Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно составлять и реализовывать план‑график передачи дел в архив, какие нормативные акты регулируют процесс, какие документы необходимо подготовить и какие сроки следует соблюдать.
Нормативно‑правовая база
Составление и исполнение графика передачи дел в архив регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 300-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
- Приказ Минкультуры России № 123 от «Об утверждении Положения о порядке формирования, подготовки и передачи дел в архив» (в частности пункты 2.6.9‑2.6.10, 3.1);
- Приказ Минобрнауки России № 15‑м от «Об организации документооборота в образовательных организациях» (раздел «График сдачи документов в архив»);
- Методические рекомендации государственных архивов (пример – «Инструкция по хранению и передаче документов в архив»).
Что такое план‑график передачи дел?
План‑график – это плановый документ, фиксирующий сроки и порядок сдачи дел (делопроизводственных файлов) в архивное хранение на предстоящий календарный год. Он разрабатывается в начале года, согласуется с руководителем делопроизводственной службы и утверждается руководителем организации.
2.1 Основные задачи графика
- Обеспечение своевременного освобождения места в подразделениях;
- Соблюдение требований по срокам архивного хранения (постоянное, временное, ценностное);
- Контроль за полнотой и правильностью оформления дел перед передачой;
- Упрощение работы архивных комиссий и экспертов.
Этапы разработки графика
- Подготовительный этап (январь‑февраль)
- Сбор сведений о всех делах, находящихся в подразделении (реестр дел, их статус, сроки хранения);
- Проведение экспертизы ценности документов (определение категории: постоянное, временное, уничтожаемое);
- Определение количества томов в каждом деле (по пункту 2.6.10: номер тома указывается только при наличии более одного тома, в скобках указывается общее количество томов).
- Составление графика (март)
- Определение оптимального периода сдачи дел (обычно «с конца весны по начало осени»);
- Назначение ответственных лиц за подготовку и передачу каждого дела;
- Формирование таблицы с указанием: номер дела, индекс по номенклатуре, номер тома, год формирования, дата сдачи, ответственный, статус подготовки.
- Согласование и утверждение (апрель)
- Согласование графика с начальником делопроизводственной службы и, при необходимости, с руководителем организации;
- Утверждение графика в установленном порядке (подпись руководителя, регистрационный номер).
- Исполнение графика (май‑октябрь)
- Подготовка дел к передаче (оформление обложек, регистрационных карт, описи, актов приёма‑передачи);
- Проведение ежемесячных проверок выполнения графика (комиссии ЭПК/ЭПК).
- Контроль и корректировка (ноябрь‑декабрь)
- Подготовка отчёта о выполнении графика за год;
- Выявление отставаний и подготовка корректировок на следующий год.
Содержание графика (поля таблицы)
В соответствии с пунктом 2.6.9 приказа, на корешке обложки указывается:
- Индекс дела по номенклатуре дел;
- Номер тома (если томов несколько) и в скобках – общее количество томов;
- Год формирования.
Таблица графика обычно выглядит так:
| № п/п | Индекс дела | Номер тома (кол-во томов) | Год формирования | Дата сдачи в архив | Ответственный | Статус подготовки |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.02.05 | 1 (3) | 2022 | И. Иванов | Готово | |
| 2 | 01.03.12 | — | 2021 | С. Петрова | В работе |
Примечание: Если дело состоит из одного тома, в колонке «Номер тома (кол-во томов)» ставится тире.
Порядок подготовки дел к передаче
- Сбор и проверка документов – убедиться, что в деле присутствуют все оригиналы, копии, регистрационные карточки и сопроводительные листы.
- Оформление обложки – на корешке указывается индекс, номер тома (при необходимости) и год формирования (пункт 2.6.9).
- Составление описи – перечень всех документов, входящих в дело, с указанием их номеров, дат и краткого содержания.
- Подготовка акта приёма‑передачи – оформляется в двух экземплярах (для организации и для архива). В акте фиксируются:
- наименование дела;
- количество томов;
- дата передачи;
- подписи ответственных лиц.
- Оплата госпошлины – за каждое учтённое в описи дело уплачиваеться установленная государственная пошлина.
- Передача дел в архив – осуществляется в согласованные сроки, указанные в графике.
Ответственные лица и их функции
| Роль | Функции |
|---|---|
| Руководитель делопроизводственной службы | Разрабатывает и утверждает график, контролирует соблюдение сроков. |
| Специалист‑делопроизводитель | Подготавливает дела к передаче, оформляет обложки, описи и акты. |
| Эксперт‑оценщик (ЭПК/ЭПК) | Проводит экспертизу ценности дел, утверждает их категорию. |
| Архивариус (представитель архива) | Принимает дела, проверяет их соответствие требованиям, вносит в реестр архива; |
| Бухгалтерия | Осуществляет расчёт и уплату госпошлины. |
Сроки и контроль исполнения
- Крайняя дата сдачи – обычно 15‑30 февраля следующего года (в зависимости от отраслевых особенностей).
- Основной период приёма‑передачи – с конца весны (апрель‑май) по начало осени (сентябрь‑октябрь).
- Контрольные точки:
- Ежемесячные заседания комиссии ЭПК/ЭПК (обычно раз в месяц);
- Промежуточный отчёт о выполнении графика (сентябрь);
Пример заполненного графика (Word / PDF)
| № | Индекс дела | Том (кол-во) | Год | Дата сдачи | Ответственный | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.01 | 2 (5) | 2020 | А. Смирнов | Документы финансового отдела | |
| 2 | 01.04.07 | — | 2023 | Е. Кузнецова | Персональные дела сотрудников | |
| 3 | 02.02.15 | 1 (1) | 2025 | М. Орлова | Проекты НИОКР |
Скачать шаблон можно по ссылке (пример): graphik_peredachi_del.docx
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли изменить сроки в графике после его утверждения?
Да, но только в случае объективных причин (например, задержка экспертизы). Изменения фиксируются в протоколе комиссии и подписываются руководителем.
- Что делать, если в деле обнаружены недостающие документы?
Необходимо оформить акт о недостаче, указать причины и сроки восполнения. Дело передаётся в архив только после устранения недочётов.
- Как учитывается стоимость госпошлины?
Госпошлина рассчитывается по тарифу, установленному Минкультуры РФ, и уплачивается в бухгалтерию организации до даты передачи дел.
- Нужна ли отдельная форма для «годовых разделов сводных описей»?
Да, в соответствии с пунктом (Дернович Е.) необходимо представлять годовые разделы сводных описей дел на рассмотрение экспертно‑методической комиссии.
План‑график передачи дел в архив – ключевой документ, обеспечивающий:
- Соблюдение законодательных сроков архивного хранения;
- Оптимизацию работы делопроизводственной службы;
- Прозрачность и контроль над процессом передачи документов.
Разработка графика требует тщательной подготовки: экспертизы ценности, инвентаризации дел, согласования сроков и ответственных лиц. При правильном подходе процесс проходит без задержек, а организация сохраняет свою документальную историю в надёжном и законном виде.
Дата актуализации статьи: . Информация взята из официальных приказов, методических рекомендаций и практических материалов, опубликованных в открытых источниках.