Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно организовать процесс передачи дел (документов) в архив, какие нормативные акты регламентируют эту деятельность, какие формы необходимо заполнять и как составить эффективный график передачи.

Что такое план приема‑передачи дел в архив?

План приема‑передачи дел – это документ, в котором фиксируются сроки, порядок и ответственные лица по передаче дел (бумажных и электронных) из подразделения организации в государственный (или иной) архив. План обеспечивает:

• Соблюдение сроков хранения (постоянное, временное, более 10 лет);
• Контроль за полнотой и правильностью оформления актов и описей;
• Учет особенностей физического состояния документов;
• Прозрачность процесса для руководства и контролирующих органов.

Нормативно‑правовая база (2026 г.)

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
2. Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Порядка формирования, подготовки и передачи дел в архив»;
3. Положение о ведении архивных дел в организации (утверждено приказом руководителя организации);
4. Образцы форм, утверждённые КонсультантПлюс (Приложение 35 – акт приема‑передачи документов на постоянное хранение).

Классификация передаваемых дел

Основные документы, составляющие план передачи

Акт приёма‑передачи дел

Бланк утверждён в Приложении 35 к приказу Минкультуры. В акте указываются:

• Наименование организации и архивного подразделения;
• Дата и номер акта (например, АКТ N 001/2026);
• Перечень передаваемых дел (по описям);
• Подписи ответственных лиц (должность, инициалы, фамилия);
• Печать организации и архива.

Опись дел (опись‑сдача)

Опись – это перечень всех дел, передаваемых в архив. Существует три уровня описи:

1. Первая опись – для дел постоянного хранения;
2. Вторая опись – для дел временного хранения (срок до 10 лет);
3. Третья опись – для дел с более коротким сроком, но также передаваемых в архив.

Для электронных документов оформляются отдельные описи, где указывается формат файлов, контрольные суммы и место их физического хранения (сервер, облако).

График передачи дел

График – это календарный план, в котором прописаны даты сдачи каждой описи, ответственные лица и контрольные точки. Примерный шаблон графика (редакция 1 от ) доступен в открытом доступе и может быть скачан в формате Word или PDF.

Пошаговый алгоритм формирования и реализации плана

Шаг 1. Инвентаризация дел

Ответственный за архивную работу (обычно архивист) совместно с руководителями подразделений проводит ревизию всех дел, определяя их категорию хранения.

Шаг 2. Составление описи

1. Создаётся первая, вторая и/или третья опись в соответствии с классификацией.
2. Заполняются графы: № описи, наименование дела, количество единиц, срок хранения, наличие копий, примечания.
3. Опись согласуется с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем.

Шаг 3. Подготовка актов

Для каждой описи оформляется отдельный акт приёма‑передачи. В акте указываются ссылки на соответствующие описи.

Шаг 4. Согласование графика передачи

• Определяются даты сдачи (обычно раз в квартал).
• Назначаются ответственные лица за подготовку и передачу.
• График фиксируется в документе «График передачи дел в архив организации» и подписывается руководителем.

Шаг 5. Физическая подготовка дел

Перед сдачей дел в архив необходимо:

• Проверить целостность бумажных документов (отсутствие повреждений, плесени).
• Упаковать их в архивные коробки, промаркировать согласно описи.
• Для электронных файлов – создать резервные копии, проверить контрольные суммы (MD5, SHA‑256).

Шаг 6. Передача и приемка в архив

На момент передачи архивист и представитель организации подписывают акт, отмечают в графе «Примечание» состояние дел (например, «без повреждений», «с копиями»).

Шаг 7. Архивный контроль и отчётность

После приёма архив формирует собственный акт‑приёмки, вносит данные в архивный реестр и передаёт копию в организацию. Организация сохраняет копию акта и описи в течение установленного срока (обычно 5 лет).

Практические рекомендации

• Автоматизировать процесс: использовать электронные формы (MS‑Excel, 1С:Документооборот) с автоматическим заполнением полей.
• Регулярно обновлять график передачи – минимум раз в полугодие проверять актуальность сроков хранения.
• Контролировать наличие копий: если оригиналы передаются в архив, обязательно сохранять электронные копии в системе организации.
• Обучать персонал – проводить инструктажи по правильному оформлению описи и актов.
• Проверять соответствие требованиям архива: некоторые архивы требуют специальные коробки, маркировку или отдельный журнал приёма‑передачи.

Пример заполнения ключевых форм (2026 г.)

Пример акта приёма‑передачи (текст)

АКТ N 015/2026
приёма‑передачи дел (документов) в Государственный архив

Мы, нижеподписавшиеся,
Иванов И.И., главный архивист управления Аппарата ЦИК России,
Петров П.П., заместитель начальника отдела кадров,
согласно Порядку формирования, подготовки и передачи дел в архив,
передаём в архив следующие дела:

Дело № 001/2023 «Отчёт о проведении выборов в 2023 году», 12 папок, постоянное хранение.
Дело № 045/2024 «Кадровый журнал 2024», 8 папок, временное хранение (до 2034 года).

Примечание: все документы находятся в исправном состоянии, копии электронных файлов сохранены на сервере «ARCHIVE‑2026».
Подписи:
_____________________ /И.И. Иванов/ Дата: 
_____________________ /П.П. Петров/ Дата: 

(Гербовая печать организации)

Пример описи (первая опись – постоянное хранение)

Пример графика передачи (выдержка)

График передачи дел в архив организации
Редакция 1 от 

| Период | Номер описи | Дата сдачи | Ответственный | Примечание |
|--------|-------------|-----------|----------------|------------|
| 1‑й квартал 2026 | ОП‑01 | | Иванов И.И. | Первая опись (постоянное хранение) |
| 2‑й квартал 2026 | ОП‑02 | | Петров П.П. | Вторая опись (временное хранение) |
| 3‑й квартал 2026 | ОП‑03 | | Сидорова С.С. | Третья опись (короткосрочное) |

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие подписи ответственного лица в акте – акт считается недействительным.
• Неправильное указание срока хранения (например, указать «постоянное», когда документ подлежит уничтожению через 5 лет).
• Неучёт электронных копий – архив может потребовать их наличие.
• Передача дел без предварительной проверки их физического состояния (влага, плесень, порванные листы).
• Отсутствие резервных копий описи – в случае утери оригинала будет сложно восстановить перечень переданных дел.

Составление плана приема‑передачи дел в архив – это системный процесс, который требует строгого соблюдения нормативных требований, точного документального оформления и чёткого контроля сроков. При правильном подходе организация обеспечивает надёжное хранение своей документации, упрощает доступ к архивным материалам и минимизирует риски потери ценных сведений.

Для упрощения работы рекомендуется использовать готовые шаблоны (акты, описи, графики), адаптировать их под внутренние процедуры и регулярно проводить обучение персонала.

Дата публикации: