Передача документов на архивное хранение — это обязательная процедура для любой организации, которая ведет делопроизводство. Хаотичная сдача дел приводит к потере информации, штрафам при проверках и невозможности быстро найти нужный документ. Основным инструментом упорядочивания этого процесса является план-график передачи дел в архив.

Ниже представлена подробная статья, основанная на актуальных нормативных требованиях и практике делопроизводства (данные на ), которая поможет грамотно организовать этот процесс.

Нормативная база и суть документа

Согласно правилам делопроизводства (в частности, п. 4.33 Типовых инструкций/Правил), передача дел в архив организации осуществляется по графику, который:

• Согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы;
• Утверждается руководителем организации (государственного органа, органа местного самоуправления) или уполномоченным им лицом.

Важно: График составляется в свободной форме, так как единый строгий бланк (форма) на федеральном уровне не установлен. Однако он должен содержать все обязательные реквизиты, обеспечивающие контроль за сроками и составом сдаваемых дел.

Этапы подготовки к составлению графика

Прежде чем рисовать таблицу с датами, архивист (или ответственный за архив сотрудник) должен выполнить подготовительную работу. Процесс передачи документов в архив происходит в несколько последовательных этапов:

1. Экспертиза и отбор документов. Определение ценности документов, назначение сроков хранения (постоянный, долговременный — свыше 10 лет, временный — до 10 лет) на основании Номенклатуры дел.
2. Подготовка и оформление дел. Сшивка, пронумеровка листов, оформление титульных листов, заполнение внутренних описей.
3. Составление описей (сдаточных). Это основной сопроводительный документ при передаче.
4. Прямая передача в архив. Приемка дел по описям/номенклатурам с подписанием актов приема-передачи.

Ключевой момент: График планируется именно на этап передачи (этап 4), но готов он должен быть заранее, чтобы подразделения успели выполнить этапы 1–3.

Алгоритм составления плана-графика

Шаг 1: Анализ Номенклатуры дел

Возьмите актуальную Номенклатуру дел организации на текущий год. Выпишите все дела, по которым истек срок хранения в текущем подразделении (обычно это дела, закрытые в прошлом году или ранее, срок хранения которых в рабочем архиве/подразделении истек).

Шаг 2: Категоризация дел по способу передачи

Разделите список дел на две группы, так как для них используются разные сопроводительные документы:

• Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу. Передаются по сдаточным описям (форма № 1-Арх или аналогичная внутренняя).
• Дела временного хранения (до 10 лет включительно). Передаются по номенклатурам дел (как приложение к акту приема-передачи).

Шаг 3: Определение сроков и дедлайнов

Согласуйте с руководителями структурных подразделений реалистичные даты:

• Срок завершения оформления дел в подразделении.
• Срок передачи готовых дел в архив.
• Срок приемки дел архивистом.

Обычно график составляется на календарный год (например, «План-график передачи дел в архив на 2027 год»).

Шаг 4: Заполнение таблицы графика (рекомендуемые колонки)

Поскольку формы нет, рекомендуется использовать таблицу со следующими столбцами:

Процедура согласования и утверждения

Готовый проект графика не вступает в силу сразу. Необходимо пройти двухступенчатую процедуру:

Согласование с руководителями структурных подразделений

Архивист направляет проект графика начальникам отделов/служб. Они проверяют:

• Реальность сроков подготовки дел (нет ли перегрузок в отчетные периоды).
• Полноту списка дел (не забыто ли что-то).
• Наличие ответственных исполнителей в подразделении.

Согласование фиксируется подписями руководителей подразделений на экземпляре графика или в служебной записке.

Утверждение руководителем организации

После сбора всех подписей согласования график подается на подпись генеральному директору / руководителю организации (или уполномоченному заместителю).

Реквизит утверждения: На лицевой стороне графика (или на отдельном листе-сопроводителе) ставится виза: «УТВЕРЖДАЮ / Директор ООО «Ромашка» / И.И. Иванов / ».

Особенности заполнения сопроводительных документов (для графика)

В графике нужно четко указывать, каким документом будет оформлена передача, чтобы избежать путаницы при приемке:

Для дел длительного хранения (Сдаточная опись)

• Заполняется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — в подразделении с отметкой архива о приемке).
• Содержит: наименование организации, фонда, дату составления, таблицу с перечнем дел (индекс, заглавие, даты, кол-во листов, срок хранения).
• Подписывается архивистом и ответственным лицом подразделения.

Для дел временного хранения (Номенклатура дел)

• В качестве сдаточного документа используется сама Номенклатура дел (или ее выписка) на текущий год с отметками о передаче.
• Оформляется Акт приема-передачи дел временного хранения (в свободной форме), к которому приложена выписка из номенклатуры.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: График составлен «на отчет», но подразделения о нем не знают.
  Решение: Обязательное личное согласование с каждым начальником отдела, разъяснение ответственности за сроки.
• Ошибка: В графике не разделены дела по типу сопроводительного документа (опись/номенклатура).
  Решение: Добавить колонку «Тип документа» (см. таблицу выше).
• Ошибка: Передача дел без экспертизы ценности (сдача всего подряд).
  Решение: В графике зафиксировать отдельный этап/дедлайн «Завершение экспертизы/отбора» за 2–3 недели до даты передачи.
• Ошибка: График утвержден поздно (например, в марте текущего года).
  Решение: Утверждать график на следующий год в декабре текущего года.
• Ошибка: Отсутствие графа «Фактическая дата передачи».
  Решение: График — это инструмент контроля. Архивист должен отмечать фактические даты и сообщать руководству о срывах.

Пример оформления «Шапки» графика (текстовый шаблон)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО "Вектор"
_________________ /Петров П.П./
«___» _____________ 202_ г.

СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела кадров
_________________ /Сидорова А.В./
«___» _____________ 202_ г.

Начальник бухгалтерии
_________________ /Козлов С.К./
«___» _____________ 202_ г.

ПЛАН-ГРАФИК
передачи дел в архив ООО "Вектор" на 2027 год

Составил: Архивист /Смирнова Е.Е./ Тел. 123-45-67
Дата составления: г.

[Далее следует таблица, описанная в разделе 3.4]

Контроль исполнения графика

Утвержденный график — это закон для подразделений. Контроль за исполнением возлагается на:

1. Архивиста: Еженедельно сверяет факт готовности дел с плановыми датами, направляет напоминания (служебные записки) за 3–5 дней до дедлайна.
2. Руководителю организации (или курирующему вице-директору): Ежемесячно/ежеквартально получает отчет об исполнении графика (сводная таблица с фактическими датами).

По итогам года на основании графика составляется Отчет о передаче дел в архив, который прикладывается к отчету о состоянии делопроизводства.

План-график передачи дел в архив — это не просто формальность для инспекторов, а главный управленческий инструмент архивиста. Грамотно составленный, согласованный вовремя и реальный по срокам график позволяет:

• Избежать накопления «авральной» сдачи дел в конце года.
• Обеспечить качественную подготовку дел (экспертизу, оформление, описи).
• Сохранить правовую значимость документов и доступность информации.

Главное правило: Начинайте подготовку графика на следующий год не позднее ноября-текущего года, согласовывайте лично с каждым руководителем подразделения и обязательно фиксируйте фактические даты исполнения;

Статья подготовлена на основе актуальной информации по архивному делу и делопроизводству (данные на ). Рекомендуется сверяться с локальными нормативными актами вашей организации (Инструкцией по делопроизводству, Номенклатурой дел).