План‑график передачи документов в архив – это обязательный локальный нормативный акт, который регламентирует порядок, сроки и ответственных лиц при подготовке, передаче и приёме документов в государственный (или корпоративный) архив. Он является частью пятилетнего плана работы службы нормативно‑технической документации (СНТД) и согласуется с архивными организациями.

Правовая основа

• ГОСТ 72121‑2025 – основной государственный стандарт, определяющий порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) и подзаконные акты.
• Постановления Правительства РФ о порядке ежегодного формирования и передачи документов на государственное хранение.
• Внутренние нормативные акты организации (приказ директора, регламент Службы документооборота).

Все пункты плана‑графика должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений и с представителями архива, принимающего документы.

Цели и задачи плана‑графика

1. Обеспечение своевременной передачи документов, подлежащих государственному хранению.
2. Снижение риска потери, повреждения или несоответствия документов требованиям архива.
3. Оптимизация работы бухгалтерии и других подразделений за счёт чёткого распределения сроков.
4. Контроль за выполнением обязательств по передаче дел в архив в соответствии с пятилетним планом работы СНТД.

Составные элементы плана‑графика

Пошаговый алгоритм составления и реализации плана‑графика

Сбор исходных данных

Определите, какие документы подлежат передаче в архив:

• Документы бухгалтерского учёта (учётная политика, первичная документация, рабочий план счетов).
• Документы административного и управленческого характера.
• Документы, подпадающие под сроки хранения, установленные нормативными актами.

Формирование перечня дел

Составьте таблицу с указанием:

• Номера дела.
• Краткого названия.
• Объёма (листов, файлов).
• Срока создания и окончания действия.

Разработка графика этапов

Для каждого дела укажите даты:

1. Сортировка и проверка комплектности.
2. Оформление описи (пример описи – см. образец).
3. Согласование с архивом.
4. Фактическая передача.

Согласование и утверждение

Документ подписывается директором организации и согласуется с руководителями всех участвующих подразделений. Затем передаётся в архив для согласования сроков и формата передачи.

Подготовка к передаче

В день передачи:

• Подготовьте описи и сопроводительные акты.
• Обеспечьте присутствие уполномоченного лица архива.
• Проверьте целостность и порядок упаковки документов.

Приёмка в архив

Архив принимает документы, проверяет их соответствие описи и фиксирует в реестре. При обнаружении несоответствий составляется акт возврата.

Мониторинг и отчётность

СНТД ведёт журнал исполнения плана‑графика, фиксирует отклонения и готовит отчёт для руководства и контролирующих органов.

Примеры форм и образцов

Бланк «План‑график передачи дел в архив» (Word / PDF)

Скачать готовый шаблон можно по ссылке: Моё дело – План‑график передачи дел (редакция от ).

Опись передаваемых дел

№ дела: 01/2025
 Наименование: Финансовый отчёт за 2024 г.
 Объём: 250 листов
 Срок хранения: 5 лет
 Ответственный: Иванов И.И.
№ дела: 02/2025
 Наименование: Договоры с поставщиками (2020‑2024)
 Объём: 180 листов
 Срок хранения: 10 лет
 Ответственный: Петров П.П.
...

Правила приёма‑передачи (образец)

Согласно журналу «Справочник секретаря и офис‑менеджера», правила включают:

• Только полные и подписанные дела принимаются.
• Документы, не соответствующие требованиям, возвращаются с указанием причин отказа.
• Подтверждение приёма оформляется актом, подписанным обеими сторонами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто следует обновлять план‑график?

График составляется ежегодно, но при необходимости (изменения в законодательстве, реорганизация подразделений) может быть пересмотрен в любой момент.

Кому передаётся документ в архив?

Приёмка осуществляется уполномоченным лицом архива (главным архивариусом или его заместителем) в присутствии представителя подразделения‑передатчика.

Можно ли передать документы в электронном виде?

Да, если архив имеет соответствующую техническую инфраструктуру и согласованы форматы (PDF/A, XML). При этом требуется отдельный план‑график электронного документооборота.

Что делать, если часть дел не готова к сроку передачи?

Необходимо оформить акт о задержке, указать причины и согласовать новый срок с архивом. Отклонения фиксируются в журнале контроля исполнения.

Лучшие практики

• Автоматизация – используйте системы электронного документооборота (ЭДО) для формирования описи и контроля сроков.
• Раннее планирование – начинать подготовку дел за 1‑2 месяца до даты передачи.
• Контроль качества – проводить внутреннюю проверку комплектности и соответствия ГОСТ перед передачей.
• Обучение персонала – регулярно проводить инструктажи по правилам приёма‑передачи.
• Документирование всех действий – фиксировать каждый шаг в журнале, чтобы избежать спорных ситуаций.

План‑график передачи документов в архив – это не просто формальность, а ключевой элемент управленческого контроля над документооборотом. Его правильное составление и исполнение позволяют:

• Соблюдать законодательные требования по хранению документов;
• Снизить риск потери и повреждения архивных материалов;
• Оптимизировать работу бухгалтерии и других подразделений;
• Обеспечить прозрачность и подотчётность перед контролирующими органами.

Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро подготовить качественный план‑график, согласовать его с архивом и успешно выполнить передачу дел в архив в соответствии с установленными сроками.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на данных из открытых источников, включая ГОСТ 72121‑2025, нормативные акты и практические образцы, доступные в интернете.