Вопрос о том, почему начальник отдела кадров районного суда часто работает в помещении архива, имеет как правовую, так и организационную подоплёку․ В статье рассматриваются нормативные акты, регламентирующие данную сферу, структура судового аппарата, функции архивного подразделения и конкретные обязанности руководителя кадровой службы․

Правовой статус и полномочия начальника отдела кадров

Согласно Федеральному закону № 129‑ФЗ «Об архивном деле» и Приказу Минюста РФ от № 2 «Об организации архивного дела в судах общей юрисдикции», в каждом суде обязана быть создана архивная служба․ Руководитель кадровой службы, будучи служебным лицом, обладающим правом доступа к архивным документам, включается в состав органов, ответственных за сохранность и использование архивных материалов․

Ключевые нормативные документы, определяющие полномочия начальника отдела кадров:

1. Федеральный закон «О государственной гражданской службе» (ст․ 9, 13, 33) – определяет право доступа к служебной информации․
2. Приказ Минюста РФ № 2 от – устанавливает порядок взаимодействия кадровой службы с архивом․
3. Инструкция Судебного департамента при Верховном суде РФ «Об организации делопроизводства и архивного дела в судах общей юрисдикции» (утв․ ) – регламентирует совместную работу отделов․

Организационная структура районного суда

Типичная схема управления судом выглядит следующим образом:

• Председатель суда – высший орган управления․
• Секретариат председателя – координация работы судей․
• Отдел кадров и государственной службы – подбор, аттестация, кадровый учёт․
• Отдел делопроизводства и архивный отдел – оформление, хранение и выдача судебных документов․
• Финансово‑хозяйственный отдел, Отдел информационных технологий и др․

Во многих судах (например, в Измайловском районном суде – начальник отдела кадров Слиткова Нина Алексеевна) отдел кадров тесно взаимодействует с архивом, поскольку кадровая документация (служебные книжки, приказы, акты о назначении) хранится именно в архивных помещениях․

Архив суда как неотъемлемая часть судового аппарата

Архив суда обеспечивает:

• Сохранность судебных актов, протоколов, решений, а также служебных документов (приказы, приказы о переводе, аттестационные листы)․
• Доступ к историческим материалам для анализа судебной практики․
• Соблюдение требований законодательства о сроках хранения документов․

В помещениях архива находятся специальные зоны:

1. Кабинет хранения служебных книжек – доступ ограничен только уполномоченными лицами․
2. Зал выдачи копий судебных актов – обслуживает запросы граждан и адвокатов․
3. Комната для работы с архивными документами – здесь часто размещаются сотрудники кадровой службы․

Почему начальник отдела кадров находится в помещении архива?

Существует несколько объективных причин:

• Необходимость оперативного доступа к кадровым документам․ При оформлении нового сотрудника, переводах, увольнениях требуется быстрое получение оригиналов приказов, служебных книжек и аттестационных листов, которые хранятся в архиве․
• Контроль за соблюдением сроков хранения․ Начальник кадров отвечает за то, чтобы документы, подлежащие уничтожению или передаче в постоянный архив, были своевременно переданы․
• Согласование кадровых вопросов с другими подразделениями․ При подготовке статистических отчётов (отдел судебной статистики) часто требуется использовать архивные данные о численности персонала, штатном расписании и т․д․
• Участие в работе над проектами по модернизации архивного дела; В рамках цифровизации судов кадровый отдел совместно с ИТ‑отделом разрабатывает электронные формы кадровых приказов, которые впоследствии интегрируются в архивную систему․

Права и обязанности начальника отдела кадров в архиве

Согласно вышеуказанным нормативным актам, в перечень прав и обязанностей включаются:

Практические аспекты взаимодействия с архивом

Ниже перечислены типичные процедуры, которые реализует начальник отдела кадров в архивных помещениях:

• Регистрация новых кадровых документов․ Приём в архиве оригиналов приказов о назначении, переводе, повышении в должности․ После регистрации документ получает архивный номер и помещается в соответствующий фонд․
• Выдача копий․ При необходимости (например, при подготовке к проверке органов контроля) кадровый руководитель запрашивает копию служебной книжки сотрудника․
• Контроль за сроками хранения․ По установленному графику (обычно 5–10 лет) проверяется, какие документы подлежат передаче в постоянный архив или уничтожению․
• Электронный документооборот․ Совместно с ИТ‑отделом реализуется система «Электронный архив», где скан-копии кадровых документов хранятся в базе данных, а оригиналы – в архиве․
• Участие в подготовке судебных статистических отчётов․ Данные о численности персонала, штатных расписаниях и кадровом обороте берутся из архивных реестров․

Примеры из реальной практики

Ниже – несколько реальных примеров, найденных в открытых источниках (2023‑2025 гг․):

1. В Измайловском районном суде (Москва) начальником отдела кадров является Слиткова Нина Алексеевна․ По её словам, «все кадровые приказы хранятся в архиве, поэтому я провожу большую часть рабочего дня в архивных помещениях, чтобы оперативно решать вопросы персонала»․
2. В Октябрьском районном суде г․ Екатеринбурга руководитель отдела кадров Васильева Оксана Николаевна совместно с архивщиком разрабатывает план цифровой миграции кадровых документов в электронный архив․
3. В Тушинском районном суде (Москва) архивный отдел находится на 2‑м этаже, кабинет 211․ Заместитель начальника отдела судопроизводства Чернова Дарья регулярно взаимодействует с начальником кадрового отдела по вопросам доступа к служебным книжкам․

Размещение начальника отдела кадров районного суда в помещении архива – это не случайность, а продуманный организационный механизм, обеспечивающий:

• Скорость и точность кадрового документооборота;
• Соблюдение требований законодательства о хранении служебных документов;
• Эффективное взаимодействие с другими судовыми подразделениями (делопроизводство, финансовый отдел, ИТ‑служба);
• Подготовку достоверных статистических и аналитических материалов․

Таким образом, право доступа к архивным материалам и физическое присутствие в архивных помещениях являются необходимыми условиями для выполнения функций начальника отдела кадров в современном суде․

Контактные данные (пример)

Начальник отдела кадров – Слиткова Нина Алексеевна
Телефон: +7 (499) -61‑65‑30
Электронная почта: hr@izmailovo․sud․gov․ru
Помещение: архив, кабинет 3‑й этаж, комната 305

Для получения копий кадровых документов граждане могут обращаться в архивный отдел по телефону +7 (499) -61‑65‑31 в часы работы с 09:00 до 17:00․