Цель статьи – дать полное представление о том‚ как правильно подготовить и передать документы в государственный (муниципальный) архив‚ какие документы необходимо оформить‚ какие этапы включают процесс и какие требования предъявляются к их выполнению.

Правовая база

Подготовка и передача дел в архив регулируются следующими нормативными актами:

• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Правительством РФ);
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ;
• Приказы и методические рекомендации конкретных архивов (например‚ приказ Минкультуры РФ от № 123);
• Внутренние регламенты организации (инструкция по передаче дел в архив‚ образцы описи и т.д.).

Все действия по передаче дел должны соответствовать этим документам‚ иначе архив может отказать в приёме материалов.

Ключевые понятия

1. Дело – совокупность документов‚ объединённых по теме‚ объекту или периоду.
2. Опись – документ‚ в котором перечислены все документы‚ входящие в дело‚ с указанием их наименования‚ даты‚ номера и краткого содержания.
3. Экспертиза ценности – оценка архивной ценности документов (исторической‚ правовой‚ управленческой и т.п.).
4. График передачи – согласованный план‚ когда и какие дела будут переданы в архив.

Этапы подготовки дел к передаче в государственный архив

Формирование комиссии

Для проведения экспертизы ценности и подготовки описи формируется комиссия‚ в состав которой обычно входят:

• Начальник службы делопроизводства;
• Представитель кадрового отдела;
• Главный бухгалтер;
• Специалист‑архивариус (по возможности).

Комиссия отвечает за отбор документов‚ проверку их состояния и согласование графика передачи.

Определение состава дел‚ подлежащих передаче

На основании нормативных сроков хранения и архивной ценности выбираются:

1. Документы‚ которые подлежат государственному хранению (обычно срок более 5–10 лет‚ документы с исторической ценностью);
2. Документы‚ которые могут оставаться в ведомственном архиве (служебные‚ оперативные материалы);
3. Документы‚ подлежащие уничтожению (истёкшие сроки‚ отсутствие ценности).

Проверка физического и санитарно‑гигиенического состояния

Каждый документ проверяется на:

• Отсутствие плесени‚ пятен‚ повреждений;
• Соблюдение требований к формату (формат листа А4‚ отсутствие скрепок‚ скотча и т.п.);
• Наличие подписей‚ печатей и штампов.

При необходимости документы реставрируются или заменяются копиями.

Формирование дел и их комплектование

Документы группируются в дела по тематикам‚ датам или фамилиям сотрудников. Для каждого дела оформляются:

1. Обложка (с указанием наименования дела‚ номера‚ периода);
2. Переплет (по возможности – в папки‑папки или в архивные коробки);
3. Предисловие к описи (краткое описание содержания‚ указание ответственного лица).

Составление описи

В зависимости от того‚ куда передаются документы‚ готовятся:

• Для ведомственного архива – два экземпляра описи (один остаётся в подразделении‚ второй – в архиве).
• Для государственного архива – три экземпляра описи (один в ведомственном архиве‚ второй – контрольный в подразделении‚ третий – в государственном архиве).

Опись должна включать:

Согласование графика передачи

График разрабатывается архивом‚ согласуется с руководителями подразделений и утверждается руководителем службы делопроизводства. В графике указываются:

• Дата и время передачи;
• Перечень дел‚ которые будут переданы;
• Контактное лицо в архиве.

Оформление сопроводительных документов

К каждому пакету дел прилагаются:

• Подписанный договор с архивом (при необходимости) и копия платежного поручения;
• Акт приёма‑передачи (подписывается обеими сторонами);
• Историческая справка (если требуется) и предисловие к описи.

Регистрация в архиве

После доставки документов в архив сотрудники архива проводят:

1. Регистрацию дел в журнале приёма;
2. Присвоение архивных номеров (обычно в течение 10 рабочих дней);
3. Выдачу подтверждающих документов (квитанция‚ регистрационный лист).

Хранение контрольных экземпляров

Контрольный экземпляр описи и‚ при необходимости‚ копии ключевых документов остаются в структурном подразделении. Это обеспечивает возможность быстрого доступа к информации о переданных делах.

Практический пример: пошаговый план передачи дел в государственный архив

1. Подготовка комиссии (1–2 дня).
2. Отбор и проверка документов (5–7 дней).
3. Формирование дел‚ их переплет и обложка (3–4 дня).
4. Составление описи (2‑3 экземпляра) (2 дня);
5. Согласование графика с архивом (1–2 дня).
6. Подготовка сопроводительных документов (1 день).
7. Доставка дел в архив (в зависимости от расстояния – 1–3 дня);
8. Регистрация и получение архивных номеров (до 10 рабочих дней).
9. Хранение контрольных копий (постоянно).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько экземпляров описи нужно готовить?

Если документы передаются только в ведомственный архив – два экземпляра. При передаче в государственный архив – три экземпляра (один для ведомственного архива‚ один контрольный в подразделении‚ один для государственного архива).

Нужно ли платить за регистрацию в государственном архиве?

Да. Оплата производится по тарифу‚ указанному в договоре с архивом. После подписания договора и оплаты вы получаете копию платёжного поручения‚ которая прилагается к документам.

Можно ли передать документы в электронном виде?

В большинстве случаев государственный архив принимает только бумажные носители‚ однако некоторые архивы (особенно муниципальные) допускают электронные копии в сочетании с оригиналами. Требования к формату (PDF/A‚ метаданные) фиксируются в отдельном регламенте архива.

Что делать‚ если в деле обнаружены документы с дефектами?

Документы с повреждениями подлежат реставрации (если ценность высокая) или заменяются копиями. При невозможности восстановления такие документы могут быть уничтожены после согласования с архивом.

Как часто нужно обновлять график передачи?

График пересматривается ежегодно‚ но при появлении новых дел‚ требующих передачи‚ он может быть скорректирован в любой момент по согласованию с архивом.

Образец инструкции по подготовке и передаче дел в архив

Инструкция № 12/2026
по подготовке и передаче документов в государственный архив

Основание – Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ.

Ответственные лица:
 • Руководитель структурного подразделения – согласование графика;
 • Начальник службы делопроизводства – формирование комиссии.
 • Архивариус (консультант) – проверка описи и состояния документов.

Этапы подготовки:
 3.1. Формирование комиссии (дата‚ ФИО‚ подписи).
 3.2. Отбор дел‚ проверка сроков хранения.
 3.3. Оценка физического состояния‚ при необходимости – реставрация.
 3.4. Комплектование дел в коробки/папки‚ оформление обложек.
 3.5. Составление описи (3 экземпляра) и предисловия.
 3.6. Согласование графика с архивом (указать даты‚ ответственных).
 3.7. Подготовка договора и платежных документов.
 3.8. Доставка дел в архив‚ подписание акта приёма‑передачи.
 3.9. Регистрация в архиве‚ получение регистрационных номеров.
 3.10. Хранение контрольных копий в подразделении.

Сроки:
 – Подготовительный этап – не более 14 календарных дней.
 – Согласование графика – 3 рабочих дня.
 – Регистрация в архиве – до 10 рабочих дней после доставки.

Контроль:
 – Ежемесячный отчёт о статусе передачи дел.
 – Аудит соответствия требованиям архива раз в год.

Подписи:
____________________ (Руководитель подразделения)
____________________ (Начальник службы делопроизводства)
____________________ (Архивариус)

Подготовка к передаче дел в государственный архив – это комплексный процесс‚ требующий тщательной организации‚ соблюдения нормативных требований и взаимодействия между различными подразделениями организации. Правильное оформление описи‚ своевременная экспертиза ценности и согласование графика позволяют избежать задержек‚ штрафов и потери ценных документов.

Следуя изложенному в статье пошаговому алгоритму и используя образцы документов‚ вы сможете обеспечить надёжную и законную передачу дел в архив‚ сохранив их историческую и правовую ценность для будущих поколений.

Дата публикации: