ЦАМО работает с документами, имеющими статус государственной тайны или ограниченного доступа. Неправильно составленный запрос может привести к:

• отказу в предоставлении информации;
• задержке рассмотрения обращения;
• необходимости повторной подачи документа.

Поэтому соблюдение установленной формы и содержания запроса существенно повышает шансы на положительный ответ.

Нормативная база

При подготовке запроса следует опираться на следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон № 5485‑1 «О государственной тайне» – определяет порядок доступа к сведениям, отнесённым к государственной тайне;
2. Федеральный закон № 59‑ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» – регулирует право граждан на получение информации;
3. Приказ Министерства обороны РФ № 200 от «О порядке работы с обращениями граждан и организаций в Центральном архиве Министерства обороны» – содержит конкретные требования к оформлению запросов;
4. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» – полезен для корректного указания реквизитов документа.

Подготовка к составлению запроса

Прежде чем приступать к написанию, выполните следующие шаги:

• Определите конкретную цель запроса (например, получение копии приказа о награждении, сведений о службе конкретного лица, архивного дела по военной операции и т.п.);
• Уточните временные рамки и номера дел, если они известны (это значительно ускорит поиск);
• Соберите данные о заявителе (ФИО, должность, организация, почтовый и электронный адрес, телефон);
• Проверьте, не требуется ли согласование с органами ФСБ или другими структурами в случае запрашиваемой информации, относящейся к государственной тайне.

Структура официального письма‑запроса

Письмо‑запрос в ЦАМО должно содержать следующие блоки:

Шапка документа

Получатель: Центральный архив Министерства обороны РФ, 119034, г. Москва, ул. Зубовский бульвар, д. 4.
Отправитель: указать полные реквизиты заявителя (ФИО, должность, организация, индекс, адрес, телефон, e‑mail).
Дата и номер документа: например, «Запрос № 12/2026 от ».

Вводная часть

Кратко укажите, на основании какого нормативного акта вы обращаетесь (например, «В соответствии со ст. 12 Федерального закона № 59‑ФЗ…» ) и выразите просьбу предоставить информацию.

Основная часть

Изложите суть запроса максимально конкретно:

• Наименование интересующего вас документа (приказ, распоряжение, личное дело, ведомость и т.д.);
• Даты или период, за который нужна информация;
• ФИО, звание, должность лица, касающегося запроса (если известно);
• Номер дела, фонда, описи (если имеются);
• Цель получения сведений (научная работа, genealogical research, судебное разбирательство и т.п.).

При необходимости приложите копии документов, подтверждающих ваше право на запрос (например, доверенность, судебное решение).

Заключительная часть

Укажите, в каком виде вы желаете получить ответ (электронный скан, заверенная копия, выписка и т.д.), укажите предпочтительный способ получения (почта, электронная почта, личный визит). Выразите готовность оплатить возможные расходы в соответствии с действующим тарифом ЦАМО.

Подпись

Подпись заявителя, расшифровка ФИО, дата.

Пример готового запроса

Центральному архиву Министерства обороны РФ
От: Иванов Иван Иванович, кандидат исторических наук, кафедра всеобщей истории, МГУ, 119991, г. Москва, ул. Ломоносовский проспект, д. 1, кв. 45.
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: ivanov@mgу.ru
Запрос № 12/2026

В соответствии со ст. 12 Федерального закона № 59‑ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» прошу предоставить мне следующую информацию из фондов Центрального архива Министерства обороны:

Копию приказа № 345 от о награждении гвардии рядового Петрова Сергея Александровича орденом Отечественной войны I степени (фонд 33, опись 7, дело 145).
Сведения о службе гвардии рядового Петрова С.А. в 2‑й гвардейской танковой бригаде за период – (личное дело, фонд 33, опись 8, дело 202).

Информация необходима для подготовки научной статьи о награждениях в годы Великой Отечественной войны. Готов оплатить все расходы, связанные с поиском и копированием документов, в соответствии с действующим тарифом ЦАМО.

Прошу направить ответ в электронном виде на указанный выше e‑mail либо почтой на указанный адрес.

Подпись: ___________________ /Иванов И.И./

Способы подачи запроса

Запрос можно направить одним из следующих способов:

• Почтой России (заказное письмо с уведомлением о вручении) на адрес: 119034, г. Москва, ул. Зубовский бульвар, д. 4, Центральный архив Министерства обороны РФ;
• Электронной почтой на официальный адрес ЦАМО (указывается на сайте архива, обычно archive@mil.ru);
• Лично в приёмной архива в часы работы (предварительно записаться по телефону +7 (495) -23‑45‑67).

При электронной подаче рекомендуется прикреплять scanned‑копию подписанного запроса в формате PDF.

Сроки рассмотрения и получения ответа

Согласно Приказу Минобороны № 200, стандартный срок рассмотрения письменного запроса составляет 30 календарных дней с даты регистрации обращения. В случае необходимости дополнительного уточнения информации срок может быть продлен ещё на 15 дней, о чем заявитель уведомляется письмом.

Полезные советы

• Всегда проверяйте актуальность реквизитов ЦАМО на официальном сайте министерства обороны перед отправкой.
• Если запрос содержит сведения, отнесённые к государственной тайне, приложите копию разрешения на доступ к таким сведениям (выдаётся ФСБ).
• Храните копию отправленного запроса и подтверждение его получения (квитанцию о почтовой отправке, скриншот электронного письма с отметкой о доставке).
• При получении отказа запросите мотивированное объяснение и, при необходимости, подготовьте апелляцию в вышестоящий орган (например, в Департамент по работе с обращениями граждан Минобороны).
• Используйте официальные бланки и шаблоны, если они предоставлены архивом на своём сайте – это уменьшит риск ошибок в оформлении.

Правильно составленный запрос в Центральный архив Министерства обороны – ключ к успешному получению нужных исторических, genealogical или юридических сведений. Следуя представленной выше структуре, учитывая нормативные требования и применяя практические советы, вы значительно повышаете вероятность получения положительного ответа в установленные сроки.