Запросы граждан и юридических лиц к архивам организаций – обычная практика. Иногда запрашиваемая информация действительно отсутствует в архивном фонде. В таком случае организация обязана оформить письмо‑ответ в установленном порядке, указав причины отсутствия документов.
Ниже подробно рассмотрены правовые основы, порядок регистрации запроса, сроки, содержание ответа и готовый шаблон письма.
Правовое регулирование
- Приказ Минкультуры России № 526 от г. – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ». Пункт 5.11 регламентирует ответы на запросы.
- Федеральный закон № 59‑ФЗ «Об архивных документах» и закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» – определяют форму и требования к документам‑ответам.
- Муниципальные регламенты (например, постановление администрации Мучкапского района от г. № 323) содержат Приложение 8 – форму ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых документов.
Основные требования к ответу
- Регистрация запроса. Каждый запрос фиксируется в отдельном журнале учёта запросов (это переходящее дело, хранящееся в архиве).
- Срок исполнения. По правилам – 30 календарных дней со дня регистрации. При согласовании с руководством срок может быть продлён, но об этом необходимо известить заявителя.
- Форма ответа.
- Если документы найдены – оформляется архивная справка, выписка или копия (с заверением).
- Если документов нет – письмо‑ответ на бланке организации с указанием причин отсутствия.
- Подпись и печать. Ответ подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью. На письме указывается ответственный архивист (ФИО, телефон, e‑mail).
- Проверка иных источников. Перед тем как заявить об отсутствии, проверяют:
- структурные подразделения (кадры, бухгалтерия, филиалы);
- фонды предшествующих организаций, переданные в государственные/муниципальные архивы.
Пошаговый алгоритм работы с запросом
| Этап | Действия | Ответственный |
|---|---|---|
| Приём запроса | Регистрация в журнале запросов; присвоение регистрационного номера. | Сотрудник приёмного отдела/архивист |
| Поиск информации | Проверка архивных фондов, реестров, а также подразделений‑источников. | Архивный сотрудник + специалисты подразделений |
| Оценка результата | Если документы найдены – подготовка справки/выписки. Если нет – подготовка письма‑ответа. | Главный архивист |
| Согласование | Согласование текста ответа с руководством (директор, главный бухгалтер). | Руководитель организации |
| Подписание и печать | Подпись руководителя, печать, отметка ответственного архивиста. | Руководитель + архивист |
| Отправка | Отправка письма заказчику (почтой, курьером, электронной почтой). При электронном способе – копия с подписью руководителя. | Секретарь/делопроизводитель |
| Закрытие дела | Фиксация факта исполнения в журнале запросов, хранение письма как переходящего дела. | Архивист |
Содержание письма‑ответа об отсутствии сведений
В письме необходимо отразить следующие пункты (см. Приложение 8 к постановлению Мучкапского района):
- Наименование и реквизиты организации (бланк, логотип, ИНН, ОГРН).
- Регистрационный номер запроса и дата его получения.
- Точное формулирование запрашиваемых сведений (что именно искал заявитель).
- Указание, что в архивном фонде отсутствуют документы, соответствующие запросу.
- Перечень проверенных источников (подразделения, фонды предшествующих организаций) и вывод о невозможности предоставить сведения.
- Ссылка на нормативный акт, регулирующий срок и форму ответа (п. 5.11 Приказа Минкультуры № 526).
- Контактные данные ответственного архивиста (телефон, e‑mail).
- Подпись руководителя и печать.
Пример шаблона письма‑ответа
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1
Тел.: (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@primer.ru
Исходящий № ___ от «__» __________ 2026 г.
Заявителю:
Ф.И.О. _________________________________
Адрес: ___________________________________
Тел.: ___________________________________
e‑mail: __________________________________
Тема: Ответ на запрос № ______ от «__» __________ 2026 г. о предоставлении сведений из архивного фонда
Уважаемый(ая) _______________________!
В ответ на ваш запрос № ______ от «__» __________ 2026 г., в котором вы просите предоставить сведения о ______________________________ (указать предмет запроса), сообщаем следующее:
По результатам проверки архивного фонда нашей организации, а также подразделений‑источников (кадровый отдел, бухгалтерия, филиалы) в архиве не обнаружено документов, подтверждающих указанные сведения.
Данные выводы сделаны в соответствии с Пунктом 5.11 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (Приказ Минкультуры России № 526 от ), согласно которым при отсутствии запрашиваемых документов составляется ответ на бланке организации.
При необходимости вы можете уточнить запрос, указав дополнительные параметры (период, вид документа и т.п.), либо обратиться в государственный (муниципальный) архив, где могут храниться документы предшествующей организации‑предшественника.
Если у вас возникнут вопросы, просим обращаться к ответственному архивисту:
Ф.И;О. ______________________, телефон: ____________, e‑mail: ____________.
С уважением,
_____________________________
Иванов И.И.
Директор ООО «Пример»
(подпись)
Печать
Практические рекомендации
- Сохраняйте копию письма в архиве. Письмо‑ответ считается переходящим делом и должно храниться в течение установленного срока (обычно 5 лет).
- Указывайте точные даты. В письме обязательно фиксируйте дату получения запроса и дату отправки ответа.
- Не используйте юридический жаргон. Формулировки должны быть понятны заявителю.
- Проверяйте наличие аналогичных запросов. Если аналогичный запрос уже рассматривался, можно сослаться на предыдущий ответ.
- Электронный вариант. При отправке по e‑mail рекомендуется приложить скан письма с подписью руководителя; электронную подпись ставить необязательно, если иное не предусмотрено договором.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли отправлять бумажный ответ, если запрос пришёл по электронной почте?
Да. По закону 59‑ФЗ ответ должен быть оформлен в письменной форме. Электронный вариант допускается только при согласии заявителя и наличии у организации средств электронной подписи.
Можно ли продлить срок ответа более 30 дней?
Продление возможно только с письменного согласия заявителя и при наличии уважительных причин (например, необходимость обращения в другие архивы). О продлении следует уведомить заявителя.
Что делать, если в архиве обнаружены лишь частичные сведения?
В таком случае оформляется частичный ответ: указываются найденные документы и отмечается, какие сведения отсутствуют. При необходимости предлагается уточнить запрос.
Нужно ли указывать в ответе нормативный акт?
Да. Указание нормативного акта (п. 5.11 Приказа Минкультуры № 526) подтверждает законность вашего действия и повышает доверие заявителя.
Ответ на запрос об отсутствии сведений в архиве – обязательный документ, который подтверждает соблюдение прав заявителя и требований законодательства. Правильное оформление письма, своевременная регистрация и чёткое указание причин отсутствия документов позволяют избежать конфликтных ситуаций и штрафных санкций.
Следуя изложенному алгоритму и используя готовый шаблон, вы сможете быстро и корректно отвечать на подобные запросы, поддерживая высокий уровень делопроизводства в вашей организации.
Дата публикации: 05:32:08