Планирование деятельности — это фундамент эффективной работы любого государственного архива․ В Российской Федерации вопросы составления, утверждения и исполнения планов государственными архивами регулируются Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконными актами: Постановлениями Правительства РФ, Приказами Росархива (Федерального архивного агентства) и методическими рекомендациями․

Под «планами государственного архива» в профессиональной практике понимается не один документ, а система плановых документов, охватывающая все направления архивной работы: от формирования фондов и их хранения до информационного обслуживания граждан и внедрения цифровых технологий․

Нормативная база планирования в архивном деле

Основными документами, определяющими состав и порядок разработки планов, являются:

• ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст․ 12, 14, 16, 22) — задает полномочия архивов по формированию фондов, хранению, учету, использованию документов․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральным архивным агентством государственной услуги по приему и хранению архивных документов․․․» (регламентирует плановые сроки приема документов)․
• Приказ Росархива от № 208 «Об утверждении типовых форм федеральных государственных статистических наблюдений в сфере архивного дела» (включает отчетность по исполнению планов)․
• Методические рекомендации Росархива по планированию работы государственных архивов (актуализируются периодически)․
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Архивное дело․ Термины и определения» (фиксирует терминологию)․

Классификация планов государственного архива

Планы делятся по временным горизонтам, по уровням управления и по функциональным направлениям․

По временному горизонту

1. Перспективные (стратегические) планы — на 3–5 лет и более․ Разрабатываются в рамках государственных программ (например, госпрограмма «Цифровая культура», «Сохранение культурного наследия»)․ Определяют ключевые цели: масштабы оцифровки, строительство/реконструкция хранилищ, создание АИС (автоматизированных информационных систем)․
2. Текущие (годовые) планы работы архива, основной операционный документ на финансовый год․ Утверждается директором архива (с согласованием учредителя/Росархива для федеральных архивов) до начала отчетного года․ Содержит конкретные показатели (KPI) по всем процессам․
3. Квартальные/месячные планы-графики — детализация годового плана для оперативного управления подразделениями (отделами приема, хранения, учета, использования, ИТ-отделами)․

По функциональным направлениям (Состав годового плана)

Годовой план работы государственного архива — это комплексный документ, который обязательно включает следующие разделы (планы по конкретным процессам):

А․ План формирования архивных фондов (Приема документов на хранение)

Согласно ст․ 16 ФЗ № 125-ФЗ, архивы принимают документы от ведомств-образователей․ В план входят:

• Перечень ведомств-образователей, которые должны сдать документы в отчетном году (с учетом сроков хранения)․
• Объем документов (в погонных метрах или единицах хранения), планируемый к приему от каждого ведомства․
• График проведения экспертизы акта отбора документов (переписки с ведомствами, выездные экспертизы)․
• План приема документов частного происхождения (личных фондов, семейных архивов) — по инициативе граждан или закупке․

Б․ План научной обработки архивных документов (Учета и описания)

Ключевой раздел для обеспечения доступа к информации․ Включает:

• План составления описей (инвентарей) по фондам/делам, поступившим в предыдущие периоды (закупорка арреаров)․
• План ретроспективного описания старых фондов (переописание, уточнение названий дел, расширение реквизитов)․
• План создания справочных аппаратов (указателей именных, географических, предметных)․
• План ввода данных в АИС/Электронный архив (создание электронных копий описей, загрузка в ЕАИС (Единую архивную информационную систему) или региональные порталы)․

В․ План обеспечения сохранности архивных документов (Хранения и консервации)

Основан на требованиях ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 и Приказа Росархива № 79 (санитарные правила)․ Содержит:

• График проведения профилактических осмотров фондов (проверка на биологические поражения, состояние оправок)․
• План реставрационно-консервационных работ: перечень дел, подлежащих реставрации (промывка, дублирование, переклейка, перешивка), с указанием трудоемкости и материалов․
• План по микролистванию/оцифровке документов в плохом состоянии (для снятия оригиналов с обращения)․
• Мероприятия по поддержанию микроклимата (план ТО систем вентиляции, кондиционирования, пожаротушения)․
• План аварийно-спасательных работ (обучения персонала, проверка планов эвакуации фондов)․

Г․ План информационного обслуживания пользователей (Использования)

Реализует право граждан на доступ к архивным документам (ст․ 22 ФЗ № 125-ФЗ)․ Включает:

• План обслуживания читателей в читальном зале (прогноз посещаемости, режим работы)․
• План выполнения письменных запросов (гражданских, ведомственных, судебных) — нормативные сроки (30 дней) и план по сокращению реальных сроков․
• План удаленного обслуживания (через портал «Архивы России», региональные порталы, ЕПГУ/РПГУ)․
• План научно-информационной работы: издание путеводителей, реферативных сборников, подготовка виртуальных выставок, публикаций в СМИ и соцсетях․
• План предоставления копий документов (платных услуг) — прогноз выручки и объемов․

Д․ План развития информационных систем и цифровизации (Проекта «Цифровой архив»)

В современных условиях выделяется в отдельный критический раздел:

• Объемы оцифровки фондов (план по количеству сканируемых листов/делов)․
• Внедрение/обновление АИС архива (Электронный архив, Система управления архивом)․
• Интеграция с федеральными системами (ЕАИС, ФИАС, ЕПГУ)․
• Обеспечение информационной безопасности (защита персональных данных, ГИС, криптозащита);
• Закупка оборудования (планетные сканеры, серверы, системы хранения данных)․

Е․ План организационно-технических мероприятий и капитального строительства/ремонта

• Ремонт хранилищ (герметизация, укладка антистатических покрытий, установка стеллажей)․
• Приобретение архивной техники (стеллажи, кассеты, упаковочные материалы)․
• Мероприятия по гражданской обороне и защите от ЧС (план ГО и ЧС архива)․

Ж․ План кадровой работы и обучения персонала

• План повышения квалификации (обязательно 1 раз в 3 года для архивистов)․
• Стажировки, участие в конференциях, семинарах Росархива․
• Охрана труда (план обучений, медосмотров, выдачи СИЗ)․

З․ Финансовый план (Смета доходов и расходов)

Для бюджетных учреждений — в форме плана финансово-хозяйственной деятельности․ Включает расходы на закупки, оплату труда, капитальные вложения (если предусмотрены), доходы от платных услуг․

Процедура разработки, согласования и утверждения планов

1. Инициация и сбор данных (сентябрь–октябрь текущего года): Начальники отделов предоставляют заявки на следующий год (объемы приема, реставрации, оцифровки, потребности в материалах/технике)․
2. Проектный этап: Методический отдел/планировщик формирует сводный проект годового плана․
3. Внутреннее обсуждение: Заседание ученого совета или совещание директора с заместителями/начальниками отделов․ Корректировка показателей до достижимых значений․
4. Согласование с учредителем/органом власти:
   • Для федеральных архивов — согласование с Росархивом (территориальными органами)․
   • Для архивов субъектов РФ, согласование с министерством/комитетом культуры/архивного дела субъекта․
   • Для муниципальных архивов — согласование с органом местного самоуправления․
5. Утверждение: Приказом (распоряжением) директора архива․ План вступает в силу с 1 января отчетного года․
6. Разъяснение персоналу: Ознакомление под роспись сотрудников с показателями плана, касающимися их работы․

Контроль за исполнением планов и отчетность

Исполнение планов — критерий эффективности работы директора и коллектива архива․ Контроль осуществляется:

• Внутриархивным: Ежемесячные/квартальные отчеты начальников отделов директору․ Анализ отклонений (план/факт)․
• Внешним (учредителем/Росархивом): На основании Годового отчета о деятельности государственного архива (форма устанавливается Росархивом) и отчетов по госзаданию․
• Показателями эффективности (KPI): % исполнения плана по приему документов, % описанных фондов, % оцифрованных документов, сроки выдачи справок, посещаемость читального зала, доходы от платных услуг․

По итогам года на основании анализа исполнения плана формируется План на следующий год (с учетом перенесенных невыполненных мероприятий и новых задач)․

Современные тренды в планировании архивной работы

• Переход к программно-целевому методу: Планы привязываются к государственным программам и национальным проектам («Культура», «Цифровая экономика»), что открывает доступ к внебюджетному финансированию (гранты, субсидии на оцифровку)․
• Цифровые двойники планов: Ведение планов в АИС архива или специализированных модулях (например, в 1С:Архив, ЭлАР План, АИС «Архив-Ресурс») для автоматического сбора факта и построения дашбордов директора․
• Планирование по стандартам ISO: Внедрение систем управления качеством (ISO 9001) и управления записями (ISO 15489) требует планирования процессов по подходу «Риск-ориентированное мышление»․
• Межведомственное планирование: Координация планов приема документов с планами ведомств-образователей (графики реорганизации, ликвидации, перехода на электронный документооборот)․

Типичные ошибки при составлении планов

1. Формализм: План пишется «для галочки», не коррелирует с реальными ресурсами (персонал, финансирование, площадь хранилищ)․
2. Игнорирование арреаров: Не учитывается «хвост» неописанных фондов прошлых лет, что ведет к росту загруженности без увеличения штата․
3. Отсутствие планов по оцифровке: В 2024–2026 гг․ отсутствие раздела «Цифровизация» делает план несоответствующим приоритетам госполитики․
4. Неучет сроков экспертизы: План приема документов не учитывает 3-месячный срок экспертизы акта отбора (п․ 11 Положения об экспертизе, утр․ Приказом Минкультуры от № 3110), из-за чего реальный прием сдвигается на следующий год․
5. Разрыв с финансовым планом: Мероприятия по реставрации или закупке стеллажей записаны в рабочий план, но не заложены в смету расходов․

Планы государственного архива — это не просто бюрократическая процедура, а главный инструмент стратегического и оперативного управления архивным фондом․ Грамотно составленная система планов (от перспективной до ежедневного графика реставратора) обеспечивает баланс между тремя миссиями архива: сохранность (физическое выживание документов), доступность (поиск и выдача информации) и правовая значимость (подтверждение прав граждан и государства)․

Современный архивист должен владеть навыками проектного управления, уметь обосновывать плановые показатели расчетами ресурсоемкости и интегрировать планы архива в цифровую экосистему госуправления (ЕАИС, ЕПГУ, платформы «ГосТех», «Смарт-архив»)․ Только в этом случае план перестает быть «мертвым документом» и становится навигатором развития архива․

Статья подготовлена на основе действующего на 2024–2026 гг․ законодательства РФ (ФЗ № 125-ФЗ, приказы Росархива, ГОСТы)․ Для применения в конкретном архиве необходимо учитывать региональные нормативные акты и устав учреждения․