Передача документов в государственный (или муниципальный) архив – обязательный этап в жизненном цикле любой организации, особенно при её ликвидации, реорганизации или проведении периодической экспертизы ценности. Неправильная подготовка может привести к нарушению законодательства РФ, штрафам и утрате важной информации.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие процесс передачи:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятия «документы постоянного и временного хранения», сроки их хранения и порядок передачи в архив.
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утверждены в 2015 г.) – детализируют требования к оформлению дел, описанию, нумерации и санитарно‑гигиеническому состоянию материалов.
3. Приказы и методические рекомендации конкретных архивов (например, РГАНТД, региональные государственные архивы) – устанавливают графики передачи, форму актов приёма‑передачи и т.п.

Соблюдение этих нормативных актов является обязательным, иначе организация нарушит требование законодательства о хранении кадровых и иных документов.

Классификация документов

Документы постоянного хранения

• Кадровые документы, относящиеся к личному составу (трудовые книжки, договоры, аттестационные листы и пр.).
• Документы, отнесённые к исторически ценным (акты, уставные документы, финансовые отчёты, проектная документация).

Временные документы

• Бухгалтерские и налоговые документы (срок хранения – 5 лет).
• Документы по управленческому учёту (срок – 3–5 лет).
• Документы, не представляющие ценности, срок хранения которых истёк – подлежат уничтожению до передачи в архив.

Документы, не подлежащие передаче

Временные документы, срок хранения которых превышает 10 лет, но не относится к категории постоянного хранения, хранятся в организации до истечения предельного срока, после чего уничтожаются.

Этапы подготовки к передаче

1. Проведение экспертизы ценности (обычно каждые 3 года). Определяется, какие документы переходят в постоянное хранение, а какие подлежат уничтожению.
2. Отбор и сортировка:
   • Разделить документы на группы: к передаче, к уничтожению, к дальнейшему внутреннему хранению.
   • Проверить физическое состояние (отсутствие плесени, повреждений, следов обработки).
3. Подготовка описей дел (описание содержания, сроков, архивных единиц). Описание должно соответствовать требованиям Правил (формат, обязательные реквизиты).
4. Оформление обложек и ьных листов:
   • Указать полное наименование организации, подразделения, телефон исполнителя.
   • Проставить номер дела, дату формирования, отметки о проверке санитарного состояния.
5. Нумерация страниц – каждый лист нумеруется в правом верхнем углу (порядковый номер + общее количество страниц).
6. Подготовка акта приёма‑передачи – согласуется с архивом, подписывается уполномоченными лицами обеих сторон.
7. Согласование графика передачи – архив формирует график, который утверждается руководителем службы документооборота (ДОУ) и руководителями подразделений.
8. Транспортировка – документы доставляются в архив в соответствии с инструкциями (упаковка, маркировка, условия перевозки).

Оформление дел: подробный чек‑лист

Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения

Документы, не подлежащие передаче в архив, подлежат уничтожению в соответствии с пунктом 7.2.4 Правил:

1. Подготовить акт об уничтожении (указываются реквизиты, количество листов, способ уничтожения).
2. Утвердить акт руководителем организации.
3. Выполнить уничтожение в лицензированном пункте (шрединг, сжигание) и получить подтверждающий протокол.
4. Протокол хранится в архиве организации в течение 3 лет.

Согласование и передача в архив

Составление графика передачи

Архив формирует график, учитывающий:

• Объём передаваемых дел;
• Технические возможности приёмного подразделения;
• Согласование с руководителями структурных подразделений.

Акт приёма‑передачи

Обязательные реквизиты акта:

• Дата и место передачи;
• Перечень передаваемых дел (номер, название, количество листов);
• Подписи уполномоченных лиц (исполнитель организации и представитель архива);
• Печати сторон.

Транспортировка

Документы упаковываются в коробки/папки, маркируются номером дела, защищаются от влаги и механических повреждений. При перевозке используется специализированный транспорт (при необходимости – климат‑контроль).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы обязаны передаваться в архив при ликвидации организации?

Все кадровые документы, а также документы, срок хранения которых ещё не истёк, независимо от их текущего статуса. Непередача их в архив считается нарушением 125‑ФЗ.

Можно ли передать в архив документы, срок хранения которых уже истёк?

Нет. Такие документы подлежат уничтожению до передачи. Исключение – если они имеют историческую ценность, тогда их следует переоценить в ходе экспертизы.

Кто отвечает за подготовку описей дел?

Ответственность возлагается на подразделение, где документы находятся. Архивная служба организации (служба ДОУ) контролирует соответствие описей требованиям Правил.

Сколько времени даётся на подготовку документов к передаче?

Согласно Правилам, подготовка должна быть завершена не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Что делать, если название организации изменилось?

При оформлении обложки указывается новое официальное название, а в описании указывается «ранее – …», чтобы обеспечить прослеживаемость.

Подготовка документов к передаче в государственный архив – многоэтапный процесс, требующий чёткого соблюдения нормативных требований, тщательной сортировки и правильного оформления. Ключевые моменты:

• Определить, какие документы подлежат передаче, а какие – уничтожению.
• Провести экспертизу ценности каждые 3 года.
• Оформить описные документы, обложки и нумерацию в соответствии с Правилами 2015 г.
• Согласовать график и оформить акт приёма‑передачи.
• Обеспечить безопасную транспортировку и хранение до момента передачи.

Только при полном соблюдении всех пунктов организация гарантирует законность своих действий, сохранность исторически ценных материалов и отсутствие штрафных санкций.

Дата актуализации статьи: