План‑график передачи дел в архив – это документ, фиксирующий сроки и порядок сдачи завершённых дел (постоянного, временного и личного) из подразделений организации в архив․ Его разработка регулируется федеральными нормативными актами (ФЗ «Об архивном деле», Приказ Минкультуры РФ № 303, локальные инструкции) и позволяет обеспечить законность, системность и экономию ресурсов при архивировании․

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле»․
• Приказ Минкультуры России от № 303 «Об утверждении Порядка формирования, подготовки и передачи дел в архив»․
• Локальные нормативные акты организации (приказ руководителя, инструкция по делопроизводству, договор с архивным учреждением)․
• КонсультантПлюс, «График передачи дел в архив» – образцы форм и шаблонов․

Цели и задачи плана‑графика

Главные цели составления графика:

1. Обеспечение своевременной сдачи дел, подлежащих архивному хранению․
2. Снижение риска потери или порчи документов․
3. Контроль за выполнением требований по срокам (не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения календарного года)․
4. Оптимизация расходов (госпошлина, транспорт, услуги архивного учреждения)․
5. Упрощение взаимодействия между структурными подразделениями и архивом․

Этапы разработки плана‑графика

Процесс создания графика обычно включает семь последовательных шагов:

1. Анализ текущего состояния дел․ Выявляются все завершённые дела, их тип (постоянное, временное, личное) и сроки их формирования․
2. Экспертиза ценности документов․ Специалисты архивного отдела определяют, какие дела подлежат передаче в архив, а какие могут быть уничтожены․
3. Формирование перечня дел․ Составляется список дел с указанием их номера, названия, объёма (кол‑во листов/томов) и ответственного подразделения․
4. Согласование графика․ Проект передаётся руководителям подразделений, архивному учреждению и, при необходимости, в юридический отдел для проверки договорных условий․
5. Утверждение руководителем организации․ После согласования график подписывается уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер, глава службы ДОУ)․
6. Исполнение․ Подразделения подготавливают дела, оформляют описи, заключают договор с архивом, оплачивают госпошлину и передают документы согласно графику․
7. Контроль и корректировка․ Архивный отдел ведёт журнал приёма‑передачи, фиксирует отклонения и вносит поправки в план на следующий год․

Содержание графика передачи дел

В графике обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (по образцу, согласованному с архивом):

Порядок оформления и передачи дел в архив

Договор с архивным учреждением

Перед началом передачи необходимо заключить договор, в котором фиксируются:

• Объём передаваемых дел;
• Сроки и порядок приёма‑передачи;
• Размер госпошлины за каждое учтённое в описи дело;
• Ответственность сторон за сохранность документов․

Подготовка дел

1. Отбор документов, соответствующих критериям (завершённые, более 10 лет, личные)․
2. Составление описи (в двух экземплярах) – перечень всех документов с указанием количества листов/томов․
3. Оформление обложек и переплётных материалов в соответствии с требованиями архива․
4. Подготовка акта приёма‑передачи (два экземпляра – один остаётся у организации, второй передаётся архиву)․

Оплата госпошлины

Госпошлина уплачивается за каждое дело, включённое в опись․ Размер пошлины определяется тарифами, установленными Министерством культуры РФ․ К оплате прилагаются копии платёжных документов к акту приёма‑передачи;

Сдача дел в архив

Документы передаются в архив в сроки, указанные в графике (обычно с конца весны по начало осени)․ Приём в архив фиксируется подписью ответственного архивного специалиста в акте․

Сроки и периодичность передачи

• Документы, подлежащие постоянному хранению, передаются не ранее 1 года и не позднее 3 лет после окончания календарного года их формирования․
• Временные дела (свыше 10 лет) могут храниться в подразделении до 2 лет после окончания года их создания, после чего подлежат передаче․
• График составляется в начале каждого календарного года и утверждается руководителем организации․
• Контроль выполнения графика осуществляется ежегодно, а при отклонениях вносятся корректировки․

Пример графика передачи дел (2026 г․)

Рекомендации и типичные ошибки

• Не откладывайте подготовку дел․ Сбор и оформление документов лучше начинать за 3‑4 месяца до плановой даты сдачи․
• Соблюдайте форму описи․ Любые отклонения от утверждённого шаблона могут привести к возврату дел в подразделение․
• Контролируйте оплату госпошлины․ Отсутствие подтверждения оплаты часто приводит к отказу архива принять дело․
• Согласовывайте график заранее․ Утверждение должно проходить не менее чем за 30 дней до начала передачи․
• Ведите журнал контроля․ Записывайте даты фактической сдачи, подписи получившего архивиста и замечания – это упростит последующий аудит․
• Не забывайте о конфиденциальных данных․ При передаче личных дел необходимо обеспечить их маркировку как «конфиденциальные» и соблюсти требования ФЗ‑152․

План‑график передачи дел в архив – ключевой инструмент системного управления документами, позволяющий соблюдать законодательные сроки, экономить ресурсы и гарантировать сохранность важнейших материалов организации․ При правильном подходе к его разработке, согласованию и исполнению процесс архивирования становится предсказуемым, прозрачным и контролируемым․

Если у вас возникли вопросы по составлению графика или оформлению актов приёма‑передачи, рекомендуется обратиться к службе документооборота вашей организации или к специалисту архивного учреждения․