Первый государственный нотариальный офис Севастополя (далее – 1‑я Севастопольская ГНК) был открыт в 1945 году и функционировал до 2014 года․ За почти семь десятилетий в его стенах было оформлено более 300 тысяч нотариальных актов: договоры купли‑продажи, завещания, доверенности, наследственные дела и другие юридически значимые документы․ После реорганизации нотариальной системы все документы, находившиеся в хранении у конторы, были переданы в нотариальный архив в соответствии с Федеральным законом № 339‑ФЗ от  «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»․

Содержание архива 1‑й Севастопольской ГНК

В архиве хранятся документы, относящиеся к периоду 1945‑2014 гг․ Основные категории:

• Договоры о купле‑продаже недвижимости – более 70 000 актов․
• Завещания и наследственные дела – около 45 000 документов, включая открытые и закрытые завещания․
• Доверенности – более 120 000 экземпляров (общие, специальные, нотариальные доверенности на сделки с недвижимостью)․
• Свидетельства о праве собственности и выписки из реестра – 30 000+ записей․
• Судебные и исполнительные документы, выданные в рамках нотариального сопровождения․

Все документы находятся на бумажном носителе, так как в период их создания не было предусмотрено электронное хранение․ Это создает определённые трудности при поиске, однако архивные сотрудники используют систематизированные реестры и каталоги, позволяющие находить нужные акты в течение 5‑30 рабочих дней․

Правовая база и порядок доступа к архиву

Основные нормативные акты

1. Федеральный закон № 339‑ФЗ от  «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» – передача нотариальных документов в архив палаты․
2. Федеральный закон № 152‑ФЗ от  «О персональных данных» – регулирование обработки ПДн при выдаче архивных копий․
3. Федеральный закон № 156‑ФЗ от  «О создании многофункционального сервиса обмена информацией» – требования к отдельному согласию на обработку ПДн․
4. Основы нотариальной деятельности (Основы) – статьи 35, 52, 77, 191 ГК РФ, определяющие права палаты выдавать копии и справки․

Кто имеет право запрашивать документы?

Согласно статье 5 и 52 Основ, запросы могут подавать:

• Физические лица – собственники недвижимости, наследники, лица, участвовавшие в сделке․
• Юридические лица – организации, имеющие интерес к документам (например, банки, суды)․
• Суд, прокуратура, органы следствия – в рамках судебного или уголовного производства․
• Нотариусы – при необходимости подтверждения ранее совершённых действий․
• Органы государственной регистрации и муниципальные службы – при проведении кадастровых и реестровых работ․

Какие документы необходимо предоставить?

Для получения архивной справки или копии требуется комплект документов:

• Копия паспорта (или другого удостоверяющего личность документа)․
• Нотариально удостоверенная доверенность (если запрос подаёт представитель)․
• ИНН (для юридических лиц) и документ, подтверждающий полномочия представителя․
• Документ, подтверждающий родственную связь (при запросе завещания)․
• Согласие на обработку персональных данных – отдельный бланк, подписанный усиленной электронной подписью (при электронном запросе)․

Процедура получения архивных сведений

Шаг 1․ Подготовка запроса

Запрос оформляется в одной из форм:

• Бланк «Запрос физического лица» – печатная форма, заполняется вручную․
• Бланк «Запрос юридического лица» – форма с полями для ИНН и реквизитов организации․
• Электронный запрос – отправляется в нотариальный архив через официальный сайт, подписан усиленной электронной подписью․

Шаг 2․ Подача документов

Документы можно передать:

• Лично в офис Нотариальной палаты Запорожской области (по телефону 7 (990) -79‑40‑83 – предварительная консультация)․
• По почте заказным письмом с оригиналами (при личном получении оригиналы возвращаются)․
• Электронно – сканы документов, подписанные ЭП, через защищённый портал․

Шаг 3․ Оплата услуги

Оплата производится безналичным способом․ Тарифы (действуют с ) приведены в таблице ниже․

Шаг 4․ Получение результата

Срок выдачи:

• Стандартный – до 5 рабочих дней после подтверждения оплаты․
• Сложные запросы (неполные данные, необходимость поиска в больших делах) – до 30 календарных дней по решению уполномоченного лица․

Документы выдаются лично заявителю или уполномоченному представителю (при предъявлении оригиналов удостоверяющих личность документов)․

Что не выдаётся из архива?

• Документы в неудовлетворительном физическом состоянии․
• Документы, не прошедшие техническое оформление и описание;
• Копии секретных завещаний (выдача запрещена)․
• Документы, если у заявителя отсутствуют подтверждающие полномочия бумаги․

Особенности работы с архивом 1‑й Севастопольской ГНК

В связи с тем, что все материалы находятся только в бумажном виде, архивные сотрудники используют:

• Картотечные системы с указанием реестрового номера, даты и темы документа․
• Ручной поиск в физических делах, что может увеличить срок рассмотрения запроса․
• Регулярные мероприятия по оцифровке, запланированные на 2027 год, но пока находятся в стадии пилотного проекта․

Контактные данные и часы работы

Нотариальная палата Запорожской области

• Телефон: 7 (990) -79‑40‑83
• Электронная почта: info@notariat-zp․ru
• Адрес: ул․ Пушкина, 12, г․ Запорожье, 69000
• Часы работы: понедельник‑пятница, 09:00‑18:00 (без перерыва на обед)․

Архив первой нотариальной государственной Севастопольской конторы – ценный источник исторической и юридической информации о более чем полувековой деятельности нотариата в Севастополе․ Благодаря чётко установленным правовым механизмам, современным тарифам и профессиональному персоналу, любой заинтересованный гражданин или организация могут получить необходимые сведения, соблюдая требования законодательства о персональных данных и нотариальном праве․

При возникновении вопросов рекомендуется предварительно связатся с архивом по телефону 7 (990) -79‑40‑83 или воспользоваться онлайн‑формой запроса на официальном сайте палаты․