Подшивка (переплёт) трудовых договоров – обязательный этап подготовки кадровой документации к сдаче в архив. Правильно оформленные дела обеспечивают сохранность документов, упрощают их поиск и соответствуют требованиям законодательства РФ.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1) – определяет порядок формирования, хранения и передачи документов в архив.
• Приказы и методические рекомендации Минкультуры России, Росархива и территориальных архивных управлений по оформлению дел.
• Внутренние нормативные акты организации (положение о делопроизводстве, инструкция по работе с кадровыми документами).

Сроки хранения трудовых договоров

Согласно Приказу Минкультуры России № 558 от и разъяснениям КонсультантПлюс:

• Трудовые договоры, служебные контракты и соглашения об их изменении/расторжении хранятся 75 лет с даты последней записи в трудовой книжке (или с даты расторжения договора).
• Для государственных иных служащих в органах местного самоуправления – 10 лет после увольнения.
• Договоры с постоянным сроком хранения (например, бессрочные) могут передаваться в архив не ранее, чем через 1 год после исполнения, но не позднее 3 лет (в общем случае).

Подготовка документов к подшивке

1. Выборка делопроизводства: собрать все трудовые договоры уволенных сотрудников за отчётный период (год, квартал).
2. Проверка комплектности: убедиться, что к каждому договору приложены:
   • дополнительные соглашения (если были);
   • приказы о приёме, переводе, увольнении;
   • согласие на обработку персональных данных (при необходимости).
3. Сортировка: расположить документы в хронологическом порядке по дате увольнения (или по дате последнего изменения договора). Это требование указано в методических рекомендациях по формированию архивных дел.
4. Оформление ьного листа: на первой странице дела указать:
   • наименование организации;
   • вид документа («Трудовые договоры уволенных сотрудников»);
   • период охватываемый делом (например, « – »);
   • количество листов;
   • ответственное лицо (ФИО, должность, подпись).

Методы подшивки (переплёта)

В архивных учреждениях допускаются два основных способа:

Подшивка в твёрдую обложку из картона на четыре прокола (с веревочными завязками)

• Подходит для дел объёмом до 250 листов.
• Процедура:
  1. Сложить листы ровно, выровняв по левому краю;
  2. Сделать четыре отверстия диаметром 6‑8 мм на расстоянии 20 мм от верхнего и нижнего края и 20 мм от левого края (по два отверстия сверху и снизу).
  3. Пропустить через отверстия хлопковую или льняную верёвку, завязать узлом внутри обложки.
  4. Обложку из плотного картона (толщина не менее 0,5 мм) обернуть вокруг листов, зафиксировать клеем или двусторонним скотчем по краям.

Переплёт (клеевой или термоклеевой) в твёрдую или мягкую обложку

• Рекомендуется для дел более 250 листов или при необходимости повышенной прочности.
• Этапы:
  1. Подготовить блок листов, выровняв их по корешку.
  2. Нанести клей (ПВА, термоклей) на корешок блока.
  3. Приложить обложку (картон, переплётный материал) и плотно прижать.
  4. Выдержать под прессом до полного высыхания клея (обычно 30‑60 минут).

Важно: металлические зажимы, скрепки и обычные канцелярские скобы не допускаются в архивных делах, так как они могут повредить документы при длительном хранении.

Маркировка и оформление обложки

• На лицевой стороне обложки указать:
  • шифр дела (например, «КД‑2025‑01»);
  • наименование организации;
  • вид документов;
  • период охватываемый делом;
  • количество листов;
  • дата сдачи в архив.
• На корешке – тот же шифр и период, расположенные вертикально для удобства поиска на стеллажах.
• Все надписи выполняются чёрным или синим шрифтом читаемого размера (не менее 10 pt).

Передача дел в архив

1. Согласование с архивом: уточнить у территориального или республиканского архивного управления требования к оформлению дел (может потребоваться конкретный формат обложки или дополнительные реквизиты).
2. Сопроводительное письмо: подготовить акт приёма‑передачи, в котором перечислить номера дел, количество листов, дату сдачи и подписи ответственных лиц от организации и архива.
3. Упаковка: сложить дела в коробки из гофрокартона, не более 15 кг в каждой, пометив коробки внешними этикетками с шифром дела и периодом.
4. Сдача: передать дела в архив лично или через курьерскую службу с подтверждением получения (расписка в акте приёма‑передачи).

Чек‑лист перед сдачей в архив

• Все трудовые договоры уволенных сотрудников за период собраны и проверены на комплектность.
• Документы расположены хронологически по дате увольнения.
• Оформлен ьный лист и обложка согласно требованиям архива.
• Подшивка выполнена без металлических элементов (верёвочная или клеевая).
• На обложке и корешке указаны все обязательные реквизиты (шифр, период, количество листов).
• Подготовлен акт приёма‑передачи и сопроводительное письмо.
• Дела упакованы в коробки, вес каждой не превышает норму.

Правильная подшивка трудовых договоров обеспечивает их долгосрочную сохранность, упрощает работу с архивом и помогает организации избежать штрафов за нарушение норм по хранению кадровой документации. Следуя изложенным выше рекомендациям, вы сможете подготовить дела к сдаче в архив быстро, качественно и в полном соответствии с законодательством РФ.