План‑график передачи дел в архив – это документ, фиксирующий сроки, ответственных лица и порядок сдачи дел из подразделений организации в архив. Он обязателен в соответствии с правилами N 77 (п. 73) и служит гарантией того, что все документы, подлежащие хранению, будут переданы своевременно и в надлежащем виде.

Зачем нужен план‑график?

• Контроль сроков. Позволяет избежать просрочек, которые могут привести к штрафам и утрате доказательной силы документов.
• Упорядочивание работы подразделений. Каждый отдел знает, к какому числу необходимо подготовить дела к передаче.
• Соответствие нормативным требованиям. График утверждается руководителем организации и фиксируется в документации, что требуется при проверках органов контроля.
• Оптимизация нагрузки на архивный персонал. Планирование прием‑передачи упрощает распределение ресурсов архива.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие процесс:

1. Правила N 77 «Об организации архивного дела в государственных и муниципальных учреждениях» (п. 73, п. 84).
2. Инструкция по ведению дел в судах (пункт 38.14, 44.16) – пример из судебной практики.
3. Методические рекомендации к Правилам архивного дела (раздел о прием‑передаче дел).
4. Региональные нормативные акты (например, постановления органов местного самоуправления).

Структура типового плана‑графика

Ниже – примерный шаблон, который можно скачать в Word/PDF (см. delo‑press.ru).

№ п/п	Наименование структурного подразделения	Дата передачи дел в архив	Ответственный исполнитель	Примечания
1	Отдел кадров	Иванов И.И.	Дела постоянного хранения
2	Бухгалтерия	Петров П.П.	Дела временного (10 лет) хранения
3	Юридический отдел	Сидорова С.С.	Дела, подлежащие передаче в архив после 3‑х лет

Этапы подготовки и передачи дел

Алгоритм, рекомендованный edsh.by:

1. Определение номенклатуры дел. Выделяются категории: постоянное хранение, временное (до 10 лет), временное (свыше 10 лет).
2. Составление реестра дел. Для каждого подразделения формируется опись с указанием номера, названия, даты создания и срока хранения.
3. Проверка комплектности. Убедитесь, что в каждом деле присутствуют все обязательные документы (приказы, акты, корреспонденция).
4. Подготовка к передаче. Оформление сопроводительных актов (акт приема‑передачи), подписи ответственных лиц обеих сторон.
5. Физическая передача. Работник архива принимает дела в присутствии представителя подразделения, фиксирует количество и отсутствие дел.
6. Регистрация в архиве. Внесение данных в реестр архива, присвоение архивных номеров.
7. Отчетность. Составление отчета о выполнении графика и его подача руководителю организации.

Ответственные лица и их функции

• Руководитель организации. Утверждает план‑график, подписывает акты приема‑передачи.
• Начальники подразделений. Обеспечивают подготовку дел к установленным срокам, назначают ответственных исполнителей.
• Ответственный за архив (архивариус). Принимает дела, проверяет их соответствие требованиям, ведет реестр.
• Контролер (служба внутреннего контроля). Проводит проверку соблюдения графика и фиксирует отклонения.

Практические рекомендации

• Согласуйте график заранее. Утверждение должно происходить не позднее чем за 1‑2 месяца до начала передачи.
• Используйте электронные формы. Современные сервисы (например, «Моё дело») позволяют автоматически генерировать реестры и акты, а также отправлять их в ФНС/Росстат.
• Проводите предварительные проверки. За 1‑2 недели до даты передачи проведите «пробный» осмотр дел, чтобы устранить недочёты.
• Фиксируйте все подписи. В акте указывайте подписи, расшифровки и даты обеих сторон – это обязательный пункт п. 84 Методических рекомендаций.
• Храните копии актов. Оригиналы передаются в архив, а копии – в подразделение, откуда они были отправлены.
• Обучайте персонал. Периодически проводите инструктажи по правилам оформления дел и заполнения реестров.

Пример заполнения акта приема‑передачи

Ниже – типовой образец (можно скачать в Word на moedelo.org).

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ
г. Москва "__" __________ 2027 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
______________________ (должность, ФИО) – представитель архива,
______________________ (должность, ФИО) – представитель подразделения,
составили настоящий акт о приеме‑передаче дел:

№ п/п | Наименование дел | Кол-во дел (цифра) | Кол-во дел (прописью) | Отсутствуют (№) | Подпись
----- | ---------------- | ----------------- | --------------------- | --------------- | -------
1 | Дела кадрового отдела | 12 | двенадцать | – | __________
2 | Дела бухгалтерии | 8 | восемь | 2 (№ 3, 7) | __________

Дата приема‑передачи: "__" __________ 2027 г.

Подписи:
_____________________/И.И. Иванов
_____________________/П.П. Петров

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто нужно обновлять график?

График составляется ежегодно, но при изменении нормативных сроков или реорганизации подразделений – немедленно.

Можно ли передавать дела частично?

Да, если это предусмотрено в графике (например, часть дел передаётся в феврале, а остальное – в марте). В акте указываются конкретные номера передаваемых дел.

Что делать, если в деле обнаружены недостающие документы?

Документ считается неполным, его необходимо дополнить в подразделении и только после этого включать в акт передачи.

Кому направлять копию акта?

Копию акта сохраняют в подразделении, в архиве и в службе внутреннего контроля.

План‑график на передачу дел в архив – ключевой элемент системы документооборота любой организации. Его правильное составление и соблюдение позволяют:

• Соблюсти законодательные сроки хранения;
• Снизить риск потери или порчи документов;
• Обеспечить прозрачность и контроль над процессом передачи;
• Упростить работу как подразделений, так и архивного персонала.

Скачайте готовый шаблон, адаптируйте под свои нужды и внедрите процесс уже в текущем году – это инвестиция в надёжность и юридическую чистоту вашего делопроизводства.

---

Дата актуализации: . Источники: delo‑press.ru, consultant.ru, moedelo.org, edsh.by.