Подтверждение трудового стажа — это критически важная процедура для назначения пенсии‚ получения социальных выплат‚ расчета стажевых надбавок или оформления льгот. В условиях активной цифровизации кадрового делопроизводства‚ о которой сообщалось в июне 2026 года (планируется полный отказ от бумажных трудовых книжек и переход на электронный учет)‚ процесс запроса архивных справок приобрел новые нюансы.

Куда обращаться за подтверждением стажа в 2026 году?

В зависимости от периода работы и сохранности документов‚ запрос можно направить в несколько инстанций:

• Государственные архивы областей / городов республиканского значения / столицы — основное место хранения фондов ликвидированных предприятий‚ колхозов‚ совхозов‚ учреждений (до 1990-х и 2000-х годов).
• Центры обслуживания населения (ЦОН) / «Единый контакт-центр» 1414, для получения справки о стаже через Единую накопительную пенсионную фонд (ЕНПФ) и базу данных «Электронная биржа труда».
• Портал eGov.kz (e-Гов) — для заказа справки об участнике обязательного пенсионного страхования (если взносы платились с 1998 года).
• Национальный архивный фонд РК (Национальный архив РК) — для уникальных исторических документов‚ репрессированных‚ участников ВОВ.
• Непосредственно в действующей организации — если предприятие существует‚ архив находится у них (обязаны хранить 75 лет).

Важное изменение 2026 года: Цифровой трудовой стаж

Согласно новостям от 20 июня 2026 года‚ Казахстан планирует полный переход на цифровой учет трудовой деятельности. Это означает‚ что для периодов работы после 2019–2020 годов справки из бумажных архивов‚ как правило‚ не требуются — данные автоматически загружаются в ЕНПФ от работодателей через систему «Э-Сарын» / «Туंडык». Запрос в архив актуален преимущественно для «бумажных» периодов (до введения обязательного пенсионного страхования в 1998 г. или периодов‚ не отраженных в базе ЕНПФ).

Основания для подачи запроса (Законодательная база)

1. Закон РК «Об архивном деле и архивах» (ст. 21 — право граждан на получение архивных справок).
2. Закон РК «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» (п. 1 ст. 11 — подтверждение стажа документами).
3. Постановление Правительства РК № 1178 «Об утверждении Правил ведения индивидуального учета участников обязательного пенсионного страхования».
4. Приказ МТСП РК от № 600 «Об утверждении Правил определения трудового стажа…».

Пакет документов для подачи запроса в архив

При личном обращении в архив или ЦОН (или при отправке почтой/через eGov) необходимо подготовить:

• Заявление-запрос (образец ниже) — в 2 экземплярах (один остается в архиве‚ второй с отметкой о принятии — у вас).
• Копия удостоверения личности (паспорт гражданина РК или вид на жительство).
• Документы‚ подтверждающие смену ФИО (свидетельство о браке/разводе‚ решение суда) — если фамилия менялась.
• Копия трудовой книжки (разворот с фото‚ развороты с записями о работе на запрашиваемом предприятии), если есть.
• Доверенность (нотариальная или простая письменная‚ заверенная в архиве/ЦОН) — если запрос подает представитель.
• Квитанция об оплате госпошлины (если запрос инициирован гражданином лично‚ а не по межведомственному запросу от ЕНПФ/суда). Примечание: Для пенсионеров и предпенсионеров часто действуют льготы/бесплатно по межведомственному взаимодействию.

Пошаговая инструкция: Как получить справку

Способ 1: Через портал eGov.kz (Самый быстрый для периодов с 1998 г.)

1. Авторизуйтесь через ЕСИА (Gov.kz‚ Kaspi‚ Halyk‚ eGov Mobile).
2. Перейдите в раздел «Услуги» → «Работа и пенсия» → «Пенсионное обеспечение».
3. Выберите «Заказ справки об участнике ОПС» или «Справка о пенсионных накоплениях/стаже».
4. Получите документ с ЭЦП в личном кабинете или на email за 15–30 минут.

Способ 2: Лично в Государственном архиве (Для периодов до 1998 г. / ликвидированные орг.)

1. Определите архив-хранилище: по месту нахождения бывшего предприятия (областной архив‚ архив г. Алматы/Астаны/Шымкента).
2. Зарегистрируйтесь на прием через eGov («Запись на прием в архив») или по телефону.
3. Принесите пакет документов (см. выше) и заполненный образец запроса.
4. Получите талон со сроком готовности (обычно 10–30 рабочих дней по закону об архивах).
5. Заберите справку (или получите отказ с указанием причин).

Способ 3: Почтой / Курьерской службой

Направьте заказное письмо с вложенным описью вложения на адрес архива. Обязательно приложите конверт с обратным адресом и марками для ответа. Сроки увеличиваются на почтовые пересылки.

Образец запроса в архив (Готовый шаблон 2026)

Ниже приведен универсальный образец. Скопируйте код‚ вставьте в Word/Google Docs‚ заполните поля в квадратных скобках и распечатайте в 2 экземплярах.

Сроки исполнения и стоимость (2026 год)

* МРП на 2026 год = 3 932 тенге (уточняйте по актуальному закону о республиканском бюджете).

Типичные ошибки и советы (Чек-лист)

• Неточное название организации. Пишите полное наименование на момент работы (например‚ «Казпочта» раньше было «Управлением связи области»‚ а еще раньше — «Почтамтом»). Уточните по старым документам или справочникам архива.
• Игнорирование смены ФИО. Обязательно укажите фамилию под которой работали и приложите копию свидетельства о браке.
• Запрос не в тот архив. Фонды хранятся по территориальному признаку (где находилось предприятие)‚ а не по месту жительства работника. Если завод был в Караганде‚ а вы живете в Астане — пишите в Архив Карагандинской области.
• Отсутствие данных о подразделении. В больших организациях (заводы‚ министерства) поиск без номера цеха/отдела может занять месяцы или закончиться отказом.
• Пропуск цифрового этапа. Сначала проверьте Личный кабинет ЕНПФ (eGov.kz → «Мои пенсионные накопления»). Если период отображен там — справка из бумажного архива‚ скорее всего‚ не нужна‚ ЕНПФ примет цифровые данные.
• Утрата трудовой книжки. Если книжка утеряна‚ архивная справка, единственный законный способ восстановить стаж. Требуйте справку именно по форме‚ установленной Приказом МТСП № 600 (с указанием периода‚ должности‚ основания приема/увольнения).

Что делать‚ если в архиве документов нет? (Отказ)

Если архив выдал официальный отказ (справку о том‚ что фонд не сохранен/уничтожен/не поступил в архив)‚ не отчаивайтесь. Закон (Правила № 600) позволяет подтвердить стаж альтернативными документами:

1. Свидетельства свидетелей (не менее 2-х человек) — оформляются в судебном порядке (ст. 306 ГПК РК «Установление факта‚ имеющего юридическое значение»).
2. Документы‚ выданные в порядке‚ установленном законодательством: талоны на проезд‚ квитанции об оплате квартиры‚ справки из медучреждений за период работы‚ письма с почтовым штемпелем предприятия‚ фото в рабочей одежде на фоне предприятия.
3. Выписки из книг учета рабочего времени‚ личных карточек (Т-2)‚ если они найдутся в других фондах (например‚ в архиве вышестоящей организации).
4. Данные налоговых органов / ЕНПФ о перечисленных взносах (для периодов после 1995–1998 гг.).

Алгоритм: Получите отказ от архива → Подайте иск в суд по месту жительства об установлении факта трудовой деятельности → Приложите отказ архива + альтернативные доказательства + показания свидетелей → Судебное решение вступает в силу → Предъявите в ЕНПФ/ЦОН для зачисления стажа.

Контакты основных архивов РК (для отправки почтой)

• Национальный архив РК: 010000‚ г. Астана‚ пр. Мангилик Ел‚ д. 22. Тел.: +7 (7172) -4-XX-XX. Сайт: nationalarchives.gov.kz
• Центральный государственный архив г. Алматы: 050010‚ г. Алматы‚ ул. Навозерова‚ 216. Тел.: +7 (727) -XX-XX-XX.
• Областные архивы: Присутствуют в каждом областном центре (Актобе‚ Атырау‚ Караганда‚ Костанай‚ Кызылорда‚ Павлодар‚ Петропавловск‚ Талдыкорган‚ Уральск‚ Усть-Каменогорск‚ Шымкент и др.). Адреса легко гуглятся по запросу «Государственный архив [Название области]».

В 2026 году получение подтверждения трудового стажа стало гибридным процессом: для «цифровых» периодов (с 1998 г.) достаточно пары кликов на eGov.kz‚ а для «бумажной» истории (советское время‚ 90-е‚ ликвидированные предприятия) по-прежнему актуален классический запрос в Государственный архив.

Используйте приведенный выше образец заявления‚ соблюдайте требования к заполнению (полное название орга‚ даты‚ ФИО на момент работы) и заранее проверяйте данные в Личном кабинете ЕНПФ. Это сэкономит вам недели ожидания и поможет избежать отказов в назначении пенсии или выплат.

Совет: Не ждите пенсионного возраста. Закажите справку из ЕНПФ уже сейчас и сверьтесь с трудовой книжкой. Пропущенные периоды восстановить через архив/суд проще за 5–10 лет до выхода на пенсию‚ чем в последнюю минуту.

Статья подготовлена на основании законодательства РК‚ актуальном на 11 июля 2026 г. Информация носит справочный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к юристу или в ЦОН.