Дата актуализации:  г․ 19:11:03

Кадровый архив – это не просто хранилище бумаг‚ а ключевой элемент системы управления персоналом․ От правильного ведения архива зависят:

• Соблюдение требований законодательства РФ о сроках хранения документов;
• Возможность быстро предоставить сведения в проверяющие органы (Трудовая инспекция‚ ФНС‚ Росархив и др․);
• Защита интересов организации и работников при трудовых спорах;
• Эффективность работы отдела кадров за счёт упорядоченного доступа к сведениям․

Нормативно-правовая база

Основные документы‚ регламентирующие архивирование кадровых бумаг:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
2. Приказ Минтруда России от № 166н «Об утверждении Положения о сроках хранения и порядке уничтожения кадровых документов»;
3. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу»‚ совместно разработанные Росархивом и ВНИИДАДом (23 декабря 2014 г․);
4. Положение о системе хранения электронных документов (СХЭД) и о КЭДО (квалифицированный электронный документооборот)․

Перечень кадровых документов‚ подлежащих архивированию

Документы делятся на группы в зависимости от их содержания и сроков хранения․

Основные группы документов

• Личное дело работника – папка‚ открытая при трудоустройстве и закрытая после увольнения․
• Документы по личному составу – справки‚ табели‚ приказы‚ заявления‚ договоры‚ аттестационные листы и др․
• Документы по охране труда и медосмотрам – журналы осмотров‚ протоколы медосмотров‚ инструктажи․
• Документы по обучению и повышению квалификации – сертификаты‚ программы обучения‚ акты сдачи‑экзаменов․
• Документы по кадровому учёту – реестры‚ описи‚ справочники‚ отчёты․

Сроки хранения (по состоянию на 2026 г․)

Подготовка документов к передаче в архив

Составление описи (инвентаризационной карточки)

Опись – это основной документ‚ позволяющий вести учёт и быстро находить нужные материалы․ По рекомендациям архивных служб:

1. Использовать унифицированный бланк описи (внутри него указываются: номер/индекс дела‚ ‚ дата создания‚ количество листов‚ копийность‚ примечания)․
2. Опись помещается первой страницей в каждое дело․
3. В графу «Примечание» вносятся отметки о:
   • передаче дела в архив;
   • получении дел из других подразделений в течение года;
   • особенностях физического состояния (повреждения‚ отсутствие листов и т․п․)․

Оформление физических дел

• Каждое дело получает уникальный номер или индекс (например‚ КД‑2023‑001)․
• Документы размещаются в папках с маркировкой (название организации‚ подразделение‚ номер дела)․
• Отдел кадров обязан удалять служебные записки и заявления из приказов перед архивированием – основания к созданию приказа хранятся отдельно․
• Проверить отсутствие скрепок‚ скотча‚ склеек‚ а также убедиться в целостности листов․

Подготовка электронных дел

Для электронного архива (СХЭД) необходимо:

1. Привести все файлы к единому формату (PDF/A‑1‚ PDF/A‑2 – предпочтительно)․
2. Обеспечить метаданные: номер дела‚ дата создания‚ автор‚ тип документа․
3. Разместить файлы в структуре папок‚ соответствующей физическому архиву․
4. Зарегистрировать электронный документ в системе ЭДО/КЭДО и связать его с описью․

Процедура сдачи дел в архив

Стандартный порядок действий выглядит так:

1. Подготовка пакета документов – физические папки + электронные файлы․
2. Составление и подпись описи (ответственный сотрудник отдела кадров + руководитель подразделения)․
3. Согласование с архивным отделом (передача копий‚ подтверждение готовности помещения)․
4. Физическая передача – доставка в архивное помещение‚ оформление акта приема‑передачи․
5. Регистрация в системе СХЭД (если используется электронный архив)․
6. Уведомление о передаче – рассылка копий актов и описи заинтересованным подразделениям;

Хранение и обслуживание кадрового архива

Физическое хранение

• Выделить отдельное помещение с контролем температуры (18‑22 °C) и влажности (45‑55 %)․
• Обеспечить ограниченный доступ (только уполномоченные сотрудники)․
• Регулярно проводить инвентаризацию (не реже одного раза в год)․
• Хранить оригиналы в папках из архивного картона‚ а копии – в отдельном архиве․

Электронное хранение (СХЭД‚ КЭДО)

Современные организации всё чаще переходят на электронный архив․ Преимущества:

• Сокращение площадей для физического хранения;
• Быстрый поиск по метаданным и‑поиск;
• Автоматическое формирование сроков уничтожения;
• Защита от потери (резервные копии‚ облачные хранилища)․

Для корректной работы СХЭД необходимо:

1. Определить политику доступа (кто может просматривать‚ редактировать‚ уничтожать)․
2. Настроить журнал аудита всех действий с документами․
3. Обеспечить цифровую подпись и шифрование при передаче․
4. Регулярно проверять целостность файлов (контрольные суммы)․

Уничтожение устаревших кадровых документов

После истечения установленного срока хранения документы подлежат уничтожению․ Процедура:

1. Составить акт об уничтожении (указываются номера дел‚ количество листов‚ дата уничтожения‚ подписи ответственных)․
2. Уничтожать документы в соответствующей технической среде (шредер‚ специализированные сервисы)․
3. Сохранить копию акта в архиве (в электронном виде) в течение 5 лет после уничтожения․

Лучшие практики (tips) для отдела кадров

• Вести «живой» реестр дел в виде электронного списка с указанием текущего статуса (в работе‚ готово к передаче‚ в архиве)․
• Проводить периодическое обучение персонала по правилам оформления и архивирования документов․
• Использовать автоматизированные решения (например‚ 1С:Зарплата и Управление Персоналом) с интеграцией в СХЭД․
• Регулярно проверять соответствие фактических сроков хранения нормативным требованиям․
• Создавать резервные копии электронных архивов не реже одного раза в месяц и хранить их в отдельном месте․

Архивирование кадровых документов – это комплексный процесс‚ включающий правильную классификацию‚ подготовку‚ оформление описи‚ физическое и электронное хранение‚ а также последующее уничтожение по истечении сроков․ Соблюдение законодательных требований и внедрение современных ИТ‑решений позволяют снизить риски‚ повысить эффективность работы отдела кадров и обеспечить надёжную защиту интересов как работодателя‚ так и работников․

Помните: качественный кадровый архив – фундамент надёжного управления персоналом․

Статья подготовлена на основе открытых источников (информация от 2024‑2026 гг․) и актуальных нормативных актов Российской Федерации․