Передача номенклатурных дел в нотариальный архив — это обязательная юридическая процедура, регулируемая федеральным законодательством и нормативными актами Министерства юстиции Российской Федерации. С вступлением в силу Федерального закона от № 339-ФЗ (в силу с ) и Приказа Минюста России от № 394 (ред. от ) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» порядок подготовки, комплектации и передачи документов был существенно обновлен и унифицирован.

Данная статья подробно разбирает все этапы передачи дел в нотариальный архив на основе действующего нормативного правового поля.

Нормативная правовая основа

Ключевыми документами, регулирующими процесс, являются:

• Федеральный закон от № 4462-1 «Об основах законодательства Российской Федерации о нотариате» (ст. 16, 18.1 и др.).
• Федеральный закон от № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (установил единый порядок передачи документов в нотариальные архивы палат).
• Приказ Минюста России от № 394 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (далее — Правила).
• Приказ Минюста России от № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» (регламентирует работу самого архива).

Общие принципы и обязанности нотариуса

Согласно п. 1.10.6 типичных положений о нотариальных архивах (например, НП Республики Башкортостан), работники архива несут персональную ответственность за сохранность документов, утрату, несанкционированное уничтожение и нарушение порядка выдачи.

Нотариус, в свою очередь, обязан:

1. Вести делопроизводство в строгом соответствии с Правилами № 394.
2. Своевременно формировать номенклатуру дел.
3. Подготавливать дела к архивному хранению (комплектация, пронумерация, оформление описей).
4. Обеспечить передачу дел в установленные сроки.

Подготовка дел к передаче: Ключевые этапы

Перед передачей дел в архив нотариус должен выполнить ряд обязательных действий, зафиксированных в Правилах нотариального делопроизводства.

Цифровое копирование (Обязательное условие)

Согласно изменениям, внесенным 339-ФЗ, и разъяснениям (в т.ч. НП Свердловской области), до передачи документов в архив нотариус обязан сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передать их на хранение в Единую информационную систему нотариата (ЕИС).

Это требование является обязательным условием приема дел архивом.

Комплектация и оформление дела

• Нумерация листов: Каждый лист дела нумеруется с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу.
• Состав дела: В дело включаются все документы, связанные с совершением нотариальных действий, подхозяйственные книги, записи актов гражданского состояния (если применимо), документы по личному составу.
• Формирование номенклатуры: Составляется индивидуальная номенклатура дел с итоговой записью;

Сроки подготовки и передачи

Общие сроки передачи в архив (ссылка на общие архивные правила, применимые по аналогии и прямо указанные в консультантских системах): не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Однако существуют специальные сроки, связанные с прекращением полномочий нотариуса (см. раздел 5).

Порядок передачи и оформление акта приема-передачи

Передача номенклатурных дел в нотариальный архив производится по акту приема-передачи без дополнительного оформления (согласно п. 64 и 73 Правил № 394).

Особенности оформления Акта в ЕИС:

• Акт приема-передачи номенклатурных дел формируется в Единой информационной системе нотариата (ЕИС).
• Акт подписывается квалифицированными электронными подписями (КЭП) нотариуса (передающего) и работника нотариального архива (принимающего).
• Бумажный дубликат акта, как правило, не требуется, так как правовой силу имеет электронный документ, подписанный КЭП.

Куда передаются дела:

В соответствии с 339-ФЗ и приказами территориальных органов Минюста, дела передаются в Нотариальный архив нотариальной палаты соответствующего субъекта РФ (например, Нотариальный архив НП Свердловской области, НП Республики Башкортостан и т.д.).

Если передача другому нотариусу невозможна (при прекращении полномочий), дела передаются непосредственно в нотариальную палату для размещения в архиве.

Особенности передачи при прекращении полномочий нотариуса

Раздел IX Правил № 394 устанавливает специальный порядок для случаев сложения полномочий (по собственной инициативе, в связи с достижением предельного возраста, лишением лицензии, смерти).

Действия нотариуса (или наследников/исполнителей):

1. Ко дню прекращения полномочий подготовить номенклатурные дела к архивному хранению.
2. Составить индивидуальную номенклатуру дел с итоговой записью.
3. Составить описи дел.
4. Передать дела другому нотариусу, определенному приказом территориального органа Минюста по согласованию с нотариальной палатой.
5. В случае невозможности передачи другому нотариусу — передать дела в нотариальную палату для размещения в нотариальном архиве.

Важно: Нотариальная палата вправе принять решение об изготовлении копий документов и передаче их в ЕИС уполномоченным работником палаты с учетом объема дел и сроков (ст. 16 Закона об основах нотариата).

Сроки хранения нотариальных документов в архиве

После передачи в архив на документы распространяются установленные законодательством сроки хранения (согласно КонсультантПлюс и архивному законодательству):

• 75 лет: Записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий, судебные дела, подхозяйственные книги.
• 10 лет: Архивные документы, образовавшиеся при деятельности совместных предприятий с преобладающей долей госсобственности (специфическая категория).
• Иные сроки устанавливаются номенклатурой дел нотариуса, утверждаемой нотариальной палатой.

Ответственность за нарушение порядка передачи и хранения

• Нотариус: Несет ответственность за нарушение требований к хранению нотариальных документов до момента передачи в архив, за несвоевременную передачу, неполную комплектацию дел, отсутствие электронных копий в ЕИС (дисциплинарная, административная, гражданско-правовая, уголовная в зависимости от тяжести последствий).
• Работники нотариального архива: Несут персональную ответственность за сохранность принятых документов, утрату, несанкционированное уничтожение, нарушение порядка выдачи и оформления копий (п. 1.10.6 типичного положения об архиве).

Чек-лист для нотариуса перед передачей дел в архив

1. [ ] Все дела завершены в делопроизводстве (прошло 3 года или наступил случай прекращения полномочий).
2. [ ] Сформирована актуальная номенклатура дел с итоговой записью.
3. [ ] Все листы во всех делах пронумерованы (правый верхний угол);
4. [ ] Составлены описи к каждому делу / к передаваемой партии дел.
5. [ ] Критически важно: Сделаны электронные копии (образы) ВСЕХ документов из передаваемых дел.
6. [ ] Электронные копии загружены и зафиксированы в ЕИС;
7. [ ] Определен получатель: другой нотариус (по приказу тероргана) или Нотариальный архив НП.
8. [ ] Сформирован Акт приема-передачи в ЕИС.
9. [ ] Акт подписан КЭП нотариуса и работника архива.
10. [ ] Получено подтверждение о приеме дел в архиве (статус в ЕИС / подписанный акт).

Передача дел в нотариальный архив с 2023 года стала полностью регламентированной цифровой процедурой. Ключевыми нововведениями стали: обязательность предварительной цифровизации дел и загрузки копий в ЕИС, а также оформление акта приема-передачи исключительно в электронном виде с использованием КЭП.

Нарушение сроков или порядка подготовки (отсутствие копий в ЕИС, ошибки в номенклатуре, неполная комплектация) ведет к невозможности сдачи дел в архив, что создает правовые риски для нотариуса (штрафы, приостановление деятельности, ответственность за утрату документов). Рекомендуется проводить внутренний аудит делопроизводства не реже одного раза в год и заранее готовить дела к архивной сдаче.

Данная статья подготовлена на основе нормативных актов, действующих на г.: Приказ Минюста РФ № 394 (ред. от ), ФЗ № 339-ФЗ от , типовые положения о нотариальных архивах нотариальных палат субъектов РФ. Для применения в конкретной ситуации необходимо сверить актуальность нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и уточнить локальные требования территориальной нотариальной палаты.