Кадровое делопроизводство — это один из самых важных процессов в любой организации․ Документы отдела кадров (ОК) подтверждают трудовой стаж сотрудников, их заработную плату и другие важные аспекты трудовой деятельности․ В соответствии с законодательством, большинство этих документов имеют огромные сроки хранения (до 75 лет и более)․ Именно поэтому своевременная и правильная сдача кадровых документов в архив — это не просто формальность, а юридическая обязанность работодателя․
В этой статье мы подробно разберем все этапы: от подготовки бумаг до их непосредственной передачи в архивное хранилище, будь то внутренний архив компании или государственный реестр․
Сроки хранения: что и куда нужно передавать
Прежде чем формировать дела для передачи, необходимо провести экспертизу ценности документов․ В управлении архивами обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче, отдельно по каждой категории․ Согласно Правилам работы архивов, передаче в архив подлежат дела, которые хранятся:
- Постоянно (штатные расписания, положения об оплате труда, годовые отчеты по кадрам и т․д․)․
- Временно (свыше 10 лет) (документы, связанные с аттестацией, результатами экзаменов, некоторыми видами приказов)․
- По личному составу (приказы о приеме/увольнении, личные карточки Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые договоры)․ Эта категория включает документы, образующиеся в деятельности как кадровых служб, так и бухгалтерии․
Важно: Дела временного хранения (до 10 лет) обычно не передаются в архив организации, а хранятся в самом отделе кадров, после чего подлежат уничтожению по акту․
Нормативная база и внутренние регламенты
Коммерческие организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например, в Положении об архиве (ч․ 1 ст․ 8 ТК) или в Инструкции по делопроизводству․ Этот документ должен утвердить руководитель организации, а копии инструкции передаются во все структурные подразделения․
Независимо от установленного внутреннего порядка, работодатель обязан назначить сотрудника, ответственного за подготовку и передачу всех документов для архивного хранения․ Обычно это руководитель отдела кадров или инспектор по кадрам․
Этапы подготовки кадровых документов к архивации
Комплексная архивная обработка документов включает в себя несколько обязательных шагов․ Процесс требует внимательности и аккуратности․
Систематизация и формирование дел
Кадровые и другие документы передают в архив, объединяя их в дела по тематическому или хронологическому признаку․ Например, приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу․
Техническая подготовка и переплет
Дела необходимо подготовить физически․ Из папок извлекаются все металлические скрепки (скобы, скрепки), которые со временем могут поржаветь и повредить бумагу․ После этого документы прошиваются и переплетаются в архиве (или готовятся к переплету) прочной нитью․ Толщина каждого дела не должна превышать 4 см (обычно 150-250 листов)․ Если документов больше, дело делится на несколько томов․
Оформление обложки и простановка штампов
На обложку каждого дела наносится специальный штамп или заполняется типографский бланк․ На нем указывается:
- Полное наименование организации․
- Наименование структурного подразделения (отдел кадров)․
- Индекс и заголовок дела․
- Крайние даты документов (дата первого и дата последнего документа в деле)․
- Количество листов․
- Срок хранения․
Составление описи
Это один из важнейших этапов․ Передача дел в архив осуществляется по описи․ Опись составляется в нескольких экземплярах (обычно в двух или трех)․ В ней перечисляются все передаваемые дела с указанием их индексов, заголовков, крайних дат и количества листов․
Процесс передачи документов в архив организации
Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение организации (отдел кадров), в котором они заводились (п․ 161 Инструкции по делопроизводству)․ Чаще всего передача проводится в начале года․
Пример из практики: В ООО «Альфа» согласно положению об архиве в начале года проводится передача документов на хранение; Приказом директора ответственной за подготовку кадровых документов назначается руководитель отдела кадров․ Она формирует дела, составляет описи и вместе с работником архива проверяет соответствие фактического наличия дел записям в описи․
После сверки на обоих экземплярах описи ставятся подписи: сотрудника, передающего дела, и архивариуса, принимающего их․ Один экземпляр описи остается в архиве, другой, хранится в отделе кадров как подтверждение факта передачи․
Сдача документов в государственный архив
В большинстве случаев коммерческие компании хранят документы в собственных архивах․ Однако есть ситуации, когда требуется сдача в государственный архив:
- Ликвидация компании․ При ликвидации организации происходит обязательная сдача кадровых документов (в первую очередь по личному составу) в государственный архив․ Это необходимо для того, чтобы бывшие сотрудники могли в будущем подтвердить свой стаж для пенсии․
- Отсутствие собственного архива․ Некоторые компании заключают договор с государственным архивом на депозитарное хранение․
При передаче в госархив требования к упаковке, переплету и оформлению описей могут быть строже, поэтому лучше заранее проконсультироваться со специалистами архива о их внутренних регламентах․
Архивация кадровых документов — процесс, требующий системного подхода․ Чтобы избежать штрафов со стороны проверяющих органов и обеспечить сохранность истории компании, необходимо:
- Своевременно проводить экспертизу ценности документов․
- Разработать и утвердить внутренние регламенты (Положение об архиве)․
- Назначить ответственных лиц․
- Тщательно соблюдать правила технической обработки и составления описей․
Соблюдение этих правил позволит наладить порядок в документообороте, оптимизировать расходы компании на хранение и гарантировать сохранность важнейших кадровых данных на долгие годы․