Поиск актовых записей (записей о рождении, заключении брака, смерти, перемене имени и др.) в Могилевской области Республики Беларусь — это процедура, регулируемая законодательством и требующая знания структуры архивных фондов и порядка обращения. В данной статье подробно описано, где хранятся документы, как правильно составить запрос, к кому обращаться и какие нюансы необходимо учитывать.

Структура хранения актовых записей в Могилевской области

Система хранения документов ЗАГС в Беларуси имеет четкое разделение по срокам и типам записей. Понимание этой структуры — первый шаг к успешному поиску.

Архив органов ЗАГС Главного управления юстиции Могилевского облисполкома (Главный областной архив ЗАГС)

Это ключевое учреждение для исторических и генеалогических запросов, а также для получения повторных свидетельств по старым записям.

• Адрес: 212030, г. Могилев, ул. Первомайская, 71, кабинет 041.
• Телефоны: 75-25-73, 75-25-76.
• Руководитель: Мазурова Елена Михайловна.
• Архивариус: Бурсова Елена Викторовна.
• Режим работы приема посетителей:
  • Понедельник, вторник, четверг, пятница — с 8:00 до 11:00.
  • Среда, с 16:00 до 20:00.

Что хранится в областном архиве ЗАГС:

• Вторые экземпляры записей актов гражданского состояния (о рождении, смерти, заключении брака, разводе, перемене имени, усыновлении, установлении отцовства), составленные на территории Могилевской области.
• Метрические книги, составленные культовыми учреждениями (церковями, кирхами, синагогами) на территории Могилевской губернии/области до 1919 года, которые сохранились после Великой Отечественной войны.
• Важно: Довоенный архивный фонд сохранен частично. Значительная часть довоенных метрических книг (до 1919 г.) передана в Национальный исторический архив Беларуси (г. Минск, ул. Кропоткина, 55).

Чего НЕТ в областном архиве ЗАГС:

• Документов о регистрации по месту жительства/пребывании.
• Справок о составе семьи.
• Иных документов, не являющихся записями актов гражданского состояния.

Компетенция: Архив не занимается составлением родословных линий и генеалогических древеьев. Он выдает справки с сведениями из записей актов или повторные свидетельства.

Отдел записи актов гражданского состояния Могилевского городского исполкома (Городской ЗАГС)

Хранит первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния за текущие и недавние годы (срок хранения первых экземпляров в отделах ЗАГС установлен законодательством, затем они передаются в архив).

• Адрес: г. Могилев, ул. Ленинская, 1 (для корреспонденции).
• Телефон справки «Единого окна»: 142.
• Начальник отдела: Оношко Галина Михайловна.
• Прием граждан (начальник): Четверг с 8:00 до 13:00.
• Режим работы отдела: Пн-Пт 8:00–17:00 (обед 13:00–14:00), Сб-Вс, выходной.

Районные и городские отделы ЗАГС области

В каждом районе Могилевской области и в крупных городах (Бобруйск, Кrichev, Климовичи, Костюковичи, Круглое, Кировск, Мстиславль, Осиповичи, Славгород, Хотимск, Чериков, Шклов и др.) функционируют свои отделы ЗАГС при районных/городских исполкомах. Обращение туда целесообразно, если вы точно знаете, что запись составлялась именно в этом населенном пункте или районе в относительно недавнее время (пока книги не переданы в областной архив).

Правовые основания и круг лиц, имеющих доступ к информации

Сведения, содержащиеся в записях актов гражданского состояния, не являются общедоступными. Законодательство (Кодекс РБ о браке и семье, Указ Президента №200, Постановление Совета Министров №610 от ) строго регламентирует круг лиц, которые могут получить повторное свидетельство или архивную справку.

Кто имеет право получить документ:

1. Само лицо, в отношении которого составлена запись.
2. Родственники умершего (дети, родители, супруги, внуки) или другие заинтересованные лица — в случае смерти гражданина. Родство подтверждается документами (свидетельства о рождении, браке, документы о смене фамилии).
3. Родители несовершеннолетних детей — повторное свидетельство о рождении ребенка.
4. Родители совершеннолетних детей (18+) — выдается выписка из актовой записи (справка), а не повторное свидетельство.
5. Представитель на основании нотариально удостоверенной доверенности (в т.ч. оформленной за границей с соблюдением легализации/апостилирования).
6. Лицо, не состоящее в браке, по его просьбе — документ об отсутствии факта регистрации брака (на основании Единого госреестра).

Особые случаи выдачи:

• После расторжения брака повторное свидетельство о браке не выдается. Выдается справка установленного образца / выписка из актовой записи, подтверждающая факт брака в прошлом.
• Запросы от судов, прокуратуры, следственных органов, нотариусов, консульских учреждений, МИД, Минюста, других госорганов исполняются в порядке, установленном законом.

Порядок поиска и получения документов: пошаговая инструкция

Шаг 1. Сбор установочных данных (Критически важно)

Без минимального набора данных поиск невозможен или займет очень много времени (архив не проводит генеральный перебор книг). Необходимо знать:

• Полные ФИО лица (на момент составления записи).
• Точную или примерную дату события (рождения, смерти, брака).
• Место события (населенный пункт, район, название ЗАГС/сельсовета/церкви).
• Номер записи и том книги (если известны из старых документов) — это ускоряет поиск в разы.

Шаг 2. Определение места хранения

• Событие до 1919 г. (метрические книги): Прежде всего — Национальный исторический архив Беларуси (Минск). В Областном архиве ЗАГС (Могилев) могут храниться только те копии/остатки, что переданы туда для удобства пользователей, но основной фонд, в НИАБ.
• Событие 1919 – ~1990-е/2000-е гг.: Скорее всего, вторые экземпляры книг находятся в Архиве органов ЗАГС ГУЮ Могилевского облисполкома (ул; Первомайская, 71).
• Событие недавнее (последние 10-15 лет, зависит от срока хранения первых экземпляров): Возможно, книга еще в районном/городском отделе ЗАГС по месту регистрации.
• Если место регистрации неизвестно: Можно обратиться в Областной архив ЗАГС с запросом на поиск по области (но это дольше и требует оплаты пошлины за поиск/справку).

Шаг 3. Выбор способа обращения

Вариант А: Личный визит (самый быстрый для получения на руки)

1. Прийти в Архив органов ЗАГС (ул. Первомайская, 71, каб. 041) в часы приема.
2. Взять талон/записаться на прием к архивариусу.
3. Предъявить паспорт (документ, удостоверяющий личность).
4. Предъявить документы, подтверждающие родство/законные интересы (если запрашиваете не свои данные).
5. Написать заявление по форме.
6. Оплатить государственную пошлину (можно через ЕРИП — см. ниже).
7. Получить документ в установленный срок (обычно до 1 месяца, часто быстрее — в день обращения или через несколько дней, если книга на месте).

Вариант Б: Почтовый запрос (для нежителей Могилева/области)

• Написать заявление в свободной форме с указанием всех установочных данных.
• Заверение подписи: заявление должно быть подписано лично заявителем. Подпись должна быть заверена нотариусом или уполномоченным лицом (в консульстве РБ за границей).
• Приложить копии документов: паспорт, документы, подтверждающие родство/полномочия.
• Приложить квитанцию об оплате госпошлины (оригинал или копия).
• Приложить конверт с обратным адресом и оплаченными почтовыми марками (на заказное письмо с вложением).
• Отправить на адрес: 212030, г. Могилев, ул. Первомайская, 71, Архив органов ЗАГС ГУЮ Могилевского облисполкома.

Вариант В: Электронные обращения (Важное ограничение!)

Архив НЕ направляет документы (справки, выписки, свидетельства) по электронным запросам (e-mail, порталы госуслуг и т.д.).

Причина: запись акта содержит персональные данные, распространение которых ограничено. Идентификация личности заявителя удаленно в полном объеме не обеспечивается.

Через электронные сервисы (портал 115.belarus.by, е-мэйл) можно только:

• Получить консультацию.
• Узнать, есть ли запись в архиве (предисловие), но без выдачи самих данных.
• Подать обращение о необходимости визита/направления почтового ответа.

Шаг 4. Оплата государственной пошлины

Выдача повторного свидетельства и архивных справок платна. Размер пошлины устанавливается Налоговым кодексом РБ (базовые величины).

Способы оплаты:

• ЕРИП (АИС «Расчет»), самый удобный способ:
  1. Войти в ЕРИП (через интернет-банк, инфокиоск, приложение банка).
  2. Выбрать: Суды, Юстиция, Юридические услуги → Архивы → г. Могилёв → Архив органов ЗАГС ГУЮ → Выдача повторного свидетельства (или «Выдача архивной справки»).
  3. Ввести данные плательщика и назначение платежа.
  4. Сохранить/распечатать квитанцию (она приходит в историю платежей банка).
• В любом банке/почте по реквизитам Архива (можно уточнить у архивариуса или на сайте mogjust.gov.by).

Особенности генеалогического поиска в Могилевской области

Многие обращаются в ЗАГС для составления родословной. Необходимо учитывать специфику региона:

Территориальные изменения

Границы Могилевской области и входящих в нее районов менялись многократно (Могилевская губерния, Западная область, Область в составе БССР/РБ). Населенные пункты могли переименовываться, переходить из района в район, исчезать. При поиске записей 1920-1950-х гг. обязательно уточняйте историческую административно-территориальную принадлежность места события на дату события.

Довоенный период и ВОВ

• Могилевская область была оккупирована (1941–1944). Многие книги ЗАГС/метрические книги утеряны, сожжены или повреждены.
• Фонд довоенного времени (до 1941 г.) сохранен частично.
• Записи о смерти за военное время часто отсутствуют или составлены постфактум судами/органами ЗАГС в 1944-1950-х гг. на основании свидетельских показаний.

Метрические книги (до 1919 г.)

Это основной источник для глубокой генеалогии.

• Православные церкви, католические костелы, раввинаты (синагоги).
• Основной массив: Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ), г. Минск, ул. Кропоткина, 55.
• В Областном архиве ЗАГС (Могилев) могут храниться дубликаты или описи, но полноту фонда нужно уточнять в НИАБ.
• Поиск в метрических книгах требует знания вероисповедания предков и приходского принадлежности села.

Репрессированные и спецпоселенцы

Если предки были репрессированы или спецпоселены, записи о рождении/смерти/браке могли составляться в местах ссылки/поселения (другие области, республики СССР). Запросы туда направляются отдельно.

Полезные контакты и ресурсы

Частые ошибки и советы

1. Ошибка: Идти в районный ЗАГС за записью 1950 года. Совет: Книги старше срока хранения (обычно 75-100 лет для рождений/браков, 50-75 для смертей) уже в Областном архиве ЗАГС (ул. Первомайская, 71).
2. Ошибка: Присылать запрос на e-mail и ждать скан свидетельства. Совет: Документы не выдаются электронно. Только лично или почтой с нотариально заверенным заявлением.
3. Ошибка: Не взять документы, подтверждающие родство (свидетельства о рождении родителей/дедушек, браке). Совет: Без «цепочки» документов отказ в выдаче гарантирован (ст. 48 Кодекса о браке и семье).
4. Ошибка: Искать метрику 1900 года в Архиве ЗАГС Могилева. Совет: Езжайте/пишите в НИАБ в Минск (ул. Кропоткина, 55).
5. Совет: Если точная дата неизвестна, в заявлении укажите диапазон (например, «1923-1925 гг.») и населенный пункт. Архивариусы могут просмотреть описи/книги за указанный период (платная услуга поиска/справки).
6. Совет: Для репатриации/получения гражданства (Израиль, Польша, Литва, Румыния, Латвия и др.) часто требуются апостилированные повторные свидетельства или справки. Уточните требования консульства заранее. Апостиль ставит Минюст РБ на документе, выданном архивом/ЗАГС.

Поиск актовой записи в Могилевской области — задача решаемая, но требующая подготовки. Ключ к успеху — правильная идентификация места хранения документа (Областной архив ЗАГС на ул. Первомайской, 71 — для большинства записей XX века; НИАБ в Минске — для метрических книг до 1919 г.; Районный ЗАГС — для свежих записей) и наличие полного пакета документов, подтверждающих ваши законные основания для получения сведений.

Рекомендуется заранее связаться с Архивом органов ЗАГС по телефонам 75-25-73 или 75-25-76 для уточнения актуального режима приема, сроков исполнения и размера госпошлины на день визита. Грамотно составленное заявление и оплаченная пошлина через ЕРИП значительно ускорят процесс.

---

Информация актуальна на дату публикации статьи (основана на данных с официального сайта ГУЮ Могилевского облисполкома и открытых источниках). Перед визитом обязательно верифицируйте контакты и режим работы на официальном ресурсе mogjust.gov.by.