Деятельность государственных архивов не ограничивается исключительно исполнением государственных функций по хранению и учету документов․ В соответствии с законодательством (в РФ — Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ в РК — Закон «Об архивном деле и архивах»)‚ архивы имеют право оказывать платные услуги физическим и юридическим лицам․ Данные услуги оказываются на договорной основе‚ а их перечни‚ порядок определения цен и расходования средств строго регламентируются нормативными актами․

Ниже представлен подробный анализ видов платных услуг‚ основанный на актуальных нормативных документах и прейскурантах ведущих архивов (в частности‚ ФКУ «Российский государственный архив экономики» и Государственного архива Свердловской области)‚ а также на обновленных Правилах Республики Казахстан (приказ Минкульта и информации РК от )․

Основные категории платных услуг

Вся совокупность платных услуг условно делится на несколько ключевых блоков:

Обеспечение сохранности и хранение документов

Это базовая услуга для организаций‚ не имеющих собственных архивов или ликвидированных юрлиц․

• Депозитарное (договорное) хранение документов сторонних организаций‚ в т․ч․ ликвидированных‚ частной формы собственности (личный состав)․
• Прием и хранение документов учреждений‚ предприятий различных форм собственности‚ принятых ранее истечения срока временного хранения․
• Хранение документов‚ содержащих сведения‚ составляющие государственную тайну (со специальными допусками)․

Пример тарифа (ГА Свердловской области): Стоимость хранения единицы хранения в год — 7 руб․ 40 коп․ (договорная цена в РГАЭ)․

Упорядочение‚ научно-техническая обработка и экспертиза документов

Самый обширный блок трудоемких услуг‚ требующих высокой квалификации архивистов․ Включает полный цикл работ по приведению архива в порядок:

• Составление исторической справки о фондообразователе и архивном фонде․
• Разработка плана упорядочения и схемы систематизации дел․
• Определение фондовой принадлежности документов․
• Систематизация дел (по фондам‚ внутри фонда‚ по признакам: хронологический‚ функциональный‚ географический)․
• Проведение экспертизы научной и практической ценности (с полистным просмотром и без) для управленческой‚ научно-технической документации и документов по личному составу․
• Формирование и переформирование дел из россыпи‚ разброшюровка․
• Составление заголовков дел‚ аннотаций‚ внутренних описей․
• Подшивка дел‚ оформление обложек‚ титульных листов‚ листов-заверителей․
• Нумерация/перенумерация/проверка нумерации листов․
• Составление описей‚ предисловий к описям‚ списков сокращенных слов․
• Составление актов (о выделении к уничтожению‚ о неисправимых повреждениях‚ о завершении упорядочения)․
• Картонирование‚ написание и наклейка ярлыков‚ формирование связок․

Методическая помощь и консультирование

Услуги по совершенствованию архивного дела и делопроизводства в организациях-клиентах:

• Разработка номенклатур дел (по позициям)․
• Разработка положений об архиве организации‚ положений об экспертной комиссии․
• Разработка инструкций по делопроизводству․
• Проведение курсов и семинаров по обучению основам документирования и управления документацией․

Информационные услуги и использование документов (поисковые работы)

Востребованные гражданами (генеалогия‚ подтверждение стажа‚ прав на недвижимость) и юрлицами услуги:

• Исполнение тематических запросов и выявление информации (просмотр описей‚ каталогов‚ АИПС)․
• Выявление информации генеалогического и тематического характеров по архивным документам (рукописный/машинописный текст‚ трудночитаемые тексты‚ микрокопии‚ картографические материалы)․
• Составление ответов на запросы:
  • Информационное письмо (краткое‚ с рекомендациями‚ с изложением результатов)․
  • Архивная справка (юридическое значение)․
  • Архивная копия документа․
• Удостоверение аутентичности документа с заверением гербовой печатью архива․
• Копирование архивных документов (ксерокопия‚ сканирование‚ фотографирование)․
• Перевод архивных документов в электронную форму (цифрование)‚ за исключением секретных материалов․
• Изготовление страховых копий и восстановление текста документов․

Реставрация‚ консервация и переплет

• Реставрация‚ консервация‚ переплет архивных дел и документов;
• Изготовление архивных коробок (картонных) для хранения․

Издательская и выставочная деятельность

• Организация и проведение документальных выставок по заказу․
• Издание и реализация методической литературы‚ сборников архивных документов‚ справочников‚ учебных пособий․

Нормативное регулирование ценообразования и прейскуранты

Цены на платные услуги не являются рыночными в чистом виде — они устанавливаются на основе затратного метода с учетом нормативов рентабельности․

Кто утверждает цены?

• Федеральные архивы (РФ): Прейскурант утверждается приказом директора архива на основании приказов Росархива (например‚ Приказ Росархива от № 45 и от № 74)․ Средства поступают в федеральный бюджет (ст․ 161 БК РФ)․
• Областные/краевые архивы (РФ): Прейскуранты утверждаются местными исполнительными органами или директорами архивов в установленном порядке․
• Государственные архивы (РК): Прейскурант цен утверждается местным исполнительным органом (акиматом) согласно Приказу Минкульта и информации РК от ․

Коэффициенты срочности (пример РГАЭ)

При оказании услуг в срочном порядке к базовой цене применяются повышающие коэффициенты:

Примеры тарифов из прейскуранта РГАЭ (утв․ приказом № 28 от )

Цены указаны в рублях за единицу измерения (ед․ хр․ — единица хранения‚ лист‚ заголовок‚ запись‚ шт․‚ документ)․

Блок «Упорядочение документов» (фрагмент)

• Составление исторической справки — 1 846‚00 за машинописный лист․
• Разработка плана упорядочения / схемы систематизации — 17 261‚00 за документ․
• Определение фондовой принадлежности — 59‚00 за ед․ хр․
• Систематизация дел (по фондам) — 8‚00 за ед․ хр․; (внутри фонда) — 5‚00; (по признакам) — 6‚00․
• Экспертиза управленческой документации (с полистным просмотром) — 4‚00 за лист; (без — в делах), 31‚00 за ед․ хр․
• Экспертиза научно-технической документации (текстовая‚ с полистным), 7‚00 за лист․
• Экспертиза документов по личному составу (с полистным) — 4‚00 за лист․
• Формирование дела из россыпи / переформирование, 4‚00 за лист․
• Составление заголовка дела: управленческой — 74‚00; научно-технической — 198‚00; по личному составу — 22‚00 (за ед․ хр․)․
• Составление внутренней описи (запись): управленческая — 22‚00; НТД — 26‚00; личные дела — 21‚00․
• Подшивка дела: стандартная — 102‚00; нестандартные листы — 146‚00; личные дела — 73‚00 (за ед․ хр․)․
• Составление описи — 31‚00 за ед․ хр․
• Составление предисловия к описи — 1 524‚00 (управл․/НТД) или 1 500‚00 (личные дела) за машинописный лист․
• Оформление описи (титул‚ оглавление‚ итоговая запись) — 1 043‚00 за ед․ хр․

Блок «Информационные услуги» (фрагмент)

• Просмотр рукописных описей XIX–XX вв․ — 8‚00 за заголовок; машинописных — 5‚00․
• Выявление информации по архивным документам (рукописный текст) — 7‚00 за лист (без оборота); машинописный — 6‚00; трудночитаемый, 12‚00; по микрокопиям, 12‚00 за образ․
• Составление архивной справки / архивной копии — 1 719‚00 / 473‚00 за документ․
• Информационное письмо (краткое) — 338‚00; с рекомендациями — 772‚00; с изложением результатов, 1 719‚00․
• Удостоверение аутентичности с гербовой печатью — 321‚00 за экземпляр․

Блок «Методическая помощь» (фрагмент)

• Разработка номенклатуры дел — 92‚00 за позицию․
• Положение об архиве / об экспертной комиссии, 1 749‚00 за машинописный лист․
• Инструкция по делопроизводству — 1 980‚00 за машинописный лист․

Порядок оформления и оплаты услуг

1. Обращение (Заявление): Физическое или юридическое лицо направляет заявление в произвольной форме (на бумаге или в электронном виде через официальный сайт/ЕПГУ/портал госуслуг)․
2. Авансирование: Архив вправе требовать аванс в согласованном с заказчиком размере‚ но не менее 30% от стоимости услуг (практика РГАЭ и федеральных архивов)․
3. Способы оплаты (согласно правилам РК и практике РФ):
   • Безналичный расчет: Перечисление на контрольный счет наличности платных услуг архива / казенный счет (для федеральных архивов, в ФКУ)․
   • Наличный расчет: Через кассу архива с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) и выдачей кассового приходного ордера (БСО/чек)․
4. Исполнение и передача результата: Услуги оказывются в сроки‚ указанные в договоре․ Результат передается заказчику под роспись или направляется почтой/электронно․

Направления использования полученных средств

Деньги‚ поступающие от платных услуг‚ имеют целевое назначение․ Согласно обновленным Правилам РК (и аналогичной практике РФ по ст․ 161 БК РФ / распоряжениям ведомств)‚ средства направляются на:

• Укрепление материально-технической базы архива․
• Оплату труда специалистов‚ привлекаемых для осуществления платной деятельности (вне штатного расписания или сверхурочных)․
• Хозяйственные расходы: связь‚ транспорт‚ коммунальные услуги‚ ремонт оргтехники и компьютеров‚ текущий ремонт здания‚ ремонт служебных авто‚ расходные материалы․
• Приобретение учебных пособий‚ наглядных материалов для обучения‚ аренда помещений․
• Приобретение архивных документов у физических и юридических лиц для пополнения фондов․
• Издание сборников‚ справочников‚ методических публикаций․
• Работы по реставрации‚ консервации‚ переплету документов‚ изготовлению коробок․
• Расходы‚ связанные с участием в научных‚ отраслевых конкурсах и госзакупках․

Особенности и важные нюансы для заказчиков

Контакты для справок (пример на ГА Свердловской области)

Для получения точной информации о стоимости‚ сроках и подготовке документов к передаче в архив рекомендуется обращаться в профильные отделы:

• Отдел комплектования и научно-технической обработки архивных документов․
• Телефон: +7 (343) -27-86-40․
• Заведующая отделом: Лопина Марианна Ивановна․

Аналогичные контактные отделы (Отдел использования‚ Отдел комплектования‚ Сектор платных услуг) есть в каждом государственном архиве․ Их реквизиты публикуются на официальных сайтах архивов и Росархива․

Система платных услуг государственных архивов, это легализованный и регулируемый механизм‚ позволяющий гражданам и организациям получать профессиональные архивные услуги (от генеалогического поиска до полного упорядочения корпоративного архива)‚ а архивам — развивать материальную базу и удерживать квалифицированных кадров․ При обращении в архив за платными услугами обязательно требуйте актуальный прейскурант‚ внимательно изучайте проект договора и уточняйте единицы тарификации‚ чтобы избежать недопонимания при расчетах․