Статья предназначена для сотрудников организаций, ответственных за подготовку и передачу документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. В ней собраны актуальные нормативные положения, пошаговые рекомендации и практические советы, основанные на информации из открытых источников (данные на ).

Нормативная база

• Приказ Росархива № 237 от – содержит инструкцию по работе с документами, подлежащими архивному хранению, включая сроки хранения бухгалтерской и иной документации;
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства – пункт 1.1 описывает выявление граждан и включение их в список источников комплектования, оформления приема документов на постоянное хранение.
• КонсультантПлюс, раздел 7.2 – в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема‑передачи дел, а также подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела. Вместе с делами передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
• КонсультантПлюс, пункт 37.1 – порядок приема документов от организаций осуществляется по истечении сроков их временного хранения в организациях‑источниках комплектования архива.
• Бухгалтерия.ru – образец акта приема‑передачи – архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема‑передачи.

Подготовка документов к передаче

Бумажные документы

1. Определить перечень документов, подлежащих передаче, ориентируясь на сроки хранения, указанные в Номенклатуре дел и других нормативных актах.
2. Выполнить предварительную проверку: удалить дубликаты, привести документы в надлежащий вид (проклеить разорванные листы, удалить скрепки, которые могут повредить бумагу).
3. Сформировать дела в соответствии с принятой системой классификации (по годам, по видам деятельности, по структурным подразделениям);
4. Подготовить опись дел: в конце каждого экземпляра указать цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дату приема‑передачи, подписи ответственных лиц (заведующего архивом и передающего сотрудника).
5. Сопроводить дела регистрационными картотеками на документы и, при наличии, программными средствами/базами данных, содержащими сведения о регистрации и исполнении передаваемых документов.

Электронные документы

1. Выгрузить документы из информационной системы, в которой они были созданы.
2. Перевести каждый файл в формат PDF/A – стандарт для долгосрочного архивного хранения.
3. При поступлении файла в систему электронного документооборота (СХЭД) проверить его на наличие вредоносного программного кода.
4. Сформировать электронное дело, включив в него метаданные (номер дела, дату создания, автора, классификационный индекс).
5. Подготовить опись электронных дел, аналогично бумажному варианту, с указанием количества файлов, даты и подписей.
6. Передать электронные носители (серверы, магнитные ленты, оптические диски) вместе с сопроводительной документацией;

По информации из источника «Время бухгалтера» (2025-03-31):
а) выгрузить из системы, в которой документ был создан; б) перевести документ в формат PDF/A; в) при поступлении файла в СХЭД его проверяют на наличие вредоносного программного кода.

Этапы приема‑передачи документов в архив

1. Первичный контакт – связаться с центральным архивом вашего города (или архивом ближайшего крупного города). Сообщить данные предприятия и уточнить, кто будет курировать приемку вашего архивного фонда (по рекомендации ТКР Archive Management).
2. Согласование куратора – уточнить фамилию, должность и контактные данные ответственного специалиста архива, который будет сопровождать процесс.
3. Уточнение особенностей подготовки – узнать, есть ли особые требования к оформлению описей, к формату электронных файлов, к использованию конкретных программных средств.
4. Подготовка документов – выполнить действия, описанные в разделе «Подготовка документов к передаче».
5. Формирование описи и акта – заполнить сдаточную опись, которая одновременно служит актом приема‑передачи как для бумажных, так и для электронных документов (см. статью «Как передать документы в архив организации»).
6. Передача в архив – передать дела вместе с описью, регистрационными картотеками и, при необходимости, программными средствами/базами данных.
7. Экспертиза и подписание акта – архив проводит экспертизу документов по описи; после положительного заключения подписывается акт приема‑передачи (Бухгалтерия.ru).
8. Внесение в учет – архив вносит полученные дела в свой учет, выдавая подтверждающий документ о принятии на хранение.

Заполнение сдаточной описи и акта приема‑передачи

Сдаточная опись является ключевым документом, фиксирующим факт передачи. В ней обязательно указываются:

• наименование организации‑передателя;
• номер и название дела (или группы дел);
• количество листов (или файлов) – цифрами и прописью;
• дата приема‑передачи;
• подписи:
• заведующего архивом федерального органа исполнительной власти;
• лица, передавшего дела (руководитель подразделения или уполномоченный сотрудник).

После проверки описи архивом составляется акт приема‑передачи архивных документов на хранение. Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания этого акта (Бухгалтерия.ru).

Особенности для разных типов организаций

Государственные и муниципальные органы

Для них действуют обязательные нормативные акты (Приказ Росархива № 237, методические рекомендации ФА). Передача осуществляется после истечения сроков временного хранения (КонсультантПлюс, п. 37.1).

Коммерческие организации

Могут использовать услуги специализированных архивных компаний (например, Делис Архив, ТКР Archive Management). Рекомендуется предварительно согласовать порядок приема, уточнить наличие аутсорсинга и возможные оптимизации расходов (Infologistics).

Архивы личного происхождения

При работе с документами личного происхождения следует следовать методическим рекомендациям ФА (выявление граждан, включение в список источников комплектования, оформление приема документов на постоянное хранение).

Практические советы и лучшие практики

• Планировать передачу документов заранее, выделяя ответственного сотрудника и формируя график работ.
• Вести журнал учета подготовленных дел, отмечая даты завершения каждого этапа (выгрузка, конвертация, формирование описи).
• Использовать чек‑листы, включающие пункты из Приказа Росархива № 237 и рекомендаций ТКР Archive Management.
• При работе с электронными документами обеспечивать резервное копирование исходных файлов перед конвертацией в PDF/A.
• Хранить копии описей и актов в системе документооборота организации на случай споров или утери оригиналов.
• Периодически проводить внутренний аудит соответствия подготовки документов архивным требованиям.

Прием документов в архив – это многоэтапный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и тщательной подготовки как бумажных, так и электронных материалов. Следуя представленной инструкции, используя рекомендации из источников (КонсультантПлюс, ТКР Archive Management, Федеральное архивное агентство, Время бухгалтера, Infologistics и др.), организации смогут обеспечить надежное и законное хранение своей документации, минимизировать риски потери информации и оптимизировать расходы на архивное обслуживание.

Дата подготовления статьи: .