В любой компании растёт количество бумажных и электронных документов. Правильная организация их хранения – залог сохранности информации, соблюдения требований законодательства и избежания штрафных санкций. В статье подробно рассмотрены все этапы подготовки и передачи документов в государственный архив РФ, а также требования к помещениям, порядок экспертизы ценности и варианты электронного архивирования.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие архивное дело в России:

• Приказ Минкультуры России № 77 «Об организации архивного дела в организациях» (п. 2, п. 12, п. 47, п. 74).
• Приказ Минкультуры России № 236 «О сроках хранения архивных документов».
• Федеральный закон «Об архивном деле» от  № 125‑ФЗ.
• Росархив. Положения № 43, № 77 (требования к помещениям, оборудованию, пожарной безопасности).

Согласно этим документам, в архив подлежат только те документы, которые:

1. Имеют реквизиты для идентификации (наименование, дата, номер).
2. Содержат ценную информацию (научную, историческую, социальную, культурную или практическую).
3. Имеют установленный срок хранения более 10 лет (см. Приказ № 236).
4. Завершены в делопроизводстве (использование прекращено, документ оформлен в дело).

Документ считается завершённым с 1 января года, следующего за годом прекращения его использования, а передача в архив допускается не ранее 1 года и не позже 3 лет после этой даты (п. 47 приказа № 77).

Этапы подготовки документов к архивному хранению

Экспертиза ценности документов

Экспертиза определяет, какие документы следует передать в архив, а какие подлежат уничтожению. Процедура делится на три шага:

1. Составление номенклатуры дел. Формируется перечень всех дел организации.
2. Определение сроков хранения. На основе Приказа № 236 каждому документу присваивается срок (постоянный, долговременный, временный).
3. Выделение дел на уничтожение. Документы, срок которых истёк, оформляются актом об уничтожении.

Экспертизу обычно проводят внешние специалисты, а окончательное решение принимает экспертная комиссия (ЭК) внутри организации (делопроизводство, кадры, бухгалтерия, юридический отдел).

Формирование и оформление дел

После экспертизы документы группируются в дела и проходят следующие операции:

• Упорядочивание. Сортировка по хронологии, тематикам, подразделениям.
• Переплет. Делам придается единый переплёт (клей, скобы, папка) согласно правилам Росархива.
• Оформление обложки и корешка. На обложке указываются реквизиты (наименование, номер, срок хранения). Корешок содержит краткое содержание.
• Каталогизация и индексация. Каждому делу присваивается код (цифровое обозначение отдела + порядковый номер). Код размещается в установленном месте на документе.

Составление описи дел

Опись – основной научно‑справочный документ, позволяющий быстро находить нужный материал в архиве. В ней фиксируются:

• Номер и наименование дела.
• Срок хранения (постоянный/временный).
• Объём (кол‑во листов, томов).
• Краткое содержание и перечень ключевых документов;

Описи согласовываются экспертной комиссией и утверждаются руководителем организации.

Подготовка актов об уничтожении

Для документов, срок хранения которых истёк, оформляется акт об уничтожении образца, утверждаемый генеральным директором. Уничтожение может быть:

1. Сторонними организациями (профессиональные центры шрединга).
2. Собственными силами (при наличии сертифицированного оборудования).

После уничтожения предоставляется свидетельство об уничтожении, которое хранится в архиве организации.

Технические требования к помещению архива

Если организация решает создать собственный архив, помещение должно соответствовать следующим требованиям (Росархив № 77):

• Конструкция из прочного, негорючего материала; отсутствие коммуникаций воды в стенах.
• Температурный режим 17‑19 °C (бумажные носители) и 8‑18 °C (электронные).
• Влажность 45‑55 %.
• Система пожаротушения (спринклеры, газовые системы) и отдельный пожарный выход.
• Контроль доступа (электронные замки, видеонаблюдение).
• Санитарно‑гигиенические нормы: отсутствие пищевых складов, чистота, отсутствие пыли.

Нарушение этих требований влечёт административную ответственность – штраф 2 000‑3 000 руб. для должностных лиц.

Внеофисное хранение и передача в государственный архив

Почему стоит обращаться к профессионалам

Большинство компаний предпочитают передать документы в специализированные архивные организации (например, ОАО «ОСГ»). Преимущества:

• Полный цикл услуг: экспертиза, каталогизация, упаковка, транспортировка, приёмка.
• Современные системы безопасности и пожаротушения.
• Гарантия конфиденциальности (особенно важна при работе с персональными данными).
• Сокращение расходов на содержание собственного помещения и персонала.

Порядок передачи в государственный архив

1. Определение перечня документов. На основании экспертизы ценности формируется список дел, подлежащих передаче.
2. Согласование графика передачи. Утверждается руководителем и согласуется с подразделениями‑отправителями.
3. Подготовка упаковки. Делам присваиваются специальные коробки, маркируются кодами и наклейками.
4. Транспортировка. Документы перевозятся уполномоченным лицом архива в присутствии представителя организации‑отправителя.
5. Приёмка в архиве. Уполномоченный сотрудник архива ставит отметку о приёме в оригинал описи, фиксирует количество и дату.
6. Регистрация в архивном фонде. После приёмки документы вносятся в реестр государственного архива и получают уникальный архивный номер.

Все этапы фиксируются в протоколе передачи, который подписывается обеими сторонами.

Электронный архив: современный подход

Перевод бумажных документов в электронный вид (сканирование, оцифровка) становится всё более популярным. Электронный архив позволяет:

• Оперативный доступ 24/7 из любой точки мира.
• Гарантировать долговременную сохранность (резервные копии, облачные хранилища).
• Обеспечить мультизадачность – одновременная работа нескольких пользователей.
• Сократить затраты на физическое хранение и обслуживание помещений.

Для создания электронного архива необходимо:

1. Провести сканирование всех документов с соблюдением требований к разрешению (не менее 300 dpi) и формату (PDF/A).
2. Метаданные (дата, номер, отдел, тема) вносятся в систему управления документами (DMS).
3. Обеспечить резервное копирование и контроль доступа (шифрование, цифровая подпись).
4. Согласовать электронный архив с внутренними нормативными актами и, при необходимости, с требованиями Росархива.

Если у организации нет собственного IT‑отдела, можно привлечь сторонних провайдеров, специализирующихся на оцифровке и хранении архивных материалов.

Краткий чек‑лист подготовки к передаче в государственный архив

Подготовка и передача документов в государственный архив – процесс, требующий тщательного планирования, соблюдения нормативных требований и участия нескольких специалистов. Правильная экспертиза ценности, корректное оформление дел, составление описей и соблюдение требований к помещениям позволяют избежать штрафов и гарантировать сохранность важной информации.

Для большинства компаний оптимальным решением будет привлечение профессиональных архивных сервисов (например, ОСГ), которые берут на себя все этапы – от экспертизы до транспортировки и приёмки в архив. Тем, кто стремится к полной цифровизации, рекомендуется рассмотреть внедрение электронного архива с надёжным резервным копированием и системой контроля доступа.

Соблюдая описанные выше рекомендации, ваша организация сможет эффективно управлять документами, обеспечить их юридическую безопасность и подготовиться к любым проверкам контролирующих органов.

Дата публикации: 07:27:45