Современные архивы всё чаще выступают не только как хранители документального наследия, но и как организации, оказывающие платные виды деятельности․ Это позволяет им укреплять материально‑техническую базу, оплачивать труд специалистов и финансировать другие уставные задачи․ Ниже представлен обзор нормативной базы, определяющей номенклатуру платных услуг архивов, а также практический пример формирования прейскуранта на основе данных Федерального казенного учреждения «Российский государственный архив экономики» (РГАЭ)․
Нормативная база в Республике Казахстан
Основным документом, регулирующим оказание платных видов деятельности государственными архивами в Казахстане, является Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 сентября 2018 года № 275 «Об утверждении Правил оказания платных видов деятельности по реализации товаров (работ, услуг) государственными архивами, деньги от реализации которых остаются в их распоряжении и расходования ими денег от реализации товаров (работ, услуг)»․
Согласно пункту 3 данного приказа к платным видам деятельности относятся следующие услуги:
- Упорядочение архивных документов;
- Проведение по заказам (заявкам) физических и юридических лиц курсов и семинаров по обучению современным основам документирования и управления документацией;
- Реставрация, консервация, переплет архивных дел и документов, изготовление архивных коробок;
- Изготовление страховых копий, восстановление текста архивных документов;
- Копирование архивных документов;
- Перевод по заказам (заявкам) физических и юридических лиц архивных документов в электронную форму, за исключением документов, указанных в статье 15‑1 Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах»;
- Организация и проведение по заказам (заявкам) физических и юридических лиц документальных выставок;
- Выявление по заказам (заявкам) физических и юридических лиц информации генеалогического и тематического характеров;
- Разработка перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел;
- Издание и реализация методической литературы, сборников архивных документов, учебной и других публикаций;
- Депозитарное хранение архивных документов;
Помимо перечня услуг, приказ устанавливает порядок:
- размещения информации о платных услугах и прейскуранте цен в зданиях архивов и на официальных сайтах акиматов;
- утверждения прейскуранта местными исполнительными органами;
- оформления отношений с пользователями гражданско‑правовыми договорами;
- порядка оплаты (безналичной и наличной) и направления полученных средств на конкретные цели (укрепление МТБ, оплата труда, хозяйственные расходы и др․)․
Пример формирования прейскуранта: РГАЭ (Россия)
В Российской Федерации порядок определения платы за услуги архивов регламентируется приказами Федерального архивного агентства․ Наглядным примером служит прейскурант платных услуг, оказываемых Федеральным казенным учреждением «Российский государственный архив экономики» (РГАЭ), утверждённый приказом директора РГАЭ № 28 от 04 апреля 2025 г․
Ниже представлена фрагментарная таблица с основными позициями прейскуранта (цены указаны в рублях за единицу измерения)․
| № п/п | Наименование услуги | Единица измерения | Цена (руб․) |
|---|---|---|---|
| 1․1 | Хранение документов сторонних организаций на договорной основе | ед․ хр․/год | цена договорная |
| 2․1 | Составление исторической справки о фондообразователе и архивном фонде организации | машинописный лист | 1 846,00 |
| 2․2 | Составление плана упорядочения архивных дел (документов) организации | документ | 17 261,00 |
| 2․3 | Определение и уточнение фондовой принадлежности архивных документов | ед․ хр․ | 59,00 |
| 2․4 | Разработка схемы систематизации дел архивного фонда организации | документ | 17 261,00 |
| 2․5 | Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов: | ||
| 2․5․1 | – по фондам | ед․ хр․ | 8,00 |
| 2․5․2 | – внутри фонда | ед․ хр․ | 5,00 |
| 2․5․3 | – по признакам (хронологический, функциональный, географический и т․п․) | ед․ хр․ | 6,00 |
| 2․6․1 | Экспертиза управленческой документации с полистным просмотром | лист | 4,00 |
| 2․6․2 | Экспертиза научно‑технической документации текстовой с полистным просмотром | лист | 7,00 |
| 2․6;3 | Экспертиза документов по личному составу без полистного просмотра | ед․ хр․ | 20,00 |
| 2․11 | Составление заголовка дела (управленческая документация) | ед․ хр․ | 74,00 |
| 2․11 | Составление заголовка дела (научно‑техническая документация) | ед․ хр․ | 198,00 |
| 2․11 | Составление заголовка дела (документы по личному составу) | ед․ хр․ | 22,00 |
| 2․27 | Оформление акта о завершении упорядочения документа | документ | 5 199,00 |
| 2․29 | Картонирование архивных документов | ед․ хр․ | 5,00 |
Важные особенности прейскуранта РГАЭ:
- При срочном оказании услуг применяются повышающие коэффициенты: от 1 до 3 рабочих дней – 3; от 4 до 10 рабочих дней – 2; при экспертизе документов, содержащих государственную тайну – 1,3․
- Оказание платных услуг возможно только в пределах видов деятельности, закреплённых в уставе архива, при условии сохранения качества и объёма реализации уставных задач․
- Архив вправе требовать авансирование не менее 30 % от стоимости услуг․
- Средства, полученные от оказания платных услуг, поступают в федеральный бюджет (п․ 3 ст․ 161 Бюджетного кодекса РФ)․
Порядок формирования и утверждения прейскуранта в архивах
Независимо от юрисдикции, процесс установления цен на платные услуги архивов обычно включает следующие этапы:
- Анализ спроса и затрат․ Архив изучает востребованность тех или иных услуг, рассчитывает прямые и косвенные издержки (зарплата сотрудников, амортизация оборудования, расходные материалы)․
- Разработка перечня услуг․ На основе нормативных актов (например, пункта 3 приказа № 275 РК) формируется номенклатура платных видов деятельности․
- Расчёт единичной стоимости․ Для каждой позиции определяется базовая цена, к которой при необходимости добавляются коэффициенты (срочность, сложность, конфиденциальность)․
- Согласование с уполномоченными органами․ В Казахстане прейскурант утверждается местным исполнительным органом; в России – приказом руководителя архива в соответствии с указаниями Федерального архивного агентства․
- Информирование пользователей․ Информация о перечне услуг и ценах размещается в видимом месте архива и на официальных веб‑ресурсах․
- Контроль и корректировка․ Периодически (как правило, ежегодно) проводится пересмотр прейскуранта с учётом инфляции, изменения стоимости ресурсов и обратной связи от пользователей․
Направления использования средств, полученных от платных услуг
Согласно пункту 8 приказа № 275 РК и аналогичным положениям российского законодательства, денежные средства, поступающие от оказания платных услуг, могут расходоватся на:
- укрепление материально‑технической базы (приобретение сканеров, серверов, систем хранения);
- оплата труда специалистов, привлекаемых для оказания платных услуг;
- хозяйственные расходы (связь, транспорт, коммунальные услуги, ремонт оргтехники и зданий);
- приобретение учебных пособий и аренду помещений для проведения обучающих мероприятий;
- приобретение архивных документов у физических и юридических лиц;
- издание методической и научной литературы, сборников архивных документов;
- реставрацию, консервацию, переплет архивных дел и изготовление архивных коробок;
- участие в научных, отраслевых конкурсах и государственных закупках․
Номенклатура платных услуг архивов чётко регламентирована нормативными актами как в Республике Казахстан (Приказ № 275), так и в Российской Федерации (приказы Федерального архивного агентства и внутренние прейскуранты, например, РГАЭ)․ Основные группы услуг включают упорядочение и реставрацию документов, копирование, перевод в электронный вид, проведение обучающих мероприятий, организацию выставок, генеалогические и тематические поиски, разработку номенклатур дел и депозитарное хранение․
Формирование прейскуранта требует тщательного анализа затрат, учёна срочности и сложности работ, а также обязательного согласования с уполномоченными органами․ Полученные средства направляются на развитие архивного дела, что способствует повышению качества обслуживания пользователей и сохранению документального наследия для будущих поколений․
Таким образом, платные услуги представляют собой важный инструмент финансовой самостоятельности архивов, позволяющий совмещать сохранение культурного наследия с эффективным использованием ресурсов․