле.

Рекомендация: Заранее (до начала приема-передачи) направьте в архив запрос на методическую консультацию и предварительную проверку описей. Сообщите о выявленных недостатках оформления кадровой службой, чтобы согласовать график приема-передачи.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и СТД-Р

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и электронная (СТД-Р / ЭТК).

• Если у работника была только ЭТК — бумажной книжки в архив сдавать нечего, данные хранятся в информационной системе Пенсионного фонда (СФР).
• Если работник вел бумажную ТК, она сдается в архив по общим правилам, описанным выше.
• Сведения о страховом стаже и заработках передаются в СФР ежемесячно (форма ЕФС-1 / СЗВ-ТД), что дублирует архивную функцию подтверждения стажа.

Ответственность за нарушение правил хранения и передачи

Нарушение порядка хранения, учета и передачи трудовых книжек влечет за собой административную ответственность:

• Ст. 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства (штрафы на должностных лиц до 20 000 руб;, на юрлиц — до 50 000 руб., при повторном — дисквалификация или штраф до 70 000 руб.).
• Ст. 13.19 КоАП РФ — за нарушение законодательства об архивном деле (штрафы на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц — до 200 000 руб.).

Чек-лист: Подготовка невостребованных ТК к передаче в архив (Резюме)

Передача невостребованных трудовых книжек в архив — это строго регламентированная процедура, несоответствие которой чревато штрафами и проблемами для бывших сотрудников при подтверждении стажа. Ключевые моменты: своевременное уведомление работника, учет в журнале, хранение в сейфе 50 лет и грамотное оформление передаточных дел (описанных по Перечню № 236) с участием экспертно-проверочной комиссии и архива. При ликвидации компании ответственность полностью ложится на ликвидатора, который должен обеспечить передачу всех кадровых документов, включая невостребованные ТК, дипломы и удостоверения, в государственный архив.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства на г. (Закон № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 236, Постановление Минтруда № 691). Перед сдачей документов рекомендуется проконсультироваться с принимающим архивным учреждением по актуальным методическим рекомендациям.