- Сохранность и целостность – современные СЭД (например, Docsvision) обеспечивают конвертацию электронной подписи в формат долговременного хранения CAdES‑A и перештамповку документов при истечении срока действия метки времени.
- Сокращение бумажного потока – организации приходят к электронному архиву с большим грузом бумажных документов; оцифровка позволяет освободить помещения и снизить затраты на хранение.
- Юридическая значимость – системы гарантируют долговременное (свыше 15 лет) хранение с сохранением юридической силы подписей, что соответствует требованиям приказа Росархива от № 77.
- Доступность и поиск – электронный архив обеспечивает мгновенный поиск по различным атрибутам (ФИО, дата, номер договора и т.п.), что ускоряет работу HR‑отдела и бухгалтерии.
- Автоматизация процессов – интеграция с системами КЭДО (HR Link, Контур.КЭДО и др.) позволяет автоматически отправлять документы на архивацию сразу после их подписания.
Основные функции и возможности ведущих решений
Docsvision
Предоставляет механизмы обеспечения сохранности и целостности:
- Сервис конвертации электронной подписи в формат долговременного хранения CAdES‑A;
- Сервис перештамповки документов при окончании срока действия метки времени;
- Интеграция с SAP HR и другими корпоративными системами.
SmartКЭДО
Система кадрового электронного документооборота, которая:
- Сохраняет трудовые договоры, приказы об увольнении, личные карточки и другие важные бумаги в электронном виде;
- Обеспечивает настраиваемые сроки хранения в соответствии с заданными условиями;
- Автоматически отправляет документы для архивации.
Digital Design
Организует СХЭД для обеспечения долговременного хранения документов, автоматизирует процессы архивного делопроизводства, требуемые по приказу Росархива от № 77, и создаёт единое собственное хранилище входящих, исходящих, электронных и сканированных финансовых документов.
Делис Архив
Программное обеспечение для электронного архива, которое:
- Позволяет реализовать системное хранение данных;
- Повышает эффективность внутренних процессов и персонала;
- Выполняет роль страхового фонда всех документов юридического лица.
HRlink
Первая система кадрового электронного документооборота с неограниченным размером архива, подходящая для компаний с простыми кадровыми процессами, работающих в 1С.
docuForce (u003Cstrong>docuForceu003C/strong>)
Облачная платформа для создания единой системы электронного архива на базе собственного ПО, обеспечивающая:
- Масштабируемое хранилище;
- Соответствие требованиям законодательства об информационных системах;
- Высокий уровень информационной безопасности.
Этапы создания электронного архива кадровой документации
- Аудит текущих процессов – выявление объёма бумажных документов, узких мест в работе с ними и определение требований к хранению.
- Выбор программного решения – сравнение функционала, стоимости, возможности интеграции (например, с SAP HR, 1С, КЭДО) и соответствия нормативным актам.
- Подготовка инфраструктуры – подбор серверного или облачного оборудования, настройка резервного копирования и систем защиты информации.
- Оцифровка фонда – сканирование бумажных документов, внедрение метаданных (ФИО, дата, тип документа) и контроль качества получаемых файлов.
- Настройка политик хранения и удаления – определение сроков хранения в соответствии с законодательством и внутренними регламентами.
- Обучение сотрудников – проведение тренингов по работе с СЭД, поиску документов и соблюдению правил информационной безопасности.
- Пilot‑запуск и масштабирование – тестирование на ограниченном наборе документов, сбор обратной связи и постепенное расширение на всю организацию.
- Мониторинг и оптимизация – регулярный аудит работы архива, обновление ПО и корректировка процессов.
Лучшие практики эксплуатации электронного архива людей
- Регулярное резервное копирование – минимум два независимых копии (локальная и удалённая) с проверкой целостности.
- Контроль доступа – ролевая модель, двухфакторная аутентификация и журнал действий.
- Актуальность метаданных – использование стандартных классификаторов (ОКВЭД, ОКПД2) и собственных тегов для удобного поиска.
- Соответствие законодательству – periodic review нормативных актов (ФЗ‑152 «О персональных данных», Приказ Росархива и т.д.) и своевременное обновление политик хранения.
- Интеграция с другими системами – обеспечение обмена данными с бухгалтерией, табельным учётом и корпоративным порталом через API или стандартные соединители.
Электронный архив людей – это не просто цифровой склад документов, а стратегический инструмент, который повышает прозрачность кадровых процессов, снижает риски потери информации и обеспечивает соблюдение законодательных требований. Выбор подходящего решения (Docsvision, SmartКЭДО, Digital Design, Делис Архив, HRlink или docuForce) зависит от специфики организации, объёма обрабатываемых данных и уровня уже существующей ИТ‑инфраструктуры. Следуя предложенным этапам внедрения и лучшим практикам, компании смогут построить надёжный, безопасный и удобный архив, который будет служить им долгие годы.