Создание электронного архива — это не просто закупка программного обеспечения, а сложный организационно-технический проект, требующий тщательной подготовки․ Ошибки на этапе планирования в будущем ведут к хаосу в данных, нарушению законодательства и утечкам информации․ В данной статье подробно разбираются ключевые аспекты планирования электронного архива на основе актуальных нормативных требований (в т․ч․ приказов Росархива, ГОСТов) и лучших практик 2025–2026 гг․

Нормативно-правовая база: фундамент планирования

Любое планирование должно начинаться с изучения обязательных требований․ На 2026 год ключевыми документами, задающими правила игры, являются:

• Приказ Росархива от № 69 — «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»․ Данный документ является эталоном функционала даже для коммерческих организаций․
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 — «Информация и документация․ Управление записями․ Часть 1․ Основные понятия и принципы»; Международный стандарт управления записями․
• ГОСТ Р 7․0․109-2024 — Актуальный национальный стандарт по системам управления документами и архивами․
• Приказы Росархива от № 77 и от № 236 — устанавливают требования к формированию, ведению и хранению электронных архивов, в т․ч․ вопросы использования машинночитаемых доверенностей (МЧД) и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)․

Важно: Планирование должно учитывать, что все большее количество документов переводится в электронный вид, а требования к хранению юридически значимых ЭД (электронных документов) жестко регламентированы․ Необходимо хранить вместе с электронными подписями машиночитаемые доверенности (МЧД)․

Этапы планирования перехода на электронный архив

Процесс планирования можно разделить на логические последовательные этапы; Пропуск любого из них недопустим․

Этап 1․ Определение функционала и требований к системе (Техническое задание)

На первом этапе необходимо четко сформулировать, какие действия должна выполнять сама система․ Ключевые вопросы для анализа:

• Откуда будут поступать данные (СЭД, 1С, почта, сканирование бумажных носителей, внешние порталы)?
• Каков способ хранения (on-premise, облако, гибрид)?
• Каков функционал пользователя (поиск, просмотр, версионирование, выдача копий, формирование дел)?
• Необходима ли интеграция с текущими ИС организации?

Результатом этапа становится Техническое задание (ТЗ) или Реестр требований к СХЭД (Системе хранения электронных документов)․

Этап 2․ Разработка внутренних регламентов и политик

Параллельно с техническими требованиями разрабатываются организационные документы:

1. Политика управления записями (Records Management Policy)․
2. Инструкция по формированию дел и составлению описей․
3. Регламент доступа и разграничения прав (RBAC/ABAC)․ Продумайте структуру архива: папки, метки, категории, правила доступа․ Ошибки здесь приведут к утечкам данных․
4. Правила и требования к хранению всех существующих видов ЭД организации (сроки хранения, правовая значимость, формат хранения)․

Этап 3․ Определение ответственных лиц и команды проекта

• Назначение ответственного за электронный архив (архивариуса/администратора СХЭД)․
• Формирование рабочей группы: ИТ-специалисты, юристы, секретариат, представители бизнес-подразделений․
• Планирование обучения персонала работе с новой системой․

Этап 4․ Выбор программного обеспечения и платформы хранения

Выбор СХЭД (например, 1С:Архив, Docsvision и др․) должен основываться на:

• Соответствии типовым требованиям Росархива (Приказ № 69)․
• Поддержке форматов долгосрочного хранения (PDF/A, XML и др․)․
• Возможности верификации ЭП и хранения МЧД․
• Масштабируемости и надежности платформы хранения (сертифицированные ЦОД, соответствие 152-ФЗ)․

Этап 5․ Подготовка к миграции и аудит носителей

Заключительная стадия планирования перед пилотным запуском:

• Инвентаризация существующих массивов данных (бумажные дела, старые ЭД в файловых помойках, базы данных)․
• Проверка носителей на соответствие требованиям ГОСТа (целостность, читаемость)․
• Разработка стратегии миграции: конвертация в архивные форматы, начисление метаданных, верификация ЭП․
• Планирование этапа «проверки соответствия носителей» перед отправкой файлов в систему хранения․

Ключевые технические и организационные принципы

Опыт внедрений (6 принципов и 8 этапов) выделяет критически важные моменты, которые нужно заложить в план:

Подлинность и целостность

Необходимо подключить электронную подпись и настроить механизм подтверждения подлинности документов на этапе планирования архитектуры, а не после запуска․ Система должна гарантировать, что документ не был изменен с момента архивирования․

Структура архива и классификация

Внедрение единой классификационной схемы (номенклатуры дел) — основа поиска․ Планируйте:

• Иерархию: Фонд → Опись → Дело → Документ․
• Атрибутивный поиск (метаданные: автор, дата, тип, контрагент, срок хранения)․
• Автоматическое распределение по категориям на основе правил/ИИ․

Управление сроками хранения и утилизацией

План должен включать модуль Retention Policy (политики хранения): автоматический расчет сроков, уведомления об истечении, согласование акта утилизации/продления․ Это требование законодательства и ГОСТ Р ИСО 15489․

Безопасность и контроль доступа

Матрица доступа должна быть разработана до загрузки первых документов․ Учитывайте: роли (архивариус, руководитель, аудитор, сотрудник), разделение доступа к метаданным и полному тексту, логирование всех действий (Audit Trail)․

Типовые риски планирования и способы их митигации

Чек-лист готовности к запуску проекта (Go/No-Go)

Перед стартом активной фазы внедрения убедитесь, что выполнены все пункты:

• [ ] Утверждено ТЗ на СХЭД с учетом Приказа Росархива № 69 и ГОСТ Р 7․0․109-2024․
• [ ] Разработаны и согласованы: Номенклатура дел, Регламент доступа, Политика хранения/утилизации․
• [ ] Назначен ответственный архивариус/администратор СХЭД․
• [ ] Выбрана и закуплена СХЭД, пройдена предварительная аттестация/сертификация (если требуется)․
• [ ] Подготовлена инфраструктура: серверы/облако, СКЗИ, средства ЭП, антивирусная защита, резервное копирование․
• [ ] Проведен аудит существующих массивов данных (объем, форматы, наличие ЭП, структура)․
• [ ] Разработан план миграции с этапами: выгрузка -> конвертация (PDF/A) -> верификация -> загрузка -> индексация․
• [ ] Настроены тестовые контуры для проверки сценариев: поиск, выдача, продление сроков, утилизация;
• [ ] Подготовлены обучающие материалы и проведено обучение ключевых пользователей․
• [ ] Подписан Акт готовности к пилотной эксплуатации․

Планирование электронного архива — это стратегическая инвестиция в управляемость информацией и правовую безопасность организации․ Главное правило: не начинайте закупку ПО до утверждения организационных регламентов и номенклатуры дел․ Технология должна обслуживать процессы, а не диктовать их․

Учитывайте актуальные изменения 2023–2026 гг․: обязательное хранение МЧД, новые форматы ГОСТов, требования к долгосрочному хранению (PDF/A-2/3)․ Грамотный план, основанный на типовых требованиях Росархива и стандартах ISO 15489, сэкономит миллионы на доработках и защитит организацию от репутационных и юридических рисков․

Статья подготовлена на основе актуальных на нормативных актов (Приказы Росархива № 69, 77, 236, ГОСТ Р 7․0․109-2024, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) и практики внедрения СХЭД․