Планирование деятельности — это фундамент эффективной работы любого государственного архива. Оно обеспечивает системность процессов комплектования, сохранности, научной обработки и предоставления архивных документов пользователям. В современных условиях, когда архивы переходят на цифровые платформы и внедряют новые технологии, грамотное планирование становится инструментом стратегического управления и отчетности перед вышестоящими органами (Федеральным архивным агентством, Росархивом) и обществом.

Данная статья подробно разбирает нормативное регулирование, виды планов, их структуру и порядок разработки на основе действующего законодательства и методических рекомендаций Росархива (актуально на ).

Нормативно-правовая основа планирования

Деятельность государственных архивов РФ планируется на основе иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — задает основные принципы, задачи и функции архивов.
• Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (утв. Коллегией Росархива, ред. от , раздел III «Организация работы архива»). В них впервые были систематизированы нормы и требования к планированию и отчетности.
• Приказ Министерства культуры РФ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…» — регламентирует необходимость разработки планов конкретных мероприятий, в т.ч. на случай ЧС.
• Уставы федеральных архивов (например, Устав ГАРФ) — определяют компетенцию архива в разработке планов на основе госпрограмм, ведомственных целевых программ и указаний Росархива.
• Ежегодные приказы Росархива «О планировании работы архивных учреждений…» (например, приказ от № 4/2797-А на 2022 г., План работы Росархива на 2025 г., утв. ), задают текущие приоритеты, сроки сдачи отчетности и контрольные цифры.
• Примерное положение об архиве государственного учреждения/организации (методика Росархива), устанавливает, что архив работает по планам, утверждаемым руководством организации.

Виды планов в системе архивного управления

В практике государственных архивов выделяют несколько уровней планирования:

Стратегические (перспективные) планы

Разрабатываются на среднесрочную перспективу (обычно 3–5 лет) в рамках реализации государственных программ (например, «Культура России», «Цифровая экономика») и ведомственных целевых программ Росархива. Отражают ключевые цели: масштабирование оцифровки, строительство/реконструкция хранилищ, создание электронных информационных ресурсов (ЭИР), внедрение АИС «Архив»;

Годовые планы работы (Основной операционный документ)

Утверждаются ежегодно (как правило, к 1 января отчетного года). Являются основным документом, регламентирующим работу всех структурных подразделений. Состоят из сводного плана архива и планов отделов/секторов. Включают разделы, отражающие все основные функции архива (см. п. 4);

Планы научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР)

Отдельный вид планирования, выполняемый на основе государственного задания Росархива. Включают темы по обеспечению сохранности документов, информатизации государственных архивов, использованию документов, архивоведению. Утверждаются отдельными приказами.

Планы мероприятий по гражданской обороне и ЧС (Планы действий в ЧС)

Обязательный раздел в соответствии с Правилами хранения. Регламентируют порядок действий персонала при возникновении чрезвычайных ситуаций (пожары, наводнения, аварии инженерных систем), когда невозможно обеспечить сохранность документов стандартными методами. Включают планы эвакуации фондов, взаимодействия с МЧС, аварийно-спасательных работ.

Персональные и производственные планы

Планы работы архивариусов-учетчиков, реставраторов, оцифровщиков, методологов. Основываются на годовых планах отделов и нормах трудовой интенсивности (нормы выработки на описание, оцифровку, реставрацию).

Процесс разработки и утверждения плана

1. Анализ состояния и деятельности архива. Руководитель архива (директор) организует анализ отчетов за прошлый период, выполнения показателей эффективности, состояния фондов, технического оснащения, кадрового потенциала.
2. Получение методических рекомендаций и контрольных цифр от Росархива. Ежегодно (обычно в сентябре–октябре предшествующего года) Росархив рассылает приказ «О планировании работы на грядущий год», устанавливающий ключевые показатели (объемы оцифровки, описания, приема документов, посещаемость читальных залов и т;д.).
3. Разработка проектов планов структурными подразделениями. Начальники отделов (комплектования, хранения, учета и использования, ИТ, реставрации) готовят проекты планов своих отделов.
4. Согласование и сборка сводного плана. Заместитель директора по основной деятельности (или главный архивариус) собирает сводный проект, проверяет баланс ресурсов (кадры, финансирование, площади хранилищ, серверные мощности).
5. Утверждение. План утверждается приказом (распоряжением) директора архива. В федеральных архивах планы могут согласовываться/утверждаться Росархивом.
6. Размещение и доведение. План доводится до сведения всех сотрудников под роспись, размещается на информационных стендах и во внутренней информационной системе.

Типовая структура годового плана работы архива

Согласно «Основным правилам работы государственных архивов» и практике Росархива, план должен охватывать все основные процессы. Ниже приведен образец структуры (содержание разделов заполняется конкретными мероприятиями, сроками, ответственными и показателями результата):

Раздел I. Комплектование Архивного фонда (Прием и учет поступающих документов)

• План-график приема документов от ведомств-образователей (перечень организаций, сроки, объемы в метрах погонных/Гб).
• Работа с непрофильными документами, выявление документов Архивного фонда в организациях-необразователях.
• Государственный учет принятых документов (формирование дел учета, внесение в ЕГАР/ФИАС).
• Экспертиза документов на предмет отнесения к Архивному фонду (работа экспертных комиссий).

Раздел II. Обеспечение сохранности и хранения (Фондово-хранилищная работа)

• Мониторинг микроклимата в хранилищах (температура, влажность), график вентиляции, дезинсекции, дератизации.
• Ремонтно-строительные работы (капитальный/текущий ремонт хранилищ, ППР оборудования).
• Обеспечение пожарной безопасности (проверка СКУД, ПТУ, систем пожаротушения, учения с МЧС).
• Санитарно-гигиеническая обработка поступивших документов (камеры газации, квО2 и др.).
• Пересчет и инвентаризация фондов (плановый/внеплановый).

Раздел III. Научная обработка и учет документов (Описательное дело)

• План составления описей (фондовых, тематических, по лицам/организациям) — в единицах хранения и метрах погонных.
• Создание и пополнение справочно-поисковых аппаратов (указателей, реестров, картотек).
• Внесение данных в автоматизированные информационные системы (АИС «Архив», Электронный архив, портал «Архивы России»).
• Ретроспективное описание и доописание фондов (ликвидация арьергардов).
• Научная атрибуция документов (уточнение дат, авторов, содержания).

Раздел IV. Информатизация и цифровая трансформация

• Оцифровка документов (план по фондам/делам, объем в кадрах/Гб, стандарты сканирования, OCR-распознавание).
• Создание электронных копий для дистанционного доступа (портал архива, «Национальный архивный фонд»).
• Развитие ИТ-инфраструктуры (закупка серверов, СХД, лицензий ПО, защита персональных данных, ГИС).
• Внедрение/поддержка АИС «Архив», электронного документооборота (ЭДО).
• Обеспечение информационной безопасности (СЗИ, аттестация объектов, обучение персонала).

Раздел V. Предоставление документов на использование (Справочно-информационная работа)

• Обслуживание пользователей в читальных залах (план по количеству посетителей, выданных дел, копий).
• Дистанционное обслуживание (запросы через портал Госуслуги, сайт архива, почту).
• Выдача архивных справок, копий, выписок, информационных писем (в т.ч. через региональные порталы услуг, напр., uslugi.mosreg.ru).
• Издательская и выставочная деятельность (путеводители, сборники документов, виртуальные выставки).
• Патриотическое воспитание, экскурсии, лекции, работа с молодежью.

Раздел VI. Реставрация и консервация документов

• План реставрации (по видам: сухая чистка, промывание, дублирование, лamination, восстановление переплетов), в ед. хранения.
• Профилактика биологических повреждений (микобиологический контроль).
• Закупка расходных материалов и оборудования для реставрационной мастерской.

Раздел VII. Научно-исследовательская работа (НИР) и НИОКР

• Выполнение тем государственного задания Росархива (напр., «Информатизация государственных архивов», «Обеспечение сохранности»).
• Внутренние темы НИР архива (изучение фондов, история ведомства/региона).
• Подготовка публикаций, статей, докладов на конференциях (Всероссийские архивные съезды, научно-практические конференции Росархива).

Раздел VIII. Кадровая работа, обучение и охрана труда

• План обучения сотрудников (повышение квалификации, стажировки в Росархиве, вебинары по АИС, нормативке).
• Аттестация архивариусов (присвоение квалификационных категорий).
• Мероприятия по охране труда (инструктажи, медосмотры, СИЗ, оценка условий труда).

Раздел IX. Мероприятия по гражданской обороне и ЧС (План действий в ЧС)

• Обновление планов эвакуации фондов и людей.
• Проведение учений и тренировок по пожаротушению и спасению документов.
• Проверка готовности аварийно-спасательных команд и запасов упаковочных материалов.
• Взаимодействие с территориальными органами МЧС и Росгвардии.

Раздел X. Финансово-хозяйственная деятельность

• Исполнение бюджета (ФС/ГЗ/СЗ), закупки (план-закупок по 44-ФЗ/223-ФЗ).
• Охрана и эксплуатация имущества (транспорт, спецтехника, здания).

Ключевые показатели эффективности (KPI) в плане

Современные планы Росархива жестко привязаны к измеримым индикаторам. Основные из них:

Отчетность по исполнению плана

Планирование неразрывно связано с отчетностью. Согласно уставам архивов (например, ГАРФ) и приказам Росархива, архив обязан представлять:

• Ежеквартальные отчеты о ходе исполнения плана (форма устанавливается Росархивом).
• Годовой отчет о деятельности (аналитический, со сравнением план/факт, анализом причин отклонений).
• Статистическую отчетность (формы федерального статистического наблюдения).
• Отчет об использовании закрепленного за архивом госимущества и исполнении бюджета.

Результаты анализа отчетности за отчетный год становятся входными данными для планирования следующего года (цикл управления: План -> Исполнение -> Контроль/Отчет -> Анализ -> Новый План).

Особенности планирования в ведомственных и муниципальных архивах

• Ведомственные архивы (министерств, ведомств): Планы утверждаются руководителем ведомства или уполномоченным лицом с учетом специфики отрасли (секретность, отраслевые стандарты). Методическое руководство осуществляет Росархив.
• Архивы органов местного самоуправления (муниципальные архивы): Работают на основе «Примерного положения об архиве муниципального учреждения». Планы утверждаются руководителем администрации (главой муниципального образования). Финансирование из местного бюджета.
• Архивы государственных учреждений/организаций: Планирование ведется во внутреннем порядке (Положение об архиве организации, утв. руководителем), но в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от , п. 10.2).

Типичные ошибки при составлении планов и рекомендации

Пример оформления строки плана (фрагмент)

Для практической работы рекомендуется табличный формат (Excel / АИС «Архив» / 1С:Документооборот):

| № | Раздел/Мероприятие | Ед. изм. | План на год | 1 кв. | 2 кв. | 3 кв. | 4 кв. | Ответственный | Срок/Дедлайн | Отчетная форма / Результат |
|---|---------------------------------------------|----------|-------------|-------|-------|-------|-------|---------------|--------------|-----------------------------------|
| 1 | Прием документов от Минобрнауки (Фонд 123) | пог. м | 50 | 10 | 15 | 15 | 10 | Нач. Отд. компл. | 30.11.202X | Акт приема-передачи, Реестр в АИС |
| 2 | Составление научной описи Ф. 456 (д. 1-500) | ед. хр. | 500 | 100 | 150 | 150 | 100 | Арх. 1 кат. Иванова | 30.09.202X | Описание (XML/PDF), загрузка в ЭИР|
| 3 | Оцифровка Фонда 789 (дело 1-200) | кадров | 50 000 | 10000 | 15000 | 15000 | 10000 | Нач. сектора оциф. | 31.10.202X | ТИФ/JP2 файлы, метаданные Dublin Core |
| 4 | Реставрация документов Ф. 10 (промывка) | ед. хр. | 50 | 10 | 15 | 15 | 10 | Реставратор Петров | по мере готовн.| Акт выполненных работ, журнал учета |
| 5 | Обслуживание пользователей в читальном зале | чел. | 2000 | 500 | 500 | 500 | 500 | Нач. чит. зала | ежеквартально| Стат. отчет, книга учета посещений |
| 6 | Учения по тушению пожара в хранилище № 3 | мероприятие | 1 | — | 1 | — | ⸺ | Нач. Охраны/БЖД | 15.05.202X | Акт учения, протокол комиссии |

План работы государственного архива — это не просто отчетный документ для Росархива, а главное управленческий инструмент. Качественный план:

• Синхронизирует работу всех отделов (комплектование -> хранение -> учет -> использование -> ИТ).
• Позволяет обосновать бюджетные ассигнования и план-закупок.
• Служит основой для оценки эффективности деятельности (KPI) и аттестации персонала.
• Гарантирует выполнение федеральных законов, указаний Президента и Правительства РФ в сфере сохранения национального архивного наследия.

Главное правило: план должен быть реалистичным, ресурсобеспеченным, измеримым и гибким для корректировки в случае форс-мажоров (ЧС, изменение законодательства, новые приоритетные задачи ведомства). Регулярный мониторинг исполнения (еженедельные совещания руководителей, ежемесячные отчеты заместителей), залог успешного выполнения годового задания.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ, приказов Федерального архивного агентства, «Основных правил работы государственных архивов РФ» и типовых методических рекомендаций. Актуальность нормативной базы требует проверки на дату использования (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, официальный сайт Росархива rosarhiv.gov.ru).