Городские архивы хранят уникальные документы: метрические книги‚ акты‚ фотографии‚ карты и многое другое.
Если вам нужны сведения о предках‚ подтверждение прав собственности‚ исторические данные о районе или любые
другие архивные материалы‚ необходимо направить в архив письмо‑запрос. В этой статье мы подробно разберём‚
что должно быть указано в таком письме‚ какие документы следует приложить‚ куда и как его отправить‚ а также
приведём готовый образец.

Когда нужен запрос в городской архив?

• Поиск сведений о предках (рождения‚ браки‚ смерти) в метрических книгах.
• Получение выписок из земельных реестров‚ кадастровых карт‚ архивных справок.
• Исследование истории города‚ района‚ улицы.
• Подтверждение права собственности‚ наследования‚ юридических фактов.
• Подготовка материалов для научных и публицистических работ.

Правовые основы обращения

Запросы граждан регулируются Федеральным законом «Об архивных документах» и региональными нормативными
актами (например‚ типовым формой административного регламента‚ Приложением 7 к типовой форме);
Согласно закону‚ архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней‚ если документ не относится
к категории‚ требующей более длительного срока (например‚ документы‚ срок доступа к которым превышает 75 лет).

Куда направлять письмо‑запрос

В каждом городе есть Городской архив (или отдел архивов в администрации).
Контактные данные обычно указаны на официальном сайте муниципалитета:

1. Почтовый адрес (для бумажных писем).
2. Электронный адрес (для e‑mail‑запросов) и/или онлайн‑форма на сайте.
3. Телефон приёмной – полезен для уточнения требований к документам.

Структура письма‑запроса

Запрос может быть оформлен в произвольной форме‚ однако рекомендуется придерживаться следующего шаблона‚
чтобы ускорить обработку:

1. Шапка письма – название архива‚ ФИО и должность получателя (например‚ «Директору Городского архива»).
2. Ваши реквизиты – ФИО‚ адрес постоянного места жительства‚ телефон‚ e‑mail.
3. Тема письма – «Запрос о выдаче архивной справки/выписки».
4. Содержание запроса:
   • Краткое описание интересующего документа (название‚ период‚ регистр‚ номер тома‚ листа).
   • Цель запроса (генеалогическое исследование‚ юридическое подтверждение и т.п.).
   • Указание формы получения результата (информационное письмо‚ копия‚ выписка‚ электронный файл).
5. Перечень приложений – копии документов‚ подтверждающих право на доступ (паспорт‚ свидетельство о рождении‚ доверенность‚ если запрос от лица‑представителя).
6. Подпись и дата.

Образец письма‑запроса (бумажный вариант)

Городской архив № 1
ул. Советская‚ 12
г. Иваново‚ 153000

От: Иванова Марии Петровны
проживающей по адресу: ул. Лесная‚ д. 5‚ кв. 12‚
г. Иваново‚ 153001
Тел.: +7 (123) -56‑78‑90
E‑mail: marii.ivanova@email.ru

«12» июля 2026 г.

Директору Городского архива
Иванову Сергею Николаевичу


Тема: Запрос о выдаче архивной справки по метрическим книгам 1905‑1910 гг.

Уважаемый Сергей Николаевич!
В рамках генеалогического исследования прошу предоставить сведения о рождении‚ браке и смерти
предка – Иванова Николая Петровича (род. 12 марта 1885 г.‚ с. Кузнецово‚ Ивановская уездная
губерния). Интересуют следующие документы:

Метрическая книга № 3 за 1905‑1910 гг. (раздел «Роды»‚ листы 45‑78);
Выписка из реестра крестьян 1912 г. (если имеется).

Прошу оформить ответ в виде архивной справки и направить её на мой почтовый адрес‚
указанный выше. При необходимости готов предоставить копии паспорта и свидетельства о рождении‚
подтверждающие родство.

Приложения:

 
Копия паспорта (стр. 1‑2).
 
Копия свидетельства о рождении предка.


С уважением‚
____________________
Иванова М. П;

Электронный запрос

Большинство архивов принимают запросы через электронную почту или онлайн‑форму. При электронном обращении:

• Укажите в теме письма «Запрос в архив – ФИО – № запроса (если известен)».
• Текст письма может полностью повторять бумажный образец.
• Копии документов прикрепляйте в формате PDF‚ JPG‚ PNG. Размер файлов обычно ограничен 5 МБ.
• Сохраните копию отправленного письма – это будет подтверждением подачи запроса.

Какие документы нужно приложить?

Для получения доступа к архивным материалам‚ особенно если они относятся к не публичному периоду (меньше 75 лет)‚ требуется подтверждение вашего права:

• Паспорт (копия первой страницы).
• Свидетельство о рождении (если запрос касается ваших предков).
• Документ‚ подтверждающий родство (свидетельство о браке‚ свидетельство о смерти).
• Доверенность (если запрос подаёт представитель).
• Судебное решение или иной документ‚ если доступ ограничен законом.

Сроки рассмотрения и получения ответа

Согласно нормативным актам‚ архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней.
Если запрос требует более длительного поиска (например‚ поиск в микрофильмах)‚ архив обязан
сообщить о предполагаемых сроках. В случае отказа в выдаче документов архив обязан предоставить
письменное объяснение причин отказа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию документа бесплатно?

В большинстве регионов копирование архивных материалов платно (стоимость зависит от объёма и формата).
Однако справки и выписки часто выдаются бесплатно.

Что делать‚ если архив не отвечает в установленный срок?

Направьте повторный запрос с указанием даты первого обращения. При отсутствии ответа в течение
30 дней после повторного запроса можно подать жалобу в уполномоченный орган (прокуратуру‚
Департамент культуры).

Можно ли получить документы в электронном виде?

Да‚ если архив имеет техническую возможность сканировать и отправлять файлы по e‑mail или через
портал «Госуслуги». Укажите желаемый формат в запросе.

Нужна ли нотариальная заверка копий документов?

Обычно нет‚ достаточно простых копий. Нотариальная заверка требуется только в случаях‚
когда закон явно требует подтверждения подлинности (например‚ при судебных разбирательствах).

Полезные ссылки

• Государственный архив РФ – официальный портал
• Генеалогический портал России (ГАКО)
• Росреестр – справка о земельных участках
• Образцы заявлений и бланки архивов

---

следуйте рекомендациям: чётко указывайте цель‚ период и номер документа‚ приложите необходимые
удостоверяющие документы‚ выберите удобную форму получения результата и отправьте запрос в
соответствующий адрес (почтовый или электронный). При правильном оформлении ваш запрос будет
рассмотрен в установленный срок‚ а нужные архивные сведения окажутся в ваших руках.