Цель статьи – дать подробные рекомендации по подготовке, прошивке и передаче в архив трудовых договоров (включая дополнительные соглашения, акты об изменении и расторжении). Руководство учитывает действующее законодательство РФ (ФЗ № 125‑ФЗ от  ред. от ) и практические рекомендации из отраслевых источников.

Правовая база и сроки хранения

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1) определяет обязательный срок хранения трудовых договоров – 75 лет с момента их формирования.
• Согласно КонсультантПлюс, трудовые договоры, служебные контракты и соглашения об их изменении/расторжении подлежат хранению в архиве после увольнения сотрудника.
• Если в организации не ведётся отдельное личное дело сотрудника, договоры рекомендуется хранить в отдельной папке и передавать в архив только после увольнения.

Что необходимо подготовить перед прошивкой

1. Список документов:
   • Трудовой договор (основной документ).
   • Дополнительные соглашения (об изменении условий, о повышении зарплаты и т.п.).
   • Акты о расторжении договора.
   • При необходимости – копии трудовых книжек, справки об увольнении.
2. Сортировка:
   • Документы располагаются хронологически по дате заключения/подписания.
   • Внутри одного договора – сначала основной документ, затем все дополнительные соглашения в порядке их подписания.
3. Контрольные листы (журнал учёта):
   • Номер тома.
   • Диапазон дат (например,  – ).
   • Кол‑во документов.
   • Ответственное лицо.

Выбор метода прошивки

Необходимые материалы

• Игла – специальная швейная игла для бумаги (диаметр 0,6–0,8 мм).
• Нитка – хлопковая или полиэстеровая, прочность не менее 0,5 N; часто используют цвет белый или серый для нейтрального вида.
• Картонный лист (толщина 2 мм) – в качестве «корешка» тома.
• Линейка и маркер – для разметки места прошивки (обычно 2 см от краёв листа).
• Перфоратор/пробойник (по желанию) – для предварительного проделывания отверстий, если игла слишком тонкая.

Пошаговая инструкция по швейной прошивке

1. Подготовка листов:
   • Убедитесь, что все страницы чистые, без складок.
   • Сложите их в один стоп (обычно 200‑300 листов – максимум 500, иначе тяжело прошивать).
2. Разметка:

   Отмерьте 2 см от левого и правого краёв листа, проведите лёгкую пунктирную линию маркером. Это будет зона прошивки.

3. Проделывание отверстий (опционально):

   С помощью пробойника сделайте 3–4 отверстия (по 2 см от края, равномерно по высоте). Это облегчает протягивание нити.

4. Начало прошивки:

   Вставьте конец нити в иглу, сделайте узелок и закрепите его на внутренней стороне первого листа (обычно в левом верхнем углу).

5. Шаги прошивки:
   • Продвигайте иглу по разметке, делая равномерные стежки (примерно 5 мм между стежками).
   • После каждого прохода через лист делайте «заправку» – небольшую петлю, чтобы нить не растягивалась.
   • Продолжайте до конца листа, затем переходите к следующему листу, удерживая нить в том же положении;
6. Закрепление конца:

   После последнего листа сделайте несколько оборотов нити вокруг иглы, завяжите прочный узел и отрежьте лишнюю часть.

7. Установка корешка:

   Вставьте подготовленный картонный лист в центр тома (между верхней и нижней половиной). Это придаёт томам жёсткость и облегчает их хранение.

8. Маркировка тома:

   На корешке укажите: «Трудовые договоры 2020‑2022», № тома, количество листов, дата формирования. Используйте чёрный маркер или этикетку.

9. Запись в журнал учёта:

   Внесите все сведения о томе в журнал (см. пункт 2.3).

Передача в архив

• Сформированный том передаётся в архив кадровой службы или в государственный архив в соответствии с внутренними регламентами организации.
• При передаче необходимо приложить акт приёма‑передачи, где указываются:
  • Наименование документа (трудовые договоры).
  • Срок хранения (75 лет).
  • Подписавшие лица (ответственный кадровик и представитель архива).
• Архив может запросить дополнительные документы (устав, свидетельство о регистрации и т.п.) – подготовьте их заранее.

Частые ошибки и как их избежать

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Сколько листов можно прошить в один том?

Оптимально – до 500 листов (толщиной около 2 см). При большем количестве рекомендуется делить на несколько томов.

Можно ли использовать клейкую прошивку?

Нет. По требованиям ФЗ 125‑ФЗ и рекомендациям архивов клейкая прошивка считается недопустимой.

Нужна ли отдельная папка для каждого уволенного сотрудника?

Если в организации ведётся личное дело, договор хранится в нём. Если нет – документы собираются в отдельный том, упорядоченный по дате увольнения.

Как оформить акт приёма‑передачи?

В акте указываются: название документа, количество томов, срок хранения, подписи ответственных лиц, дата. Образец акта можно взять у отдела архивного дела.

Можно ли хранить договоры в электронном виде?

Да, но только в дополнение к бумажному оригиналу. Электронные копии должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью и храниться в системе КЭДО.

Правильная прошивка трудовых договоров – это сочетание юридических требований и практических навыков. Следуя описанному алгоритму, вы гарантируете:

• Соблюдение 75‑летнего срока хранения согласно ФЗ 125‑ФЗ.
• Надёжную защиту документов от подделки и повреждения.
• Удобный поиск и передачу в архив без замечаний со стороны контролирующих органов.

Помните, что качественная документация – залог безупречной кадровой политики и защиты компании в судебных разбирательствах.

Дата публикации: