Передача документов в архив – важный процесс, который регулируется нормативными актами и требует тщательной организации. Основным инструментом планирования является план‑график приема дел в архив. В статье рассмотрены правовые основы, порядок разработки, согласования и утверждения графика, а также практические рекомендации по его заполнению и ведению.

Что такое план‑график приема дел в архиве?

План‑график – это документ, в котором фиксируются даты и сроки, в которые отдельные структурные подразделения передают свои архивные документы в государственный архив. Он:

• Определяет порядок и последовательность передачи дел;
• Согласуется с руководителями подразделений‑передатчиков и утверждается руководителем архива (или уполномоченным им лицом);
• Обеспечивает соблюдение сроков, установленных законодательством о хранении документов.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие составление и использование план‑графика:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов» (Приложение N 22);
3. Внутренние регламенты архивов (Годовой план работы архива – Приложение 46, Журнал регистрации выдач – Приложение 45 и др.).

С 31 октября 2020 г. отменён личный приём граждан руководством ФАА, поэтому все обращения к архиву осуществляются в письменной форме. Это важно учитывать при планировании приёма‑передачи.

Этапы разработки план‑графика

Подготовительный этап

Перед составлением графика необходимо:

• Провести экспертизу ценности документов (определить, какие документы подлежат передаче в архив);
• Собрать сведения о количестве и типах документов от всех подразделений организации;
• Уточнить рабочие часы архива и сроки, когда приём‑передача невозможна (техническое обслуживание, профилактика и т.п.).

Составление графика

График составляется в свободной форме (унифицированного шаблона нет). Рекомендуется использовать таблицу, в которой указаны:

Согласование

После предварительного составления графика:

1. Отправьте документ на рассмотрение руководителям структурных подразделений (руководитель + заместитель);
2. Внесите корректировки, если подразделения требуют изменения дат или времени;
3. Подготовьте проект акта приема‑передачи (Приложение 22) для каждой даты передачи.

Утверждение

Утверждение графика производится:

• Руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом;
• Подписывается в двух экземплярах (один – в архиве, второй – у передающей стороны).

Как оформить сдаточную опись и акт приема‑передачи

Сдаточная опись

Сдаточная опись – документ, в котором перечислены все передаваемые материалы. В ней указываются:

• Наименование документа (регистрационный номер, дата создания);
• Количество листов/экземпляров;
• Форма носителя (бумажный, электронный);
• Краткое содержание и классификационный код.

Пример строки описи:

Дело № 12/2025 «Контракты с поставщиками», 2023‑2025 гг., 150 листов, бумажный, код 01.02.03.

Акт приема‑передачи (Приложение 22)

Акт оформляется в двух экземплярах и подписывается представителями архива и передающей организации. Основные разделы акта:

1. Наименование и реквизиты сторон;
2. Перечень передаваемых документов (ссылка на сдаточную опись);
3. Дата и время передачи;
4. Подписи ответственных лиц.

Образцы актов и описи можно скачать по этой ссылке (формат DOCX).

Практические рекомендации

• Начинайте подготовку за 2‑3 месяца до начала года – это позволит провести экспертизу и собрать всю необходимую информацию.
• Используйте единую электронную таблицу для всех подразделений, чтобы избежать дублирования дат.
• Обязательно фиксируйте время перерывов и выходных архива (например, техническое обслуживание в субботу с 09:00 до 12:00).
• При передаче электронных документов указывайте формат файлов, контрольные суммы (MD5, SHA‑256) и место их хранения в АИС.
• Все обращения граждан к архиву оформляйте в письменной форме – это соответствует текущей политике ФАА (отмена личного приёма руководством).
• Ведите журнал регистрации выдач и посещений читального зала (Приложения 45‑47) – это обязательный элемент контроля.

Часто задаваемые вопросы

Как часто необходимо обновлять план‑график?

График составляется единожды в начале года. При возникновении непредвиденных обстоятельств (изменение количества документов, переезд подразделения) допускаются корректировки, которые фиксируются дополнительным протоколом.

Что делать, если передача документов затягивается?

В случае задержки необходимо:

1. Своевременно уведомить руководителя архива;
2. Подготовить пояснительную записку с указанием причин и предложить новые даты;
3. Получить согласование новых сроков от всех сторон.

Можно ли передавать документы в архив частично?

Да, но каждая часть должна сопровождаться отдельной сдаточной описью и актом приема‑передачи. При этом в общем план‑графике указывается, что передача будет «поэтапная».

Пример полного плана‑графика (годовой)

Ниже – пример полного годового графика, включающего все подразделения условной организации.

Составление и соблюдение план‑графика приема дел в архиве – ключевой элемент эффективного архивного дела. Правильный подход гарантирует:

• Соблюдение законодательных сроков хранения;
• Минимизацию рисков потери или повреждения документов;
• Прозрачность взаимодействия между архивом и передающими подразделениями;
• Упрощение контроля и отчётности (журналы, годовой план работы архива).

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете быстро и без ошибок подготовить план‑график, оформить все необходимые акты и обеспечить надёжное хранение архивных материалов.

Дата публикации:  г. 13:29 по московскому времени.
Источник: КонсультантПлюс (2026), официальные материалы Федерального архивного агентства, внутренние регламенты архивов.