Подготовка документов к передаче в государственные архивы, это обязательная, строго регламентированная процедура, обеспечивающая сохранность документального наследия организации․ Некорректное оформление или нарушение сроков сдачи могут привести к правовым рискам, штрафным санкциям и невосполнимой потере информации․ В данной статье подробно разбираются нормативная база, пошаговый алгоритм действий, требования к оформлению и физическому состоянию дел на актуальную дату ․

Нормативно-правовая база (актуальная на 2026 год)

Процесс подготовки строится на иерархии нормативных актов․ Ключевыми документами, регулирующими порядок передачи дел в государственные (муниципальные) архивы, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 6, 16, 22) — базовый закон, определяющий сроки хранения, порядок экспертизы и передачи․
• ГОСТ Р 7․0․97–2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Правила оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение․ Общие требования» — основной технический стандарт, устанавливающий единые правила оформления обложек, описей, скрепки и нумерации․
• Приказ Росархива (Федерального архивного агентства) — утверждает Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, в приложении № 25 к которой содержатся «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение»․
• Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемые в установленном порядке (п․ 3 ст․ 6 ФЗ № 125-ФЗ) — основание для определения срока хранения каждого дела․
• Основные правила работы архивов организаций (утв․ решением Коллегии Росархива , п․ 3․7․25) — регламентируют сроки перевода дел в архив организации․

Ключевой этап: Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это фундаментальный процесс, предшествующий любому оформлению дел․ Без положительного заключения экспертной комиссии дело не может быть передано на государственное хранение․

Организация экспертизы

Для проведения экспертизы, отбора документов и контроля правильности их отнесения к делам создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК)․ Их состав утверждается приказом руководителя организации․

Задачи ЭПК

1. Определение исторической, научной, практической ценности документов․
2. Установление сроков хранения (временного или постоянного) на основании утвержденных перечней․
3. Выделение документов, подлежащих уничтожению по истечении сроков хранения․
4. Методическая помощь структурным подразделениям при формировании дел․

Важно: Экспертиза проводится при составлении номенклатуры дел и при их формировании по итогам делопроизводственного года․

Сроки подготовки и передачи дел: «Правило 1–3 лет»

Одной из самых частых ошибок являеться нарушение временных рамок․ Нормативы устанавливают четкий временной коридор:

После хранения в архиве организации (структурном подразделении) дела передаются в государственный (муниципальный) архив в порядке, установленном договором с архивным учреждением․

Пошаговая инструкция по подготовке дел (по ГОСТ Р 7․0․97-2025)

Этап 1: Систематизация и формирование дела

• Группировка: Документы собираются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации․
• Порядок внутри дела: Хронологический (по дате документа), системно-хронологический или алфавитный, в зависимости от вида дела․
• Проверка полноты: Наличие всех документов, указанных в номенклатуре, отсутствие посторонних бумаг (черновиков, копий без मूलов, если не предусмотрено иначе)․

Этап 2: Оформление обложки дела

Обложка — это паспорт дела․ Заполнение производится строго по форме (ГОСТ Р 7․0․97-2025, Приложение к Инструкции)․ Обязательные реквизиты:

• Полное наименование организации (фондопроизводителя)․
• Индексы: фонда, описи, дела․
• дела (составляется по рубрикатору/номенклатуре)․
• Даты начала и окончания документов в деле (крайние даты)․
• Срок хранения и год окончания срока хранения․
• Количество листов (пронумерованных)․
• Подпись ответственного за делопроизводство лица и дата оформления․

Этап 3: Пронумеровка листов и скрепка дела

• Нумерация: Скородумная (переплетная) нумерация всех листов дела карандашом в правом верхнем углу (лицевая сторона — нечетные, оборотная — четные)․ Обложка в нумерацию не входит․
• Скрепка: Дела скрепляются нитью (шнуром) через 4 отверстия․ На обратной стороне обложки клеится бумажный флажок с указанием количества листов, подписью скрепившего и датой․ Пломбирование флажка печатью организации обязательно для дел постоянного хранения и дел по личному составу․

Этап 4: Составление сдаточной описи

Сдаточная опись — основной поисковый прибор при передаче․ Требования:

• Составляется в двух экземплярах․
• Утверждается руководителем структурного подразделения (подпись, печать, дата)․
• Содержит колонки: № дела по описи, индексы, дела, даты, кол-во листов, срок хранения, примечания․
• Оба экземпляра описи вместе с делами передаются в архив․ Один экземпляр остается в архиве, второй — с отметкой о приеме возвращается в организацию․

Этап 5: Проверка физического состояния носителей

Перед сдачей проводится инспекция:

• Отсутствие порванных, загрязненных, выцветших листов (требуется реставрация или копирование)․
• Качество печатного текста/рукописи (читаемость)․
• Наличие всех реквизитов на документах (подписи, даты, регистрационные номера, отметки об исполнении)․
• Удаление металлических скоб (степлеров), кнопок, резинок, допускается только ниточная скрепка․

Особенности подготовки дел по личному составу и дел постоянного хранения

Дела по личному составу

К ним предъявляются повышенные требования из-за социально-правового значения:

• Обязательное пломбирование флажка скрепки печатью организации․
• Строгое соблюдение хронологии внутри дела․
• Полнота набора документов (личные карточки, служебные записки, приказы о приеме/увольнении, наградные листы и т․д․)․
• Срок передачи в архив организации — так же 1–3 года, но контроль за соблюдением срока особенно строг․

Дела постоянного хранения

Формируются в отдельные описи․ При подготовке к передаче в государственный архив:

• Проводится дополнительная экспертиза ценности (при необходимости)․
• Оформляются на качественной бумаге (если дела формируются ретроспективно)․
• Требуется заключение договора с государственным архивным учреждением после принятия положительного решения о приеме документов․

Электронные документы: специфика подготовки

С появлением нормативных требований к долговременному хранению электронных документов (ГОСТ Р 7․0․100-2018 и др․) подход изменился․ Подготовка к передаче в архив (в структурное подразделение или госархив) включает:

1. Верификацию целостности (проверка хеш-сумм)․
2. Миграцию форматов в открытые, стандартизированные форматы (PDF/A, XML, TIFF и др․)․
3. Обеспечение подлинности (электронные подписи, штампы времени)․
4. Формирование архивного пакета (SIP — Submission Information Package) с метаданными по профилю метаданных архива-приемника․

Типичные ошибки и риски (чек-лист для самопроверки)

1. Завершение дела в делопроизводстве (последний документ зачислен)․
2. Ожидание 1 года (хранение в текущем делопроизводстве/рабочем архиве)․
3. Заседание ЭПК (если не проводилось ранее), утверждение протокола․
4. Оформление дела: обложка, нумерация, скрепка, флажок․
5. Составление сдаточной описи в 2-х экземплярах, утверждение руководителем подразделения․
6. Передача в архив организации (структурное подразделение), не позднее 3 лет;
7. Учет в архиве организации (присвоение индексов фонда/описи)․
8. Подготовка к передаче в госархив (по истечении сроков хранения в ведомственном архиве или при ликвидации организации)․
9. Акт приема-передачи документов (Инвентарная опись или Сдаточная опись служит основанием)․

Подготовка дел к архивному хранению, это не формальность, а система организационно-технических мероприятий, гарантирующая правовую защищенность организации и сохранность национального документального фонда․ Ключевыми факторами успеха являются:

• Системность (ежегодная работа, а не раз в 3 года «впрысках»)․
• Компетентность ЭПК и ответственных за делопроизводство․
• Строгое следование ГОСТ Р 7․0․97-2025 и Приказу Росархива․
• Контроль сроков (1–3 года) и физического состояния носителей․

Соблюдение описанных процедур позволяет избежать штрафов, обеспечивает быстрый поиск документов при запросах (судебных, пенсионных, ведомственных) и гарантирует бесшовную передачу документов в государственные архивы для вечного хранения․

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ, ГОСТ Р 7․0․97-2025, Инструкции по делопроизводству в госорганах и рекомендаций Федерального архивного агентства․ Статус нормативной базы актуален на ․