Поиск архивных записей актов гражданского состояния (ЗАГС) — это ключевой этап восстановления семейной истории, оформления наследства, подтверждения гражданства или получения пенсии․ В Гродненской области Республики Беларусь эта система представлена двумя основными звеньями: Государственным архивом Гродненской области (ГАГО) для исторических фондов и Архивом органов ЗАГС Главного управления юстиции Гродненского облисполкома для актуальных записей․ В этой статье мы подробно разберем структуру, адреса, контакты и порядок работы с этими учреждениями на ․

Структура хранения записей актов гражданского состояния

Понимание того, где именно лежит нужный документ, сэкономит недели ожидания․ В Беларуси действует четкое разделение по срокам хранения и типам экземпляров:

• Первые экземпляры записей (текущие книги): Хранятся в архивах отделов ЗАГС райисполкомов (районных администраций) и администраций районов города Гродно․ Сюда обращаются за свежими справками (рождение, брак, смерть за последние годы)․
• Вторые экземпляры / Исторические фонды (с 1945 года): Передаются на постоянное хранение в Государственный архив Гродненской области (ГАГО) и в Архив органов ЗАГС Главного управления юстиции Гродненского облисполкома․ Здесь находятся книги записей актов гражданского состояния за период с 1945 года по настоящее время․
• Дореволюционные и междувоенные документы (до 1945 г․): Метрические книги приходов, ревизские сказки, confesionalные списки и документы польского периода (1921–1939) хранятся преимущественно в фондах ГАГО (фонды духовных управлений, уездных управлений, гмин и параваний)․

Важно: Согласно информации отдела по вопросам делопроизводства, архивам и ЗАГС Главного управления юстиции, записи актов гражданского состояния, составленные отделами ЗАГС города Гродно и Гродненской области за период с 1945 года, находятся на хранении именно в профильных архивах юстиции и ГАГО․

Ключевые учреждения: адреса, телефоны и реквизиты

Ниже приведены актуальные контакты двух основных точек обращения в городе Гродно․

Архив органов ЗАГС Главного управления юстиции Гродненского облисполкома

Это основной адрес для получения повторных свидетельств и справок по записям с 1945 года, если книга уже передана из районного ЗАГС в областной архив ЗАГС․

• Адрес: 230023, г․ Гродно, ул․ Ожешко, 3
• Телефон справки: (375-152) -7-09-54
• Профиль: Выдача справок и повторных свидетельств о рождении, заключении брака, расторжении брака, усыновлении, установлении отцовства, перемене имени, смерти․ Генеалогические и биографические запросы․

Государственный архив Гродненской области (ГАГО)

Крупнейшее хранилище документов области․ Здесь находятся фонды ЗАГС (фонд № 1225 и др․), а также дореволюционные метрические книги, документы польского периода, фонды предприятий и организаций․

• Адрес (по данным каталога «Архивы Беларуси»): 231513, Республика Беларусь, Гродненская область, г․ Щучин, пл․ Свободы, 11 (Внимание: уточняйте актуальный адрес читального зала в Гродно по телефону, так как основной корпус может находиться в областном центре)․
• Электронные ресурсы: Указатели фондов ГАГО доступны в Электронной библиотеке исторических документов (ЭБИД) — раздел «Указатели» -> «Архив» -> «Государственный архив Гродненской области (ГАГО Гродно)»․
• Сообщество: Активное обсуждение фондов и помощь в поиске — на Генеалогическом форуме ВГД (Тема 110181)․

Отдел по архивам, ЗАГС и иным правовым вопросам Главного управления юстиции Гродненского облисполкома

Орган управления и координации․ Куда писать официальные запросы, жалобы или запрашивать справку о том, в каком именно районном архиве лежит книга․

• Функция: Методическое руководство архивами ЗАГС райисполкомов․

Какие документы можно найти и заказать

В архивах ЗАГС Гродненской области хранятся записи следующих типов (составляют Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, ЕГР ЗАГС):

1. Записи о рождении (дата, место, родители, национаность — в старых записях)․
2. Записи о заключении брака (данные супругов, дата регистрации, смена фамилии)․
3. Записи о расторжении брака (дата решения суда или ЗАГС, основание)․
4. Записи о смерти (дата, место, причина, лицо, заявившее о смерти)․
5. Записи об усыновлении (удочерении) (доступны только усыновителям или усыновленным при достижении совершеннолетия по решению суда)․
6. Записи об установлении отцовства и е имени․

Сроки закрытости (законодательство РБ): Сведения о рождении, браке, смерти становятся общедоступными (для генеалогических запросов) по истечении 75 лет со дня составления записи․ До этого срока справки выдаются только заинтересованным лицам (самому человеку, родителям, детям, супругу, нотариусу, суду)․

Порядок получения справки или повторного свидетельства

Способ 1: Личное обращение (самый быстрый)

1. Придите по адресу: г․ Гродно, ул․ Ожешко, 3 (Архив органов ЗАГС ГУ Юстиции)․
2. Возьмите с собой: паспорт (или документ, его заменяющий), документы, подтверждающие родственные связи (свои свидетельства о рождении/браке родителей), доверенность (если оформляет представитель)․
3. Напишите заявление по форме на месте․
4. Оплатите госпошлину (через ЕРИП или в кассе/терминале на месте)․
5. Справка/свидетельство выдается в установленный законом срок (обычно до 15 дней, часто быстрее — в день обращения или на следующий день, если книга в доступе)․

Способ 2: Почтовый запрос (из другого города/страны)

• Направьте заказное письмо с описью вложения на адрес: 230023, г․ Гродно, ул․ Ожешко, 3, Архив органов ЗАГС ГУ Юстиции Гродненского облисполкома․
• Вложите: нотариально заверенное заявление (или заявление с заверенной подписью), копию паспорта, копии документов о родстве, квитанцию об оплате госпошлины (можно оплатить ЕРИП из-за границы или через банк), конверт с обратным адресом и марками для ответа․

Способ 3: Через нотариуса или суд

Нотариус имеет право направлять официальные запросы в архив ЗАГС для оформления наследства, доверенностей и т․д․ Это надежный способ, если вы не можете приехать лично․

Способ 4: Генеалогический (исторический) запрос в ГАГО

Если запись старше 75 лет или вы ищете дореволюционные метрики (польский период, РИИ):

• Обращайтесь в Государственный архив Гродненской области (ГАГО)․
• Предварительно изучите описания фондов на ЭБИД или форуме ВГД․
• Закажите поиск по описи (платная услуга архива) или приезжайте в читальный зал для самостоятельной работы с описями и делом (бесплатно, за исключением копирования)․

Особенности поиска по Гродненской области: исторический контекст

Гродненская область имеет сложную историю XX века, что напрямую влияет на сохранность и место хранения документов:

• Период 1921–1939 гг․ (Западная Беларусь, составная часть Польши): Записи велись в паравных урядах (gminy) на польском языке по католическим/православным/еврейским конфессиям․ Оригиналы часто находятся в ГАГО (фонды гмин, парав) или в Архиве Новогрудка/Лиды/Волковисска (в зависимости от административно-территориального деления того времени)․
• Период оккупации 1941–1944 гг․: Официальная регистрация ЗАГС не велась․ Восстановление записей производилось судебным порядком после войны (так называемые «восстановительные акты»)․ Ищите их в судебных фондах ГАГО или в архивах ЗАГС как поздние записи (1944–1950 гг․)․
• С 1945 года: Непрерывный ряд советских/белорусских книг ЗАГС․ Полнота сохранности высокая․

Электронные ресурсы и дистанционный поиск (актуально на 2026 год)

Полностью онлайн-база ЗАГС Беларуси (ЕГР ЗАГС) в открытом доступе отсутствует из-за закона о персональных данных․ Однако существуют инструменты для предварительной работы:

• ЭБИД (Электронная библиотека исторических документов): Позволяет просматривать указатели (описания) фондов ГАГО․ Вы можете узнать номер фонда, описи и дела, до поездки в архив․
• Портал «Архивы Беларуси» (archives․gov․by): Официальный сайт управления по архивному делу․ Раздел «Государственные архивы» -> «Гродненская область» — контакты, режим работы, правила пользования․
• Форум ВГД (Всесоюзное генеалогическое общество / Genealogy․ru): Тема «Государственный архив Гродненской области» (№110181)․ Там делятся опытом заказа поиска, контактами исследователей, расшифровками сложных записей․
• ЕРИП (ЕРИП / Raschet․by): Система расчетов для оплаты госпошлины за выдачу справки/свидетельства из-за границы или дистанционно․

Частые ошибки и советы (Best Practices)

Актуальные новости и события

Архивная сфера региона активно развивается․ Так, 25 апреля 2025 года в ГАГО прошел День памяти, посвященный героизму советского народа в Великой Отечественной войне․ Регулярно проводится оцифровка фондов и пополнение ЭБИД․ Проект «Территория счастья: Гродненщина» (стартовал марта 2026 г․) также затрагивает темы сохранения исторической памяти и семейных архивов․

Чек-лист перед поездкой в архив (Резюме)

1. Определите объект поиска: Кто? Какое событие (рождение/брак/смерть)? Примерная дата (± 1-2 года)? Место (район, город, село)?
2. Определите хранилище:
   • Событие < 1945 г․ (метрики, польский период) -> ГАГО (Щучин/Гродно, ЭБИД, читальный зал)․
   • Событие 1945 – н․в․ (справка/свидетельство для себя/родственника) -> Архив ЗАГС ГУ Юстиции, г․ Гродно, ул․ Ожешко, 3, тел․ 77-09-54․
   • Событие совсем недавнее (последние 1-2 года) -> Районный ЗАГС места регистрации․
3. Соберите пакет документов: Паспорт, свидетельства о родстве (оригиналы + копии), доверенность (при необходимости), квитанция об оплате пошлины․
4. Позвоните заранее: Уточните режим работы (часто: Пн-Пт 9:00-13:00, 14:00-18:00, перерыв 13:00-14:00; Сб-Вс выходной), нужно ли записываться в очередь онлайн/по телефону․
5. Для генеалогии (старше 75 лет): Зарегистрируйтесь в ЭБИД, изучите описи фондов ГАГО (ф․ 1225 — ЗАГС, ф․ 637 — духовное управление и др․), напишите запрос в архив или приезжайте в читальный зал․

Работа с Архивом ЗАГС Гродненской области — это структурированный процесс, требующий понимания, где лежит конкретная книга: в районном ЗАГС, в областном Архиве ЗАГС (ул․ Ожешко, 3) или в исторических фондах ГАГО; Главный совет, начинайте с точной локализации места и даты события․ Используйте телефон (375-152) -7-09-54 для предварительной консультации по адресу ул․ Ожешко, 3, и ресурсы ЭБИД для работы с историческими фондами ГАГО․ Грамотная подготовка сэкономит ваше время и деньги, а найденные документы станут надежным фундаментом для семейной истории или решения юридических вопросов․

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета, справочников «Архивы Беларуси», каталогов организаций и информации с официальных ресурсов на ․ Реквизиты учреждений могут меняться, обязательно уточняйте их по телефонам перед визитом․