Цель документа – представить комплексный план действий муниципального архива на предстоящий год, определить приоритетные направления, сроки реализации, ответственных исполнителей и необходимые ресурсы.
Общие положения
Муниципальный архив является важным элементом системы хранения и использования исторических документов, обеспечивая:
- Сохранность культурного наследия;
- Доступность архивных материалов для граждан, исследователей и органов власти;
- Поддержку процессов цифровой трансформации в сфере управления информацией.
План работы разрабатывается в соответствии с Федеральным законом «Об архивных делах», региональными нормативными актами и стратегией развития муниципального образования.
Стратегические задачи на 2027 год
- Укрепление физической сохранности документов – модернизация архивных помещений, внедрение систем контроля микроклимата.
- Цифровизация фондов – перевод в электронный вид 30 % бумажных документов.
- Расширение доступа к архивным материалам – создание онлайн-каталога и публичного портала.
- Повышение квалификации персонала – проведение обучающих семинаров и стажировок.
- Взаимодействие с образовательными учреждениями – организация учебных практик и совместных проектов.
Конкретные мероприятия
Модернизация архивных помещений
- Установка системы вентиляции с поддержанием температуры +18 °C ± 2 °C и относительной влажности 55 % ± 5 %.
- Обеспечение пожарной безопасности: автоматические системы пожаротушения, датчики дыма.
- Реконструкция складских помещений для увеличения площади хранения на 15 %.
Цифровизация фондов
Этапы цифровизации:
- Отбор документов для сканирования (приоритет – уникальные, часто запрашиваемые, документы с высоким риском деградации).
- Подготовка материалов (очистка, исправление повреждений).
- Сканирование в формате PDF/A‑2 (разрешение 300 dpi).
- Метаданные: заполнение полей согласно ГОСТ 7.0.5‑2008.
- Хранение цифровых копий в двух независимых хранилищах (локальное и облачное).
Создание онлайн‑каталога
- Разработка веб‑интерфейса на базе открытой платформы ArchivesSpace.
- Интеграция каталога с муниципальной информационной системой.
- Обеспечение многоязычной версии (русский, английский).
- Внедрение функции «Запрос доступа» с автоматическим уведомлением архивариуса;
Обучение и повышение квалификации персонала
Планируемые мероприятия:
- Семинар «Современные методы консервации бумажных документов» – 2 дня.
- Курс «Основы цифровой архивологии» (онлайн, 40 часов).
- Стажировка в Государственном архиве РФ (2 недели);
- Участие в конференции «Архивы России‑2027».
Работа с образовательными учреждениями
В рамках сотрудничества планируется:
- Организация ежегодных экскурсий для школьников (не менее 10 экскурсий).
- Подготовка учебных материалов «История нашего города через архивные документы».
- Проведение совместных исследовательских проектов с местным университетом.
Сроки реализации
| Квартал | Основные мероприятия | Ответственные |
|---|---|---|
| 1‑й квартал | Модернизация помещений; подготовка к цифровизации; запуск обучающих семинаров. | Главный архивариус, инженер‑техник. |
| 2‑й квартал | Начало сканирования первых 10 % фонда; разработка онлайн‑каталога. | Отдел цифровизации, ИТ‑специалист. |
| 3‑й квартал | Отдел цифровизации, отдел публичных связей. | |
| 4‑й квартал | Оценка результатов, подготовка отчёта; планирование следующего года. | Руководитель архива, бухгалтерия. |
Бюджетный план
Общая сумма финансирования на 2027 год – 12 млн руб. Распределение:
- Модернизация помещений – 4 млн руб.
- Цифровизация (оборудование, лицензии) – 3,5 млн руб.
- Разработка онлайн‑каталога – 2 млн руб.
- Обучение персонала – 0,5 млн руб.
- Работа с образовательными учреждениями – 0,5 млн руб.
- Резервный фонд (непредвиденные расходы) – 1 млн руб.
Оценка эффективности
Для контроля выполнения плана используются следующие показатели (KPI):
- Доля цифровых копий от общего фонда (цель – 30 % к концу года).
- Время отклика на запросы граждан (не более 3 рабочих дней).
- Количество проведённых обучающих мероприятий (не менее 4).
- Уровень удовлетворённости пользователей (опрос, цель – 85 % положительных отзывов).
- Снижение количества повреждённых бумажных документов (цель – уменьшить на 20 % по сравнению с 2026 годом).
План работы муниципального архива на 2027 год направлен на сохранение исторического наследия, повышение доступности архивных материалов и внедрение современных технологий. Реализация запланированных мероприятий позволит укрепить роль архива как ключевого института культурной политики муниципального образования, обеспечить прозрачность работы с документами и создать условия для их эффективного использования в научной, образовательной и общественной сферах.
Утверждено: Глава муниципального образования _______________________