Поиск архивной информации в Саранске требует понимания структуры архивного дела в регионе. В городе функционируют муниципальные (городские) и государственные (региональные/федеральные) архивы, у каждого из которых свои официальные сайты, регламенты и компетенции. Ниже представлен подробный обзор официальных веб-ресурсов, контактных данных и процедур обращения за архивными справками и документами на .
Муниципальный уровень: Архивная служба Администрации городского округа Саранск
Это первый пункт обращения для жителей города по вопросам, касающимся истории города, муниципального управления, а также получения справок из документов, хранящихся в муниципальном архивном фонде.
Официальный сайт и нормативная база
- Портал: Официальный сайт Администрации городского округа Саранск (Официальный портал городского округа Саранск).
- Раздел: «Архивная служба Администрации городского округа Саранск (Республика Мордовия)» на Портале «Архивы России» (archives.gov.ru).
Ключевой документ: Административный регламент
Основой для предоставления муниципальной услуги является Постановление Администрации городского округа Саранск от 17 марта 2015 г. № 823 «Об утверждении Административного регламента Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий архивных документов»».
Данный регламент регламентирует:
- Порядок обращения за услугой (лично, по почте, через МФЦ, в электронном виде).
- Сроки предоставления услуги.
- Основания для отказа и порядок обжалования.
- Формы заявлений и перечень необходимых документов.
Что хранится в муниципальном архиве?
- Документы органов местного самоуправления Саранска (Советы депутатов, Исполкомы, Администрации) за разные периоды.
- Документы муниципальных учреждений и предприятий.
- Сборники по истории города, планы застройки, фотодокументы.
Региональный уровень: ГКАУ «Центральный государственный архив Республики Мордовия» (ЦГА РМ)
Главный государственный архив региона, хранящий документы областного/республиканского значения. Находится в ведении Министерства культуры Республики Мордовия / Федерального архивного агентства.
Контактная информация и сайт
- Официальный сайт: Доступен через Портал «Архивы России» (раздел «Государственные архивы» -> «Республика Мордовия») или прямая ссылка на сайт ЦГА РМ (указана на портале Архивы России).
- Адрес: 430010, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Московская, д. 31, корп. 1.
- Портал «Архивы России»: Карточка учреждения содержит актуальные реквизиты, режим работы читальни и ссылки на путеводители по фондам.
Состав фондов (кратко)
- Документы дореволюционных учреждений Пензенской и Симбирской губерний (часть территорий современной Мордовии).
- Документы советского периода: обкома партии, Совмина/Совмина РСФСР — Мордовии, Министерств и ведомств Республики Мордовия.
- Личные фонды выдающихся деятелей республики.
- Фонды фото-, кино-, фоно- и видеодокументов.
Электронные услуги
Через сайт ЦГА РМ и Портал «Архивы России» доступны:
- Электронные путеводители и описи фондов (для предварительного поиска дел).
- Форма обратной связи для предварительных запросов.
- Информация о режиме работы читальни и правилах пользования фондами.
Специализированный архив: Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия (ГАДЛС РМ)
Ключевое учреждение для получения справок о стаже, заработной плате, награждениях, назначениях и переводах по работавшим на предприятиях и в организациях Республики Мордовия (включая ликвидированные/переименованные).
Реквизиты
- Адрес: г. Саранск, ул. Московская, д. 25.
- Телефон: 8 (8342) -8-56-40.
- Сайт: Официальный сайт ГАДЛС РМ (имеет раздел «По вопросам…», контакты, реквизиты для оплаты услуг). Права защищены до 2025 г. (актуально на 2026 г.).
Основные услуги (платные/бесплатные по закону)
- Выдача архивных справок для пенсионного обеспечения (ПФР/СФР).
- Справки о стаже и заработке для судов, нотариусов, граждан.
- Подтверждение факта работы в вредных/особо вредных условиях.
- Поиск сведений о награждении орденами и медалями СССР/РФ (если дела хранятся в архиве).
Важно: Обращение возможно лично, через представителя (нотариальная доверенность), по почте или через ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги).
Орган управления: Архивное управление Республики Мордовия
Это структура, осуществляющая государственную политику в области архивного дела на территории республики, контроль за сохранностью фондов и лицензированием архивной деятельности.
Контакты
- Адрес: 430010, г. Саранск, ул. Московская (точный дом уточнять на портале).
- Телефон: 39-17-81.
- Факс: 8 (8342) -8-07-73.
- E-mail: arhrme@mordovia.ru (восстановлен на основе данных источника: arhrme-mordovia.ru).
- VK: Официальная группа «Архивное управление Республики Мордовия» (для новостей, объявлений о конкурсах, Днях открытых дверей).
Федеральные ресурсы и навигаторы
Для глубокого научного поиска или если документы ушли в федеральные хранилища:
| Ресурс | Назначение | Ссылка/Доступ |
|---|---|---|
| Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) | Единая точка входа: реестр архивов, путеводители, справочники, форма запроса в любой архив страны. | Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив). |
| РГАСПИ (Российский гос. архив соц.-полит. истории) | Документы партийных органов, общественных организаций, личные фонды федерального уровня. | Запросы: почта, сайт РГАСПИ, факс, электронная почта. |
| ГАРФ (Гос. архив РФ) | Документы высших органов власти РСФСР/РФ (Совнарком, Совет Министров, Президент, Правительство). | Сайт ГАРФ, НЭБ (Национальная электронная библиотека). |
| Каталог путеводителей (База данных Путеводители по российским архивам) | Поиск по названиям фондов, аннотациям, хронологии для предварительной идентификации нужного архива. | Раздел «Федеральные архивные учреждения» -> «Архивные учреждения республик РФ». |
Практическое руководство: Как получить справку или документ в Саранске (Алгоритм действий)
- Определите тип документа:
- Трудовая книжка, зарплата, стаж, ликвидированное предприятие РМ → ГАДЛС РМ (ул. Московская, 25).
- История города, решения горсовета/администрации, градостроительство → Архивная служба Администрации г.о. Саранск (сайт Администрации / Портал Архивы России).
- История республики, партийные органы, министерства РМ, дореволюционная история → ЦГА РМ (ул. Московская, 31/1).
- Подготовьте пакет документов:
- Паспорт заявителя.
- Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете за родственника: свидетельства о рождении/браке, смена фамилии).
- Нотариальная доверенность (если через представителя).
- Заявление по установленной форме (скачать с сайта архива или Портала Госуслуг).
- Выберите способ обращения:
- Госуслуги (ЕПГУ/РПГУ): Самый удобный способ для типовых справок (стаж, зарплата), услуга предоставляется в электронном виде или с отправкой по почте.
- Лично: В читальне архива (уточните режим работы на сайте!).
- Почта/Курьер: С описью вложения и уведомлением о вручении.
- Эл. почта архива: Для предварительного консультационного запроса.
- Оплата госпошлины/услуг: Реквизиты для оплаты публикуются на официальных сайтах архивов (ЦГА РМ, ГАДЛС РМ) и на Портале Госуслуг. Бесплатно — справки для ПФР/СФР по форме ведомства.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Где найти официальный сайт Архива Саранска?
Единого сайта «Архив Саранска» не существует. Необходимо заходить на:
1. Сайт Администрации г.о. Саранск (муниципальный архив).
2. Портал «Архивы России» -> Реестр архивов -> Республика Мордовия -> ЦГА РМ или ГАДЛС РМ.
3. Официальные сайты ЦГА РМ и ГАДЛС РМ (адреса указаны в карточках на Портале Архивы России).
Какой архив обратиться за справкой для пенсии?
Если работали на предприятии/в бюджетной сфере Республики Мордовия (ликвидированном или действующем, но архив не хранит дела) — в ГАДЛС РМ (ул. Московская, 25). Если предприятие действует и хранит архив сам — в кадровую службу предприятия.
Каков режим работы читальни ЦГА РМ?
Режим работы может меняться. Обязательно проверяйте актуальное расписание на официальном сайте ЦГА РМ или звоните по телефонам, указанным на Портале «Архивы России» перед визитом. Обычно читальни работают в будни, часто с перерывом на санитарный день/уборку.
Можно ли заказать справку онлайн без визита в Саранск?
Да. Через Портал Госуслуг (ЕПГУ) — услуга «Предоставление архивной справки». Также многие архивы принимают сканы заявлений на официальную электронную почту с последующей отправкой оригинала по почте или выдачей в МФЦ «Мои Документы» по месту жительства заявителя.
Архивная система Саранска представлена тремя ключевыми звеньями: муниципальной службой (история города), центральным государственным архивом РМ (история региона) и специализированным архивом по личному составу (социально-правовые справки). Все они интегрированы в федеральную систему «Архивы России» и предоставляют услуги через ЕПГУ (Госуслуги).
Главное правило: перед визитом или отправкой запроса всегда проверяйте актуальные реквизиты, режим работы и стоимость услуг на официальных сайтах (Портал Администрации Саранска, Портал «Архивы России», сайты ЦГА РМ и ГАДЛС РМ), так как контактные данные и регламенты могут обновляться.
Информация актуальна на . Основана на данных Портала «Архивы России», официальных сайтах Администрации г.о. Саранск, ГКАУ ЦГА РМ, ГАДЛС РМ и Архивного управления РМ.