Вопрос передачи записей о пациентах, которые не явились на запланированный приём, в медицинский архив актуален как для государственных, так и для частных лечебных учреждений. В статье рассмотрены нормативные акты, сроки хранения, порядок оформления и практические рекомендации, позволяющие избежать правовых рисков и обеспечить надёжное хранение медицинской документации.

Нормативно‑правовая база

Основные положения, регулирующие архивирование медицинской документации, закреплены в следующих актах:

1. Приказ Минздрава СССР от 30 сентября 1949 г. № 718 (введён в действие 1 октября 1949 г.) – «О введении в действие Положения и Инструкции о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР». В нём указано, что:
   • Истории болезни, поступившие в статгруппу или медканцелярию, подлежат обязательной обработке.
   • На титульном листе истории болезни должны быть чётко указаны диагноз и сопутствующие заболевания.
2. Современные нормативные документы (приказы Минздрава РФ, ГОСТы по архивному делу) уточняют сроки и порядок передачи документов в архив.

Ключевые требования

• Все медицинские документы, не используемые в текущей лечебной работе, должны быть переданы в архив в обработанном виде.
• Сроки передачи зависят от типа документа и периода, в течение которого пациент не обращался за медицинской помощью.

Почему пациенты, не пришедшие на приём, попадают в архив?

Отсутствие пациента на запланированном приёме приводит к нескольким административным последствиям:

• Отсутствие актуализации данных – без визита невозможно подтвердить состояние здоровья, актуализировать диагноз и план лечения.
• Необходимость освобождения ресурсов – кабинеты, регистраторы и врачебный график остаются «заполненными», хотя пациент не использует их.
• Сохранность информации – даже если пациент не пришёл, его медицинская карта остаётся важным документом (история болезней, прививки, аллергии). Поэтому её хранят в архиве, где она доступна при необходимости.

Согласно рекомендациям П.2.5;4 «Консультация от 18 августа 2020 г.», после выписки из стационара медицинская карта подписывается лечащим врачом и заведующим отделением, а затем передаёться в архив учреждения.

Сроки и порядок передачи в архив

Сроки хранения в лечебном учреждении

По нормативам:

• Журнал приёма больных за текущий календарный год должен быть передан в медархив не позднее 1 апреля следующего года.
• Остальная медицинская и общая документация (журналы приёма, палатные журналы, картотеки) передаётся в архив в обработанном виде в течение трёх месяцев после окончания года, к которому относится документ.
• Если пациент не посещал поликлинику более трёх лет, его карта считается «неактивной» и подлежит передаче в архив (см. Порядок записи пациентов на медицинские услуги, 24 апреля 2020 г.).

Техническая обработка

Документы размещаються в архиве согласно рекомендациям:

1. На стеллажах или в шкафах в картонных коробках/обложках.
2. Каждая коробка снабжается уникальным идентификатором (номер, дата, тип документа);
3. Для электронных архивов используется система идентификации пациента и записи (ID пациента, ID записи), что ускоряет поиск.

Оцифровка

Современные решения (например, iGuana iDM) позволяют:

• Сгенерировать отчёт о всех историях болезни, требующих сканирования.
• Отметить статус «Обработка» в системе, чтобы избежать двойного ввода.
• Обеспечить быстрый доступ к цифровой копии даже после передачи оригинала в архив.

Практический алгоритм передачи записей о неявившихся пациентах

Правовые нюансы и согласования

Перевод медицинской карты в архив требует:

• Разрешения главного врача или его заместителя (см. Срок хранения истории болезни в архиве, 2019‑05‑02).
• Письменного запроса от заведующего отделением (форма N 4) при необходимости выдачи карты из архива.
• Соблюдения конфиденциальности: доступ к архиву имеют только уполномоченные лица, а при выдаче требуется подтверждение личности пациента (паспорт, заявление).

Электронный архив

Для электронных систем важны два идентификатора:

1. Идентификатор пациента – уникальный номер, позволяющий найти все его записи.
2. Идентификатор записи – номер конкретного документа (истории болезни, направления, заключения).

Эти идентификаторы указываются как в бумажной версии, так и в электронных письмах/сообщениях, что упрощает поиск и передачу данных.

Как избежать проблем с «забывчивыми» пациентами?

Согласно новостным сообщениям ТАСС (16 июня 2026 г.) и аналитическим материалам (23 апреля 2026 г.), в Москве более 40 пациентов пропускают запланированные приёмы. Чтобы минимизировать потери:

• Автоматические напоминания – SMS, e‑mail, push‑уведомления за 24 ч и за 1 час до приёма.
• Упрощённая отмена – возможность отменить запись через инфомат или мобильное приложение, чтобы врач мог быстро освободить время.
• Политика «двух пропусков» – после двух неявок пациент автоматически переводится в статус «неактивен» и его карта готовиться к архивированию.
• Контрольный лист – регистраторы фиксируют причины неявки (болезнь, переезд, отказ) и передают информацию врачу для принятия решения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли посмотреть архивные записи онлайн?

В большинстве региональных порталов (например, mos.ru) архивные записи недоступны для просмотра в личном кабинете. Для получения информации необходимо оформить письменный запрос в архив учреждения.

Сколько времени хранится карта пациента в архиве?

Согласно действующим нормативам, медицинская карта хранится в архиве минимум 10 лет после её передачи, а в случае особых случаев (исследования, судебные разбирательства) – до 20 лет.

Нужно ли получать согласие пациента на архивирование?

Согласие не требуется, если карта передаётся в архив в соответствии с установленными сроками и процедурами; Однако при выдаче карты из архива пациенту необходимо подписать заявление.

Как быстро найти нужную запись в архиве?

Для бумажных архивов используется система каталогов и индексов (номер коробки, листа, даты). В электронных системах поиск осуществляется по ID пациента и дате создания записи.

Передача медицинских карт пациентов, не пришедших на приём, в архив – это обязательный процесс, регулируемый законодательством и внутренними регламентами лечебного учреждения. Правильная организация этого процесса позволяет:

• Соблюсти сроки хранения и избежать штрафов.
• Сохранить важную медицинскую информацию для будущих обращений.
• Оптимизировать работу регистратур и врачей, освобождая ресурсы.
• Обеспечить конфиденциальность и доступность данных только уполномоченным лицам.

Для эффективного управления «неявившимися» пациентами рекомендуется внедрять автоматизированные напоминания, фиксировать причины неявки и применять политику «двух пропусков», после которой карта переводится в архив. Оцифровка архивных материалов и использование современных ИТ‑решений (iGuana iDM, электронные архивы) значительно ускоряют поиск и повышают надёжность хранения.

Соблюдая указанные правила, медицинские учреждения смогут обеспечить законность, эффективность и безопасность работы с архивными документами.